Lorsque vous gérez des équipements, il est plus facile de dire que de faire une routine pour rester organisé et sur la bonne voie, surtout si vous dirigez une entreprise de location ou si vous gérez des équipements au sein de votre organisation.
En l’absence des bons outils numériques, les entreprises peuvent avoir du mal à gérer les stocks et à contrôler l’utilisation des équipements. Heureusement, Booqable est votre système numérique de gestion des équipements, où votre équipe peut gérer les stocks, suivre l’utilisation des équipements et anticiper les pénuries. Avec Booqable, votre inventaire d’équipements est organisé en un seul endroit, et le suivi de vos actifs (qui, où, quoi) se fait en un clic.
Nous avons compilé nos meilleurs conseils pour les entreprises de location afin de créer une base de données d’inventaire d’équipement, de maximiser l’utilisation et d’éviter les erreurs humaines, quelle que soit la quantité d’équipement ou le nombre de sites de votre entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des stocks d’équipements ?
La gestion des stocks d’équipements consiste à suivre les actifs de votre entreprise de location et à surveiller leur utilisation, leur emplacement, leur quantité et leur disponibilité. L’objectif de la gestion des stocks d’équipements est de minimiser le risque de surréservation (et de double réservation) et de réduire les pertes d’équipements en vous aidant à savoir qui utilise votre équipement, combien vous en avez en stock et quand il doit être rendu.
Qu’est-ce que le suivi des équipements ?
Le terme de suivi des équipements peut être utilisé de manière interchangeable avec la gestion des stocks d’équipements. Il fait référence au suivi de votre stock, généralement grâce à des processus efficaces de gestion des stocks. Il est beaucoup plus facile de rester organisé en gérant tous vos équipements de location en un seul endroit.
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Pourquoi la gestion des stocks d’équipements est-elle importante ?
Une gestion efficace des stocks est la pierre angulaire de toute opération de location. Sans une bonne gestion des stocks, il n’est pas facile de savoir où se trouvent vos articles et s’ils sont disponibles. Les approximations peuvent conduire une entreprise à gaspiller de l’argent en stockant trop d’équipements ou en investissant dans les mauvais actifs. La gestion de l’inventaire des équipements aide également votre entreprise de location de plusieurs autres façons.
La gestion des équipements vous fait économiser de l’argent
1. Évitez les pertes 🕵️♂️
Si vous louez des équipements à court terme, comme du matériel photo ou des outils électriques, il y a de fortes chances qu’un de vos articles disparaisse à un moment donné. Une gestion efficace des stocks d’équipement vous permet d’éviter les pertes inutiles.
2. Réduire les stocks inactifs 📦
L’inventaire inactif, également appelé stock mort, est un stock qui ne génère aucun revenu, mais pas nécessairement parce que vous en avez trop. Les articles pourraient avoir été endommagés, périmés ou pas assez planifiés. En adoptant les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez augmenter l’utilisation et tirer davantage de revenus de chaque pièce d’équipement.
3. Économisez sur le stockage 💰
Le stockage n’est pas bon marché. Les coûts de stockage varient généralement en fonction de la taille de votre inventaire d’équipements. Lorsque vous stockez trop d’équipements ou que vous vous retrouvez avec de nombreux articles inutilisés dans votre entrepôt, vos coûts d’entreposage augmentent. En évitant cela, vous économiserez de l’argent.
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7 techniques de gestion des stocks d’équipements
La bonne méthode de suivi des stocks dépend du type d’équipement qu’une entreprise loue. Par conséquent, la stratégie optimale de gestion des stocks est différente pour chaque entreprise de location.
Cependant, il existe des points communs. Chaque entreprise doit s’efforcer de réduire les erreurs humaines en automatisant autant que possible la gestion de l’inventaire, ce qui signifie tirer parti des logiciels de gestion des équipements. Si vous gérez votre entreprise de location avec Booqable, la gestion des stocks est intégrée.
Quel que soit le système que vous utilisez, les techniques suivantes amélioreront la gestion de votre inventaire d’équipements.
- Informations d’identification uniques
- Suivi de l’utilisation de l’équipement
- Suivi de l’inventaire entre les différents sites
- Réserver l’équipement à l’avance
- L’audit de l’inventaire
- Le stock de sécurité
- Codes-barres et codes QR
1. Informations d’identification uniques
Cela peut sembler évident, mais une bonne gestion des équipements commence par la connaissance de ce que vous avez. La création d’une base de données d’inventaire vous permettra de suivre, d’identifier et de localiser vos équipements plus rapidement.
Facilitez le suivi des équipements en définissant des informations d’identification uniques pour les produits que vous souhaitez suivre de manière granulaire. Vous pouvez utiliser des numéros de série, mais il est préférable d’utiliser quelque chose de plus reconnaissable. L’identifiant doit permettre à votre équipe d’identifier instantanément les actifs lors de la gestion et de la manipulation des équipements.
Tous vos articles n’ont pas besoin d’une information d’identification unique. Certains d’entre eux peuvent être interchangeables ou ne méritent pas d’être suivis individuellement. Dans ce cas, vous souhaitez uniquement suivre le nombre d’articles que vous avez en stock, afin de pouvoir manipuler les équipements plus efficacement sans vous soucier des détails. En général, les entreprises utilisent cette méthode de suivi pour la gestion des marchandises en vrac, où la rapidité est plus importante que la granularité.
Note: Stockez les articles interchangeables au même endroit pour un accès facile. De plus, catégorisez vos équipements par taille, type, marque ou utilisation prévue pour gérer plus efficacement l’inventaire des équipements.
2. Suivre l’utilisation des équipements
Une fois que vous savez ce que vous avez, vous pouvez commencer à suivre l’utilisation de votre équipement. Voici quelques questions auxquelles vous devriez être en mesure de répondre pour chaque pièce d’équipement de votre inventaire :
- Combien est-il utilisé ?
- Qui l’utilise ?
- Quand** et où est-il utilisé ?
Les réponses à ces questions vous permettront de prendre des décisions plus éclairées sur les équipements à acheter. Vous ne voulez pas dépenser plus d’argent sur les stocks que nécessaire. Lorsque des articles prennent la poussière dans votre entrepôt, vous savez que votre stratégie de gestion des équipements doit être ajustée.
Plus important encore, vous accumulerez des données historiques en suivant vos actifs. Si une pièce d’équipement disparaît, vous aurez une trace de la dernière personne qui l’a utilisée, du moment où elle l’a utilisée et du lieu où elle l’a utilisée. Au fil du temps, ces données sont précieuses car le coût des équipements perdus ou volés augmente.
**Note : ** Gardez une trace de l’équipement en enregistrant les articles à l’entrée et à la sortie. Cela vous permet de suivre ce qui est en stock ou en rupture de stock chez les clients et de surveiller le mouvement des équipements en général.
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3. Gestion des emplacements
Même les plus organisés d’entre nous ont du mal à gérer les stocks sur plusieurs sites. Si vous gérez ou stockez des stocks sur plusieurs sites, comment devez-vous répartir vos actifs entre eux ? Une répartition égale peut sembler raisonnable. Mais ce n’est pas pratique, car il est peu probable que la demande soit la même sur chaque site.
En suivant l’utilisation des équipements et en tenant à jour vos données d’inventaire, vous aurez une idée de l’endroit où vos actifs sont le plus nécessaires. Ces informations vous aident à décider de la quantité de stock à prévoir pour chaque site. Cela vous donne également une estimation de la fréquence à laquelle vous devez transférer les équipements d’un endroit à l’autre.
Pensez aussi à ceci : Si les clients prennent l’équipement à un endroit et le retournent à un autre, vous vous retrouvez rapidement avec un stock trop important à un endroit et une pénurie ailleurs. Le transport est essentiel dans votre stratégie de gestion des équipements, car la demande et l’offre peuvent fluctuer d’un endroit à l’autre.
4. Réservez les équipements à l’avance
Une bonne gestion des stocks d’équipements repose en grande partie sur une prévision précise de la disponibilité des équipements. Encore une fois, cela souligne l’importance d’un bon suivi des équipements.
Les organisations peuvent faire des prévisions plus efficaces en prenant des réservations à l’avance - surtout lorsque l’approvisionnement est insuffisant ou que la préparation prend beaucoup de temps. En réservant les articles à l’avance, vous pouvez également éviter les réservations de dernière minute et garantir la disponibilité des équipements pour vos clients.
Les réservations d’équipements permettent d’améliorer les prévisions. Il devient plus facile de savoir où va votre équipement et combien vous en avez de disponible. Vous aurez un meilleur aperçu des réservations d’équipement à venir, ainsi que des dates d’enlèvement et de retour des clients.
5. Audits d’inventaire
Dans la plupart des cas, vous vous appuierez sur des logiciels et des rapports pour connaître la quantité d’équipements que vous avez en stock. Cependant, il est essentiel de s’assurer que tout concorde. C’est pourquoi un audit régulier de l’inventaire est nécessaire.
L’inventaire physique est le processus par lequel une entreprise compte tous les équipements en une seule fois. Il va souvent de pair avec les réglementations comptables et fiscales, et est donc généralement effectué à la fin de l’année.
Au lieu de procéder à un inventaire complet en une seule fois (ce qui est assez fastidieux), les comptages cycliques permettent de mieux répartir les choses. La plupart des entreprises effectuent des contrôles d’inventaire chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre, les articles de grande valeur étant contrôlés plus fréquemment.
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6. Stock de sécurité
Le stock de sécurité est votre équipement de secours. C’est le stock que vous mettez de côté pour l’utiliser en cas d’urgence. Il peut également servir de tampon en cas de pénurie. Au lieu de sous-louer ou d’acheter plus d’équipement, vous pourrez toujours utiliser votre stock de sécurité.
Il est judicieux d’inclure le stock de sécurité dans votre stratégie de gestion des stocks d’équipements. Vous serez heureux de l’avoir fait lorsque l’équipement reviendra endommagé, que votre nouvelle commande prendra plus de temps que prévu ou qu’une autre situation imprévue se produira.
7. Codes-barres et codes QR
Les codes-barres et les codes QR sont deux autres excellents moyens de rendre votre équipement facile à identifier. Les scanners de codes-barres sont des outils relativement simples que de nombreuses entreprises de location négligent jusqu’à ce que des erreurs et des inefficacités commencent à se produire.
L’un des principaux avantages de l’utilisation des codes-barres pour la gestion des équipements est une augmentation massive de la productivité. Les codes-barres peuvent faire gagner d’innombrables heures à votre équipe en scannant les étiquettes avec une application mobile ou un scanner de codes-barres. Ils garantissent que le bon équipement sort et réduisent les erreurs humaines en général.
Utilisez le bon système de gestion des stocks d’équipements
De nombreuses entreprises en phase de démarrage utilisent le papier et le crayon ou des feuilles de calcul pour gérer les équipements, mais cela se désorganise rapidement. Sans compter que cela vous laisse, vous et votre équipe, vulnérables aux erreurs humaines, ce qui peut nuire à votre entreprise.
Avec le bon système d’inventaire d’équipement en place, vous pouvez réduire les coûts, empêcher la surréservation, éviter les stocks inutilisés, et bien plus encore. Nous sommes peut-être un peu partiaux, mais nous pensons sincèrement qu’un système de gestion des équipements moderne et facile à utiliser peut améliorer vos processus. Il automatise de nombreuses tâches administratives, de sorte que vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur le service à la clientèle sans vous soucier de votre équipement.
Le plus intéressant est qu’il évolue avec vous, de sorte que vous pouvez faire évoluer votre entreprise grâce à un système capable de gérer votre inventaire d’équipements aujourd’hui et à l’avenir.
