Sebastian, Gründer von XXL Spiele Mieten in Würzburg, gründete sein Unternehmen aus einer einfachen Idee heraus. “Ich habe eine Hobbywerkstatt in der Scheune meines Großvaters gegründet. Ich lernte zu schweißen und ein paar Tische und so weiter zu bauen, bis ein Freund mich bat, ein paar Gartenspiele für seine Geburtstagsfeier zu bauen.”
Was als Hobby begann, entwickelte sich bald zu einem wachsenden Geschäft, in dem Sebastian mehr als zehn verschiedene handgefertigte Gartenspiele herstellte. Heute vermietet er sie für Hochzeiten, Firmenevents und private Feiern in ganz Deutschland. Seine einzigartige Note ist, dass alles von Hand gebaut wird. Er erklärte: “Hochwertige selbstgemachte Spiele, um ein Event mit viel Spaß zu gestalten.”
Im Laufe der Zeit wurde die Verwaltung von Buchungen jedoch immer schwieriger. Da er nur sich selbst und gelegentlich von der Familie helfen konnte, war es sowohl zeitaufwändig als auch unzuverlässig, den Überblick über “verschiedene Tools wie Excel, Notion und einen Kalender” zu behalten. Die Notwendigkeit eines besseren Systems wurde deutlich. Zu diesem Zeitpunkt wechselte er zu Booqable und konzentrierte sich auf den Back-Office-Verfügbarkeitskalender und die vereinfachte Auftragsverwaltung, um seine Vermietungen effektiver zu verwalten.
Das Geschäft Tag für Tag führen
Sebastians Spiele sind jetzt ein fester Bestandteil bei besonderen Veranstaltungen, viele Wochenenden sind ausgebucht. Letztes Jahr habe er “viele Anfragen aus ganz Deutschland gemerkt, viele ausgebuchte Wochenenden und ich habe mich in meinem Hauptberuf auf Teilzeit reduziert.” Um mit diesem Wachstum Schritt zu halten, benötigte er ein System, das den manuellen Aufwand für die Planung und Bestätigung von Buchungen reduziert.
Booqable hat ihm genau das gegeben. “Alles an einem Ort, einfach zu bedienen, vor allem auf dem Desktop”, beschreibt er die Veränderung. Wenn er jetzt unverbindliche Anfragen über sein Website-Formular oder WhatsApp erhält, kann er sich schnell mit Kunden in Verbindung setzen, um dies zu bestätigen. Von dort aus gibt er die Bestellung in Booqable auf, reserviert die Produkte sofort und sendet Zahlungsaufforderungen direkt über Stripe. Er kann die Verfügbarkeit auf einen Blick sehen und die Termine auf seinem Dashboard planen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Sebastian erzählte uns, dass die größten Veränderungen “die Zeitersparnis und die Sicherheit der Verfügbarkeit” sind. Für ein Ein-Personen-Unternehmen ist dieses Vertrauen wichtig. Durch die Verwendung von Booqable als Hauptsoftware für den Spieleverleih kann er sich auf die Entwicklung neuer Spiele konzentrieren, während er weiß, dass die administrative Seite seines Geschäfts unter Kontrolle ist.
Klarheit mit dem Backoffice-Verfügbarkeitskalender
Bevor er zu Booqable wechselte, war Sebastians größtes Problem die Verfügbarkeit. Er sagte, es sei ein “hoher Aufwand, die Verfügbarkeit zu überprüfen”, wenn man sich auf mehrere Software verlässt. Mit dem Backoffice-Verfügbarkeitskalender sieht er nun jede Buchung übersichtlich an einem Ort. Das Layout zeigt seine Produkte und Lagerartikel in einer reduzierbaren Liste an, daneben werden Buchungen zum Start- und Enddatum angezeigt.
Dadurch entsteht eine visuelle Kalenderansicht aller anstehenden Aufträge, die die Vorbereitung von Lieferungen und Ereignissen erleichtert. Hier ist, was es für ihn erreicht:
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Bestellungen müssen nicht mehr in mehreren Softwares abgeglichen werden.
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Die Verfügbarkeit für jedes Spiel ist sofort sichtbar.
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Die Termine werden auf dem Dashboard geplant.
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Wochenenden mit hoher Nachfrage werden ohne Überschneidungen bewältigt.
Diese Klarheit löst seinen ursprünglichen Schmerzpunkt. Statt sich um Doppelbuchungen zu sorgen, kann er Kundenanfragen sofort beantworten. Der Back-Office-Kalender ist zum Kern seiner Event-Vermietungssoftware geworden und sorgt dafür, dass seine handgemachten Spiele ohne Verwirrung dorthin gelangen, wo sie hin müssen.
Einfachere Bestellungen mit vereinfachter Auftragsverwaltung
Vor Booqable war das andere große Problem die Verwaltung von Aufträgen. Sebastian beschrieb es als “viel Arbeit, die Bestellungen zu planen”, was die Schnelligkeit, mit der er Buchungen bestätigen konnte, verlangsamte. Jetzt bringt die Auftragsverwaltung in Booqable alles an einem Ort zusammen. Mit dem POS-Bildschirm kann Sebastian jeden Schritt des Mietprozesses von einer einzigen Ansicht aus abwickeln.
Kundendetails, Produkte, Buchungsdaten und Zahlungsstatus sind alle sichtbar und können bearbeitet werden, ohne zwischen den Registerkarten zu wechseln. So ist es einfach, mit nur wenigen Klicks von der Anfrage zur bestätigten Bestellung zu gelangen. Sebastian nutzt auch die mobile App von Booqable. Er drückte es so aus: “Ich nutze die mobile App, um anstehende Bestellungen zu überprüfen.”
Für ihn werden damit vor allem drei Dinge erreicht:
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Bestellungen werden in Booqable ohne zusätzliche Schritte erstellt und bestätigt.
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Die Kundeninformationen sind direkt mit der Buchung verknüpft.
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Die mobile App hält ihn auf dem Laufenden, wo immer er ist.
Das Ergebnis ist, dass sich der Prozess jetzt im Vergleich zu vorher viel einfacher anfühlt. Er kann Anfragen entgegennehmen, bestätigen, Produkte reservieren und den Buchungsfluss abschließen, ohne Aufgaben wiederholen zu müssen. Indem er sich bei der Einrichtung seiner Spieleverleih-Website auf eine vereinfachte Auftragsverwaltung verlassen hat, hat er den Stress des Jonglierens mit Tools reduziert und mehr Vertrauen in sein wachsendes Geschäft gewonnen.
Von der Scheunenwerkstatt bis zur bundesweiten Vermietung
Sebastians Reise zeigt, wie aus einem Hobbyprojekt ein deutschlandweit gefragter Verleiher wurde. Seine handgefertigten Gartenspiele bringen Spaß auf Hochzeiten, Firmenveranstaltungen und private Feiern, und seine Wochenenden sind oft ausgebucht. Booqable hat ihm “Zeitersparnis” und die Möglichkeit gegeben, “sich über die Verfügbarkeit sicher zu sein”, da alle Buchungen an einem Ort verwaltet werden.
Durch Funktionen wie den Back-Office-Verfügbarkeitskalender und die vereinfachte Auftragsverwaltung ist XXL Spiele Mieten gut aufgestellt, um weiter zu wachsen, weitere Spiele hinzuzufügen und in Zukunft größere Veranstaltungen zu organisieren.
