Rationalisierung der Ausrüstungsüberprüfung mit dem BMS-Labor der Universität Twente

Die Verwaltung von Geräten ist in jeder Größenordnung keine leichte Aufgabe, aber für Universitäten ist sie noch schwieriger. Joris van Gend entdeckte dies, als er einige Jahre im Labor für Verhaltensmanagement und Sozialwissenschaften der Universität Twente arbeitete. Er erkannte, dass das Inventar zu komplex wurde, um mit Tabellen und Formularen zu arbeiten, und setzte Booqable ein, um den gesamten Prozess zu rationalisieren.

Universitätslabore verfügen über eine Vielzahl von Geräten, die von Studenten und Forschern für die Durchführung ihrer Projekte verwendet werden. Diese Geräte müssen verwaltet werden, und es muss ein System für den Zugriff auf sie geben. In dieser Hinsicht funktionieren diese Labore ähnlich wie Vermietungsunternehmen, und es macht Sinn, dass Vermietungssoftware die perfekte Lösung für die Verwaltung und Annahme von Gerätebuchungen sein kann.

Universität Twente BMS-Labor

Das Behavioural Management and Social Science Lab der Universität Twente ist das Labor der Fakultät, das sich mit dem menschlichen Verhalten beschäftigt. Studenten und Forscher untersuchen den Umgang mit fairer Nutzung, Interaktion mit Technologie, Usability-Forschung und Benutzererfahrung. Es wurde vor sechs Jahren gegründet und wird vom Labordirektor geleitet, während die Einrichtungen vom Labordirektor verwaltet werden.

Studierende und Forscher der Fakultät müssen sowohl ihre Projekte als auch die Geräte, die sie nutzen wollen, beim Labor anmelden. Der Leiter des Labors bearbeitet diese Anträge, stellt sicher, dass alle Genehmigungen erteilt werden, und genehmigt die Geräte, die sie für ihr Projekt verwenden möchten. Dann können sie mit ihren Forschungen fortfahren und im Labor die Geräte abholen, die sie für ihr Projekt benötigen.

Das BMS-Labor bietet eine breite Palette von Geräten, die Studenten und Forschern helfen, ihre Ziele zu erreichen. Dazu gehören Laptops, Telefone, Tablets, PCs, Smartwatches, Überwachungsgeräte, Drohnen, VR-Geräte, Kameras, Fernsehgeräte, Eye-Tracking-Brillen und vieles mehr. Durch die Verwendung einer Mischung aus diesen Geräten können sie erforschen, wie Menschen mit Technologie interagieren und wie diese genutzt werden kann.

Komplexe Tabellenkalkulationen

Dies wurde zu einem Problem, weil Forscher, die an verwandten Projekten arbeiteten, am Ende verschiedene Marken der gleichen Geräte kauften, was dazu führte, dass die vorhandenen Geräte nicht ausreichend genutzt wurden. Dies machte es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Geräte verfügbar waren, wer sie besaß und welchen Wert die Geräte für Versicherungs- und Ersatzzwecke hatten.

In der Anfangszeit verwaltete das BMS-Labor der Universität Twente sein Inventar mit Excel-Tabellen, aber das wurde zu komplex. Wie an vielen Universitäten kauften Studenten und Forscher Geräte, benutzten sie für ihre Forschung, und dann verschwanden sie im Büro von jemandem oder wurden dem allgemeinen Inventar hinzugefügt, ohne vor der Gründung des Labors registriert zu werden.

Nach ein paar Jahren wurde dieses System höchst unpraktisch und führte dazu, dass sowohl das Labor als auch die Endnutzer schlechte Erfahrungen machten. Vor allem, als die Pandemie ausbrach und die wechselnden Regeln zu unterschiedlichen Betriebszuständen führten. Joris musste also ein System finden, das dem Labor mehr Flexibilität und einen effizienteren Betrieb ermöglichen würde.

Eine bessere Erfahrung

Joris und seine Kollegen fanden die Lösung für die Probleme des Labors in einer Mietsoftware, und er entschied sich für Booqable, da es diese Anforderungen am besten erfüllte. Mit Booqable konnte das Inventar in einem zentralen System verwaltet werden, in dem neue Artikel registriert werden können, Endbenutzer ihre eigenen Geräte buchen können und die Nutzung der Laboreinrichtungen durch gleichzeitige Prozesse optimiert werden kann.

Jetzt können Studenten und Forscher ihre Projekte registrieren und zur Genehmigung einreichen, und während sie warten, können sie die benötigten Geräte über den Booqable-Webshop registrieren. Joris sagt, dass dieser Prozess für etwa 90 % der Endnutzer zutrifft, während die restlichen 10 % E-Mail-Anfragen senden und er ihre Buchungen manuell in das Backend von Booqable eingibt.

Mit dem in Booqable integrierten Barcode-System konnte das Labor auch die Nachverfolgung von Anlagen verbessern und kennzeichnet jetzt jedes neue Gerät. Durch die Kombination all dieser Funktionen konnte die Verwaltung der Geräte optimiert und der Prozess für Studenten und Forscher rationalisiert werden. Das bedeutet auch, dass sie die Betriebskapazität angesichts der COVID-Beschränkungen verwalten können.

Integration von Arbeitsabläufen

Seit der Einführung von Booqable vor drei Jahren hat Joris festgestellt, dass die Effizienz des Systems seinen Kollegen einige Stunden pro Woche erspart. Es hat nicht nur die Nachverfolgung und Verwaltung des Bestands erleichtert, sondern auch dazu beigetragen, die Nutzung der Laboreinrichtungen und die Einkaufsstrategien zu optimieren. Während der COVID-19-Pandemie wurde der Betrieb nahezu vollständig aufrechterhalten.

Für die Zukunft plant das BMS-Labor, die API von Booqable zu nutzen, um die Verleihsoftware weiter in den Projektregistrierungsprozess zu integrieren. Dies wird den Endnutzern einen strafferen Buchungsprozess für Geräte ermöglichen und den Genehmigungsprozess wesentlich effizienter gestalten. Darüber hinaus unterstützt er andere Universitäten bei der Entwicklung eines ähnlichen Prozesses für ihre eigenen Labore.