Tom Kreeftenberg von Party At My Place aus den Niederlanden sah während der Pandemie eine unerwartete Chance. “Wir haben während Covid angefangen, über das Problem nachzudenken, dass die Leute Partys geben wollten, aber viele Lärmbeschwerden haben”, erklärt er. Die Idee war einfach, aber wirkungsvoll: Den Menschen helfen, den Spaß am Laufen zu halten, ohne die Nachbarn zu stören.
Party At My Place vermietet Silent-Disco-Headsets, hauptsächlich an Verbraucher, die nach kreativen Möglichkeiten suchen, Partys zu Hause zu veranstalten, obwohl das Team jetzt in den Bereich Geschäfts- und Eventmanagement expandiert. Mit einem kleinen Team, das mit der Nachfrage wächst, stellten Tom und seine Kollegen fest, dass sich ihr Kundenstamm schnell vervielfachte. Aber alles über verschiedene Tools zu verwalten, wurde schnell zu einer täglichen Herausforderung. “Wir hatten Probleme mit dem Management, der Verwendung mehrerer Systeme und der Überwachung der Aufträge”, sagt Tom.
Der Wechsel zu Booqable veränderte die Art und Weise, wie das Unternehmen funktionierte. Mit einer vernetzten Plattform konnte Party At My Place endlich Buchungen verwalten, Equipment verfolgen, Zahlungen und Kautionen abwickeln und seine Party-Vermietungs-Website betreiben – alles an einem Ort.
Ein System für jede Aufgabe
Das größte Problem des Teams vor Booqable war die Fragmentierung. Sie verwendeten unterschiedliche Tools für die Bestands-, Zahlungs- und Auftragsverfolgung, was oft zu Verwirrung und zusätzlicher Arbeit führte. “Wir hatten mehrere Systeme und konnten die Bestellungen nicht einfach überwachen”, erinnert sich Tom. Dieser Bedarf an einem System, das alles bewältigen kann, führte dazu, dass sie das All-in-One-System von Booqable übernahmen.
Jetzt wird alles, von der Vermietungswebsite bis zum Backend-Prozess, über ein einziges Dashboard verwaltet. “Es ist ein System, das die gesamte Auftragsabwicklung abwickelt”, sagt Tom. Die Verwendung von Booqable bedeutet, dass sie ihren Online-Shop, Mietkalender, Dokumente und Kundendatensätze in einer Ansicht verwalten können.
Das Team verwendet auch das Online-Buchungs-Plugin von Booqable auf seiner bestehenden Website, mit dem Kunden verfügbare Headsets durchsuchen, Mengen auswählen und Buchungen sofort bestätigen können. Es verbindet sich direkt mit demselben System, das die Verfügbarkeit und den Bestand verwaltet und alles automatisch auf dem neuesten Stand hält.
Hier ist, was das für sie erreicht:
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Bestellungen und Kundendaten werden automatisch ohne manuelle Eingabe synchronisiert.
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Das Team verfolgt Headsets und andere Leihprodukte im Buchungskalender.
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Die Partyvermietungs-Website zeigt die Verfügbarkeit von Produkten live an, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
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Rechnungen, Mietverträge und Bestätigungen werden automatisch erstellt und gespeichert.
Wenn alles miteinander verbunden ist, kann sich Tom endlich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren, anstatt Details hinterherzujagen. Ein zuverlässiges System bedeutet weniger Fehler und schnelleren Service, wodurch das ursprüngliche Problem des verstreuten Managements direkt gelöst wird.
Steigerung der Buchungen und Zeitersparnis
Vor Booqable verließ sich Party At My Place auf mehrere Tools zur Verwaltung von Buchungen, ein Setup, das ständige Überprüfungen und manuelle Aktualisierungen erforderte. “Es war schwierig, alles synchron zu halten”, erklärt Tom. Sie brauchten ein System, das nicht nur bei der Auftragsverwaltung helfen, sondern auch Zeit sparen und die Kundenzufriedenheit verbessern konnte.
Die Automatisierung von Booqable hat genau das getan. Wenn ein Kunde eine Bestellung über seine Mietwebsite aufgibt, wird diese sofort in Booqable reserviert. Abhol- und Rückgabetermine werden automatisch zum Zeitplan hinzugefügt. Während die Bestellung den Mietprozess durchläuft, aktualisiert sich ihr Status von Reserviert über Abgeholt bis Zurückgegeben, und alles kann über die Booqable Mobile App verwaltet werden. Das System hält alles in Echtzeit korrekt und auf dem neuesten Stand, und wie Tom es ausdrückt: “Booqable erledigt den Rest.”
So hilft das in der Praxis:
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Die Verfügbarkeit aktualisiert sich automatisch, sobald Bestellungen eingehen.
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Dokumente und E-Mails werden sofort generiert.
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Abhol- und Rückgabezeiten werden automatisch auf dem Booqable-Dashboard geplant
Das Ergebnis ist ein schnellerer Buchungsprozess und zufriedenere Kunden. “Wir haben gutes Feedback bekommen. Die Kunden sind mit dem einfachen Prozess sehr zufrieden”, fügt Tom hinzu. Mit Booqable spart das Unternehmen Stunden manueller Arbeit und bietet seinen Kunden jedes Mal ein reibungsloses, zuverlässiges Erlebnis.
Eine stille Erfolgsgeschichte
Der Umsatz von Party At My Place ist innerhalb eines Jahres von 2.500 € auf rund 150.000 € gestiegen – ein beeindruckender Sprung für ein Unternehmen, das während der Pandemie geboren wurde. Tom führt dieses Wachstum auf Fokussierung und Klarheit zurück. Durch die Verwaltung von allem, von Zahlungen bis hin zur Produktverfolgung, im All-in-One-System von Booqable kann das Team jetzt seine Partyvermietungs-Website sicher betreiben und mit der wachsenden Nachfrage Schritt halten.
Was als kleine Lösung für ruhige Partys begann, hat sich zu einem florierenden Unternehmen entwickelt, das auf klaren Systemen und zufriedenen Kunden basiert. Mit Booqable kann Party At My Place weiter wachsen, eine stille Disco nach der anderen.
