Der ultimative Leitfaden für die Verwaltung von Mietbeständen im Jahr 2024

Sie sind also dabei, ein Vermietungsunternehmen zu gründen, oder Sie sind der Inhaber eines wachsenden Unternehmens und denken: “Ich habe mein Inventar gekauft. Ich habe meine Geschäftsidee, los geht’s!”

Obwohl Enthusiasmus die Initialzündung für jedes erfolgreiche Unternehmen ist, stellen sich viele Fragen, wenn Sie ein Vermietungsunternehmen gründen. Und warum? Weil im Vergleich zum Verkauf die Mietartikel immer wieder zurückkommen. Es ist eine ganz andere Art, den Bestand zu verwalten und im Auge zu behalten. Wie stellen Sie zum Beispiel sicher, dass keines Ihrer Güter verloren geht? Wie vermeiden Sie, dass Ihre Ausrüstung doppelt gebucht wird? Und wie können Sie Ihren Bestand effizient verwalten, damit Sie Ihre Kunden nicht warten lassen müssen?

Vielleicht haben Sie sich über all diese Fragen schon Gedanken gemacht, vielleicht sind Sie aber auch noch nicht so weit. In jedem Fall erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie über die Verwaltung von Mietbeständen wissen müssen, und erhalten einige Beispiele dafür, wie Sie diese Herausforderungen mit Booqable bewältigen können. Um mit Teil I zu beginnen, fangen wir ganz einfach an.

Strukturieren Sie Ihr Mietinventar für eine einfache Verwaltung

Wenn Sie ein Vermietungsunternehmen gründen, sollten Sie sich als Erstes Gedanken über die Strukturierung Ihres Inventars machen. Bei der Bestandsaufnahme geht es darum, zu wissen, was Sie haben, wie viel Sie haben und wie Sie den Überblick über die Ausleihe und Rückgabe von Ausrüstung behalten wollen. Ganz gleich, ob Sie Fahrräder oder Kameraausrüstung, Möbel oder Babyausstattung oder etwas anderes verwalten, es ist wichtig, dass Sie sich fragen, wie Sie Ihr Inventar kategorisieren, um den Überblick über Ihr Mietinventar zu behalten.

Die Kategorisierung ist wichtig, denn nicht alle Ihre Produkte sind gleich. Wenn Sie alle Ihre Lagerartikel gleich behandeln, werden Sie wahrscheinlich schnell den Überblick verlieren oder von der Größe Ihres Mietinventars überfordert sein. Deshalb ist es für die Effizienz und Ihren gesunden Menschenverstand wichtig, die einzelnen Produkttypen, die Sie besitzen, zu unterteilen.

Nachverfolgbare Lagerartikel

Zunächst gibt es die teureren Gegenstände in Ihrem Mietbestand. Dies sind die Artikel, die eine relativ große Investition erfordern; die Produkte, über die Sie genaue Notizen machen und die Sie sogar mit Barcodes oder anderen Identifikatoren verwalten möchten. Je nach Branche handelt es sich dabei um Produkte wie Mountainbikes, hochwertige Kameraausrüstungen, Tische, Kinderwagen oder andere Produkte, die Sie detailliert verfolgen möchten. Bei Booqable nennen wir diese Kategorie “verfolgbare Artikel”. Wenn Sie Ihre Anlagen als nachverfolgbare Artikel einrichten, können Sie spezifische Notizen zu einzelnen Lagerartikeln führen und ein Protokoll über deren Bestell- und Wartungshistorie führen.

Massenprodukte

Sollen aber alle Ihre Produkte als nachverfolgbare Artikel gelten? Nicht so schnell. Stellen Sie sich einmal vor, Sie betreiben einen Eventverleih. Sie haben einen Kunden, der eine Party für 300 Personen ausrichtet und unter anderem 320 Gabeln benötigt. Für Ihr Unternehmen ist es unrealistisch, alle Bestecke mit einer eindeutigen Kennung zu erfassen. Denken Sie an die Stunden, die Sie damit verbringen würden, den Bestand zu zählen und zu überprüfen, ob Sie alle richtigen Gabeln gesammelt haben. Für diese Situationen haben wir Massenprodukte entwickelt.

Bulk-Artikel sind die Art von Produkten, die Sie nicht einzeln angeben müssen, wenn Sie sie auschecken, was Ihnen hilft, sie schneller zu bearbeiten. Die Behandlung von Ausrüstungsgegenständen als Massenware ist ideal für Zubehör wie Fahrradhelme, Kabel, Besteck oder Flaschen, alles relativ preiswerte Artikel, die Sie nach dem Zufallsprinzip aus Ihren Regalen nehmen (oft den Artikel, der am nächsten liegt), anstatt eine sorgfältige Auswahl zu treffen.

Die Trennung von Massenprodukten und nachverfolgbaren Artikeln spart Ihnen viel Zeit, wenn Ihr Mietbestand umfangreicher wird, und bringt ein Maß an Organisation in Ihr Unternehmen, das die Abwicklung von Abholungen, Rückgaben und sogar Lieferungen rationalisiert. Ihre Vermietungen werden nicht nur von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen, sondern das Vertrauen in Ihr Unternehmen wird sich auch auf Ihre Kunden übertragen.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, was Sie mit den Produkten machen sollen, die nicht ganz in eine der vorherigen Kategorien passen. Da Ihre Inventarliste nicht bei zwei Produkttypen aufhört, gilt das auch für Booqable!

Dienstleistungen

Ganz gleich, ob Sie Waren vor Ort abholen, ausliefern oder an Ihre Kunden versenden - es gibt eine Möglichkeit, diese einmaligen Kosten zu kategorisieren. Wir nennen sie “Dienstleistungen”, d. h. einmalige Gebühren, die Sie zu jedem Ihrer Mietaufträge hinzufügen können. Dienstleistungen beschränken sich aber nicht nur auf Gebühren für die Lieferung. Sie können sie auch für Versicherungen, Cross-Selling-Artikel oder andere Dienstleistungen, die Sie anbieten, verwenden.

Verbrauchsmaterial

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie wahrscheinlich den größten Teil Ihres Mietinventars in Ihrem Kopf klassifiziert. Wahrscheinlich gibt es aber immer noch einige wenige Artikel, die in keine der genannten Kategorien passen. Das liegt daran, dass sie nicht vermietet werden, und sie sind keine Dienstleistungen, weil sie sich eher wie etwas verhalten, das Sie verkaufen; Sie erwarten nicht, dass sie wiederkommen. Diese Gegenstände werden als “Verbrauchsgüter” bezeichnet. Verbrauchsgüter sind Dinge, die Sie anbieten wollen, die Ihre Kunden aber nicht zurückbringen werden, wie den Rest ihrer Leihausrüstung. Einige Beispiele sind Snacks, Wasserflaschen, Klebeband, Brennholz und Schnuller, um nur einige zu nennen.

Werden Sie spezifisch mit Ihren Produkten

Nachdem Sie Ihre gesamte Ausrüstung in Kategorien eingeteilt haben, müssen Sie sich nun Gedanken über die Besonderheiten der einzelnen Produkte machen. Sie müssen herausfinden, wie Sie den allgemeinen Produkttyp verfolgen können, welche Bilder Sie anzeigen möchten, ob Sie Variationen benötigen und was Sie in Ihren Produktbeschreibungen mitteilen müssen.

SKUs

Unabhängig von den Produkten, die Sie anbieten, benötigt jedes Produkt eine eindeutige Kennung. Diese Kennung wird als SKU (Stock Keeping Unit) bezeichnet. Eine SKU kann alles sein, vom Produktnamen über ein beschreibendes Wort bis hin zu allem, was Ihnen hilft, den Überblick zu behalten. Booqable erstellt bei der Eingabe eines Produktnamens automatisch eine SKU, die Sie jedoch jederzeit in eine beliebige Bezeichnung ändern können. Wir empfehlen Ihnen, Ihre SKUs einfach, aber aussagekräftig zu halten, damit sie leicht durchsuchbar sind.

Produktfotos

Zusätzlich zur SKU sollten Ihre Produkte mit einem Foto versehen sein, damit Ihre Kunden wissen, was sie mieten (oder kaufen, falls es sich um Verbrauchsmaterial handelt). Dieses Foto hilft Ihrem Kunden zu verstehen, wofür er sich entscheidet, und deshalb sollte es das gesamte Produkt zeigen. Aber keine Panik! Wenn Sie nicht über eine umfangreiche Bilddatenbank Ihres Mietinventars verfügen, findet Booqable ein Bild, das zu Ihrem Produktnamen passt. Es steht Ihnen frei, das vorgeschlagene Bild zu verwenden oder es durch ein eigenes Produktfoto zu ersetzen. Beachten Sie jedoch, dass die automatisch hinzugefügten Bilder möglicherweise dem Urheberrecht unterliegen und die Verwendung dieser Bilder auf Ihr eigenes Risiko erfolgt.

Variationen

Bei der Organisation Ihres Verleihinventars stellen Sie vielleicht fest, dass Sie Produkte haben, die fast identisch sind und die Sie gleich benennen möchten; sie unterscheiden sich nur durch ein kleines Merkmal oder Adjektiv. Sie haben zum Beispiel zwei Fahrräder der gleichen Marke und des gleichen Modells. Eines ist rot, das andere blau. Oder eines hat eine etwas größere Rahmengröße als das andere. Oder Sie bieten Zelte an: eines für drei Personen und eines für sechs, obwohl das Modell dasselbe ist. Vielleicht finden Sie, dass es eine Verschwendung ist, daraus zwei verschiedene Produkte zu machen, weil sie sich so ähnlich sind.

Warum bündeln Sie diese Produkte nicht unter einer SKU und fügen ihnen Variationen hinzu? Jede Sorte kann einen eigenen Grundpreis und eine eigene Bestandszahl haben. Die Arbeit mit Produktvariationen ist besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen zu wachsen beginnt, denn sie helfen Ihnen, Ihre Bestandsliste zu entrümpeln und die Dinge überschaubarer zu machen. Diese kleinen organisatorischen Hilfsmittel helfen Ihnen auch bei zukünftigen Expansionen, Ihr Unternehmen schlank zu halten.

Zeit auffüllen

Stellen Sie sich vor, Sie vermieten Mountainbikes in der Nähe eines großen Waldes. Sie möchten, dass Ihre Kunden saubere, gut gewartete Fahrräder bekommen, richtig? Gut, dass es die Auffüllzeit gibt! Glauben Sie, dass Ihre Produkte vor und nach dem Verleih Zeit brauchen, um alles für den nächsten Kunden vorzubereiten? Dann ist es von Vorteil, wenn Sie eine Vorlaufzeit einrichten, damit Ihre Produkte länger gebucht erscheinen, als sie es sind. In anderen Branchen verschafft Ihnen die Vorlaufzeit eine Atempause, um Ihre Zelte auf Risse zu überprüfen, Ihre Batterien aufzuladen, Ihr Besteck zu reinigen und Ihre Ausrüstung wieder auf Vordermann zu bringen.

Notizen und Schilder

Fällt es Ihnen schwer, den Überblick über Notizen zu Ihren Lagerartikeln zu behalten oder Reparaturen, Seriennummern, Kaufinformationen, Lagerorte und mehr zu erfassen? Manchmal könnten Sie einen Ort gebrauchen, an dem Sie all diese Informationen speichern und gemeinsam nutzen können. Deshalb können Sie mit Booqable detaillierte Produktbeschreibungen hinzufügen, sowohl für sich selbst als auch für Ihre Kunden.

Außerdem gibt es jede Menge Platz, um wertvolle Informationen an den richtigen Stellen zu speichern. Sie können benutzerdefinierte Felder erstellen, Tags zu Ihren Mietobjekten hinzufügen, Notizen für Ihre Mitarbeiter hinterlassen und praktisch jede Information zusammen mit Ihren Lagerartikeln speichern. Haben Sie Fragen zum Einrichten und Verwalten Ihres Mietbestands? Wir beantworten sie gerne! Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, und wir helfen Ihnen weiter.

Entscheiden Sie, was Sie für Ihre Mietprodukte berechnen möchten

Wenn Sie die Kategorisierung und die Einstellungen im Griff haben, können Sie Ihre Produkte mit einem Preisschild versehen! Hier können Sie die Dinge so kompliziert oder einfach machen, wie Sie wollen, und die Methode, die Sie verwenden, hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich des Produkttyps und wie wettbewerbsfähig Sie preislich sein wollen.

Pauschalpreise

Die gängigste Methode zur Preisgestaltung bei Vermietungen ist die Pauschalgebühr. Dabei legen Sie einen Grundpreis pro Zeitraum fest, z. B. einen Preis pro Stunde, Tag oder Woche. Je nach Mietzeitraum des Kunden berechnen Sie den Betrag auf der Grundlage dieser Grundpreise. Mit zunehmender Mietdauer steigen auch Ihre Preise linear an.

Strukturierte Preisgestaltung

Eine weitere gängige Praxis in der Vermietungsbranche ist die Verwendung eines strukturierten Preissystems, d. h. Sie wenden eine abgestufte Preisstruktur an, die mit zunehmender Mietdauer schrittweise sinkt. Es ist äußerst nützlich, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, indem man den Kunden im Laufe der Zeit einen leicht reduzierten Preis anbietet. Ein Beispiel: Wenn Sie Fahrräder vermieten, können Sie für einen Tag 25 Dollar verlangen, obwohl vier Tage nur 85 Dollar statt 100 Dollar kosten. Durch die Verwendung von Strukturen ist es wahrscheinlicher, dass Kunden sich für einen längeren Zeitraum entscheiden und mit Ihnen statt mit einem Ihrer Konkurrenten ins Geschäft kommen.

Beispiel für eine Preisstruktur](https://cdn1.booqable.com/marketing-assets/blog/rental-inventory-pt1/product-pricing-settings-2251c5e2562984c3cca95de5536ba98d81cea3cba3d42cb83401b1915f0632b5559b1ab4c2c8d52ff73151a74b08cae7372d3df417e6ce555487cd90347f8b36.webp)

Halten Sie Ihr Mietinventar organisiert

Ein solider Plan für die Verwaltung Ihres Mietinventars wird Ihnen langfristig helfen. Mit einem sauberen Mietverwaltungssystem können Sie nicht nur Ihre Bestände überwachen, sondern auch alle Ihre Produkte (einschließlich ihrer Notizen und Status) auf dem neuesten Stand halten. Sollte etwas mit Ihrer Ausrüstung passieren, dauert es nicht lange, bis Sie dies vermerken. Es dauert also nicht lange, bis Sie alle Probleme lösen und Ihre Produkte wieder in Gang bringen können.

Wenn Sie Ihr Inventar in- und auswendig kennen und die richtigen Nachverfolgungsmethoden finden, haben Sie mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist: Ihre Kunden. Es ist kein Geheimnis, dass zufriedene Kunden gerne wiederkommen. Und je zufriedener der Kunde ist, desto eher wird er Ihr Unternehmen weiterempfehlen!