In einem Vermietungsgeschäft muss man täglich mit Änderungen rechnen. Kunden fügen Artikel hinzu, verlängern Mietdauern oder geben Geräte manchmal vorzeitig zurück. In anderen Fällen müssen Zahlungen aufgrund von Stornierungen, Kautionen oder Bestelländerungen zurückerstattet werden. Ein gutes Management dieser Situationen ist unerlässlich, nicht nur um genaue Aufzeichnungen zu führen, sondern auch um das Vertrauen der Kunden aufzubauen.
Booqable lässt sich direkt in Stripe integrieren, um Zahlungen und Rückerstattungen abzuwickeln. Das bedeutet, dass Sie Mietgebühren sicher erfassen, Kautionen einbehalten und Rückerstattungen veranlassen können, ohne Ihr Booqable-Konto zu verlassen. In Kombination mit übersichtlichen Rechnungsrevisionen vereinfacht diese Integration die Verwaltung von Zahlungen und Dokumenten an einem Ort. Zusammen geben Ihnen diese Funktionen die Gewissheit, dass Ihre Finanzunterlagen immer korrekt sind und Ihre Kunden fair behandelt werden.
Warum einfache Revisionen und Rückerstattungen wichtig sind
Für ein Vermietungsgeschäft kann die schnelle Bearbeitung von Änderungen den Unterschied zwischen einem reibungslosen Kundenerlebnis und einem Streitfall ausmachen. Stellen Sie sich einen Kameraverleih vor, bei dem ein Kunde in letzter Minute beschließt, ein zusätzliches Objektiv hinzuzufügen, oder ein Bauunternehmen, das einen Artikel aus einer großen Bestellung stornieren muss. In beiden Fällen müssen Rechnungen und Zahlungen genau aktualisiert werden.
Rückerstattungen sind für Verleihunternehmen ebenfalls unvermeidlich. Ihr Unternehmen muss möglicherweise eine Kaution zurückzahlen, wenn Artikel in gutem Zustand zurückgegeben werden oder wenn ein Kunde seine Reservierungszeit verkürzt. Ohne einen klaren Prozess können diese Situationen sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen verwirrend werden.
Deshalb sind die Rechnungs- und Zahlungsfunktionen von Booqable so konzipiert, dass diese Situationen mit nur wenigen Klicks erledigt werden können und gleichzeitig Ihre Aufzeichnungen vollständig bleiben.
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Tipps zur Vermeidung komplizierter Rückerstattungen
Verlangen Sie im Voraus eine rückzahlbare Kaution
Viele Verleihunternehmen verlangen bei der Abholung eine Kaution, anstatt den vollen Bestellbetrag zu berechnen. Ein Partyverleih kann beispielsweise eine Kaution von 100 $ einbehalten, wenn er Stühle und Tische ausgibt. Wenn alles wie erwartet zurückkommt, kann die Kaution einfach direkt vom Bestellbildschirm in Ihrem Booqable-Backoffice zurückerstattet werden, wenn Sie eine Bestellung als zurückgegeben markieren.
Die Rückerstattung wird sicher über Stripe abgewickelt. Da der Vorgang jedoch in Booqable abgeschlossen wird, müssen Sie sich nicht bei Ihrem Stripe-Konto anmelden. Dadurch werden unnötige Rückerstattungen hoher Beträge vermieden und der Vorgang für Mitarbeiter und Kunden schnell gestaltet.
Verwenden Sie eine Kreditkartenvorautorisierung
Dank der Integration von Stripe können Sie mit Booqable direkt aus einer Bestellung heraus manuell eine Kreditkartenautorisierung vornehmen. Dies kann nach der Erstellung einer Online-Reservierung oder während der manuellen Eingabe einer Bestellung im Booqable-Backoffice erfolgen. Beispielsweise kann ein Fahrradverleih sowohl den Mietbetrag als auch eine Kaution bei der Abholung autorisieren, ohne die Karte des Kunden sofort zu belasten.
Wenn die Fahrräder sicher zurückgegeben wurden, können Sie die Kaution freigeben und nur die Mietkosten erfassen – alles auf demselben Bestellbildschirm. Booqable prüft dabei automatisch bei Stripe, wie lange die Sperre noch gültig ist. So haben Sie ein klares Zeitfenster zum Handeln und vermeiden, dass eine Autorisierung verloren geht.
Da die Karte des Kunden erst belastet wird, wenn Sie den Endbetrag erfasst haben, ist keine Rückerstattung erforderlich, wenn sich die Bestellung ändert oder die Kaution zurückerstattet wird. So vermeiden Sie Transaktionsgebühren für Rückerstattungen und sparen Ihrem Vermietungsunternehmen mit der Zeit Geld.
Bereiten Sie sich mit der Rechnungsstellung von Booqable auf Änderungen
Da Rechnungen in Booqable mit Bestellungen verknüpft sind, können sie sich an Änderungen anpassen. Ein Werkzeugverleih, der eine unbenutzte Bohrmaschine aus der Bestellung eines Kunden entfernen muss, muss nicht von vorne beginnen. Stattdessen kann er die vorhandene Rechnung überarbeiten. Diese Vorgehensweise verringert die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Rückerstattungen für Vermietungsunternehmen und sorgt für übersichtlichen Papierkram.
Rückerstattungen in Booqable verarbeiten
Rückerstattungen in Booqable sind schnell und flexibel gestaltet. Einer der größten Vorteile besteht darin, dass das System Sie benachrichtigt, wenn eine Rückerstattung erforderlich sein könnte. Wenn Sie Artikel aus der Produktliste einer Bestellung entfernen, die Mietdaten ändern oder bei einer Bestellung, für die die Kaution nicht mehr benötigt wird, auf „Zurückgeben“ klicken, wird der Zahlungsstatus automatisch aktualisiert. Booqable zeigt Ihnen an, dass für die Bestellung zu viel berechnet wurde, und zeigt den genauen Betrag an, der zurückerstattet werden muss, unabhängig davon, ob es sich um die Anzahlung oder einen Teil der Mietkosten handelt.
Wenn eine Zahlung in bar, per Scheck oder per Banküberweisung erfolgt ist, können Sie die Rückerstattung manuell erfassen. Bei über Booqable abgewickelten Kreditkartenzahlungen kann die Rückerstattung direkt von der Bestellseite aus veranlasst werden. Unabhängig davon, ob es sich um einen Teil- oder Vollbetrag handelt, wird der Betrag über Stripe an die ursprüngliche Zahlungsmethode des Kunden zurückgesendet. Dadurch werden alle Finanzaktivitäten an einem Ort abgewickelt, und Rückerstattungen für Mietunternehmen sind transparent und genau.
Übersichtliche Aufzeichnungen mit Rechnungsrevisionen
Rechnungsrevisionen in Booqable sorgen dafür, dass Ihre Unterlagen korrekt und professionell bleiben, ohne dass der Überblick über vergangene Vorgänge verloren geht. Abgeschlossene Rechnungsrevisionen von Booqable sind direkt mit Änderungen auf dem Bestellbildschirm verknüpft. Wenn Sie den Produktinhalt einer Bestellung anpassen, z. B. einen zusätzlichen Stuhl für einen Partyverleih hinzufügen oder eine Bohrmaschine aus einem Werkzeugverleih entfernen, fordert Booqable Sie automatisch auf, eine neue Rechnungsrevision zu erstellen. So müssen Sie nie wieder daran denken, eine Rechnung manuell zu aktualisieren.
Jede Revision behält die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem Suffix wie R1 oder R2, sodass Sie immer wissen, welche Version aktuell ist und was sich geändert hat. Nach der Erstellung kann die überarbeitete Rechnung ganz einfach als E-Mail-Anhang an Kunden gesendet werden. Indem Sie die Revision mit einer E-Mail-Vorlage kombinieren, können Sie Aktualisierungen ohne zusätzlichen Aufwand professionell kommunizieren.
Rechnungsrevisionen umfassen auch Situationen, in denen Artikel aus einer Bestellung gelöscht werden und eine Rückerstattung erforderlich ist. In diesen Fällen erstellt Booqable eine Gutschrift, die die Kostenreduzierung widerspiegelt. Wenn beispielsweise ein Hochzeitsverleih eine Lichterkette entfernt, die ein Kunde nicht mehr benötigt, generiert das System zusammen mit der Revision eine Gutschrift. So wird sichergestellt, dass die Rückerstattung berücksichtigt wird und der Papierkram übersichtlich bleibt.
Der größte Vorteil besteht darin, dass Revisionen und Gutschriften nicht die Originalrechnungen ersetzen, sondern damit verbundene Aktualisierungen sind. Im Bereich „Dokumente“ werden alle Rechnungsversionen gespeichert, während im Bereich „Zahlungen“ die zugehörigen Finanzaktivitäten protokolliert werden. So entsteht eine lückenlose Änderungsspur, die sowohl dem Vermietungsunternehmen als auch dem Kunden zugutekommt.
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Vertrauen durch klare Prozesse aufbauen
In Vermietungsunternehmen gehören Rückerstattungen und Rechnungsänderungen zum Alltag. Am wichtigsten ist, dass sie einfach und ohne Verwirrung oder Mehrarbeit abgewickelt werden können. Booqable bietet Ihnen die Tools, um Rückerstattungen für Vermietungsunternehmen schnell abzuwickeln und Mietrechnungsrevisionen zu erstellen, die Ihre Finanzunterlagen korrekt halten. Egal, ob Sie Kautionen verwalten, Zahlungen erstatten oder Rechnungen anpassen, Sie haben immer klare Aufzeichnungen, auf die Sie sich verlassen können.
Durch die Nutzung von Anzahlungen, Vorautorisierungen und der integrierten Rechnungsfunktion von Booqable reduzieren Sie nicht nur die Anzahl der Rückerstattungen, sondern können diese auch zuverlässig verwalten, wenn sie anfallen. Kunden erhalten eine klare Dokumentation und Ihr Unternehmen gewinnt das Vertrauen, das es verdient.
