Quando se gere equipamento, é mais fácil dizer do que fazer uma rotina para se manter organizado e no bom caminho - especialmente se estiver a gerir um negócio de aluguer ou a gerir equipamento dentro da sua organização.
A falta das ferramentas digitais adequadas pode tornar difícil para as empresas gerir o inventário e monitorizar a forma como o equipamento é utilizado. Felizmente, a Booqable é o seu sistema de gestão de equipamento digital, onde a sua equipa pode gerir o inventário, controlar a utilização do equipamento e antecipar faltas. Na Booqable, tem o seu inventário de equipamento organizado num só local, e rastreando quem, onde, o que dos seus bens está a um clique de distância.
Compilámos as nossas melhores dicas para as empresas de aluguer para construir uma base de dados de inventário de equipamento, maximizar a utilização, e evitar erros humanos - não importa a quantidade de equipamento ou quantos locais a sua empresa tenha.
O que é a gestão do inventário do equipamento?
A gestão do inventário do equipamento é o acto de manter um registo dos bens da sua empresa de aluguer e controlar a sua utilização, localização, quantidades e disponibilidade. O objectivo da gestão de inventário de equipamento é minimizar o risco de overbooking (e reservas duplas) e reduzir a perda de equipamento, ajudando-o a saber quem está a utilizar o seu equipamento, quanto tem em stock, e quando é que este deve voltar.
O que é rastreio de equipamento?
O termo rastreio de equipamento pode ser utilizado indistintamente com a gestão de inventário de equipamento. Refere-se ao acompanhamento do seu stock, normalmente devido a processos eficazes de gestão de inventário. É muito mais fácil de se manter organizado, gerindo todo o seu equipamento alugado num único local.
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Porque é importante a gestão do inventário do equipamento
Uma gestão eficaz do inventário é a pedra angular de qualquer operação de aluguer. Sem uma gestão de inventário adequada, não é fácil saber o paradeiro e a disponibilidade dos seus artigos. O trabalho de adivinhação pode resultar no desperdício de dinheiro de um negócio, armazenando demasiado equipamento ou investindo nos bens errados. A gestão do inventário de equipamento também ajuda o seu negócio de aluguer de várias outras formas.
A gestão do equipamento poupa-lhe dinheiro
1. Evitar perdas 🕵️♂️
Se estiver a alugar equipamento a curto prazo, como equipamento fotográfico ou ferramentas eléctricas, há uma hipótese real de um dos seus artigos desaparecer em algum momento. A gestão eficaz do inventário do equipamento ajuda-o a evitar perdas desnecessárias.
2. Reduzir inventário ocioso 📦
Inventário ocioso, também conhecido como estoque morto, é um estoque que não gera qualquer receita mas não necessariamente porque se tem demasiado. Os artigos podem ter sido danificados, desactualizados, ou não planeados em quantidade suficiente. Ao adoptar as ferramentas e estratégias correctas, pode aumentar a utilização e espremer mais receitas de cada peça de equipamento.
3. Poupe no armazenamento 💰
O armazenamento não é barato. Os custos de armazenamento variam geralmente com base no tamanho do seu inventário de equipamento. Quando estoca demasiado equipamento ou acaba com muitos artigos não utilizados no seu armazém, os seus custos de armazenagem sobem. Evitar isto irá poupar-lhe dinheiro.
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7 técnicas de gestão de inventário de equipamento
O método correcto de rastreio do inventário depende do tipo de equipamento que uma empresa aluga. Por conseguinte, a estratégia ideal de gestão de inventário é diferente para cada empresa de aluguer.
No entanto, existem pontos comuns. Todas as empresas devem esforçar-se por reduzir os erros humanos, automatizando tanto quanto possível a gestão do inventário, o que significa tirar partido do software de gestão de equipamentos. Se gerir o seu negócio de aluguer com a Booqable, a gestão de inventário vem integrada.
Independentemente dos sistemas que utilize, as seguintes técnicas irão melhorar a gestão do seu inventário de equipamento.
- Informação de identificação única
- Utilização de equipamento de rastreio
- Manter um registo do inventário em todos os locais
- Reservar o equipamento com antecedência
- Auditoria de inventário
- Estoque de segurança
- Códigos de barras e códigos QR
1. Informação de identificação única
Pode parecer óbvio, mas a gestão adequada do equipamento começa por saber o que se tem. A criação de uma base de dados de inventário permitir-lhe-á seguir, identificar e localizar o seu equipamento mais rapidamente.
Facilitar a localização do equipamento através da criação de informação de identificação única para os produtos que se pretende rastrear granularmente. Embora possa usar números de série para isto, é melhor usar algo mais reconhecível. O identificador deverá permitir à sua equipa identificar os bens instantaneamente, uma vez que estão a gerir e a manusear equipamento.
Nem todos os seus artigos necessitam de informação de identificação única. Alguns deles podem ser permutáveis ou não valer a pena rastreá-los individualmente. É quando apenas se pretende rastrear quantos artigos tem em stock, para que possa manusear o equipamento de forma mais eficiente e não se preocupar com as especificidades. Tipicamente, as empresas utilizam este método de rastreio para a gestão de grandes quantidades, onde a velocidade é mais importante do que a granularidade.
Nota: Armazenar artigos intercambiáveis no mesmo local para fácil acesso. Além disso, categorize o seu equipamento por tamanho, tipo, marca, ou utilização pretendida para gerir o inventário do equipamento de forma mais eficaz.
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2. Utilização de equipamento de pista
Quando souber o que tem, pode começar a seguir a forma como o seu equipamento está a ser utilizado. Aqui estão algumas perguntas que deverá ser capaz de responder para cada equipamento do seu inventário:
- Quanto* é utilizado?
- Quem* está a utilizá-lo?
- Quando* e onde* é utilizado?
As respostas a estas perguntas permitir-lhe-ão tomar decisões mais informadas sobre qual o equipamento a comprar. Não quer gastar mais dinheiro em inventário do que o necessário. Quando os artigos estão a recolher pó no seu armazém, sabe que a sua estratégia de gestão de equipamento precisa de ser ajustada.
Mais importante ainda, irá acumular dados históricos através do rastreio dos seus bens. Se um equipamento desaparecer, terá um registo da última pessoa que o utilizou, quando o utilizou, e onde utilizou o seu equipamento. Com o tempo, estes dados são valiosos, uma vez que o custo do equipamento perdido e roubado se soma.
Nota: Manter um registo do equipamento, verificando as entradas e saídas dos artigos. Permite seguir o que está em stock ou fora com os clientes e controlar o movimento do equipamento em geral.
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3. Gestão da localização
Mesmo os mais organizados entre nós lutam com uma coisa - gerir o inventário através dos locais. Se gerir ou armazenar inventários em múltiplos locais, como deve dividir os seus bens entre eles? Uma divisão igual pode parecer sensata. Mas isso não é prático, pois é pouco provável que a procura seja a mesma em cada local.
Ao rastrear a utilização do equipamento e manter os seus dados de inventário actualizados, terá uma ideia de onde os seus bens são mais necessários. Estes conhecimentos ajudam-no a decidir quanto inventário armazenar em cada local. Também lhe dá uma estimativa da frequência com que necessita de transferir equipamento de um local para outro.
Considerem também isto: Se os clientes recolhem o equipamento num local e o devolvem noutro, rapidamente acabam por ter demasiado stock num local e uma escassez noutro. O transporte é essencial na sua estratégia de gestão do equipamento, uma vez que a procura e a oferta podem flutuar entre locais.
4. Reservar equipamento com antecedência
Uma grande parte da boa gestão do inventário do equipamento resume-se a uma previsão precisa da disponibilidade do equipamento. Mais uma vez, isto enfatiza a importância de um rastreio adequado do equipamento.
As organizações podem prever com mais eficácia, fazendo reservas com antecedência - especialmente quando há um fornecimento curto ou quando a preparação leva muito tempo. Ao reservar artigos com antecedência, pode também evitar reservas de última hora e assegurar a disponibilidade de equipamento para os seus clientes.
As reservas de equipamento resultam em melhores previsões. Torna-se mais fácil saber para onde vai o seu equipamento e quanto tem disponível. Terá uma melhor visão geral das próximas reservas de equipamento, bem como as datas de entrega para a recolha e devolução do cliente.
5. Auditorias de inventário
Na maioria dos casos, contará com o software e relatórios para saber quanto equipamento tem em stock. No entanto, é essencial certificar-se de que tudo está à altura. É por isso que é necessária uma auditoria regular do inventário.
O inventário físico é o processo em que uma empresa conta todo o equipamento de uma só vez. Muitas vezes anda de mãos dadas com regulamentos contabilísticos e fiscais, por isso é normalmente feito no final do ano.
Em vez de fazer uma contagem de inventário completa de uma só vez (o que é bastante enfadonho), a contagem de ciclos espalha mais coisas. A maioria das empresas faz verificações de inventário cada semana, mês, ou trimestre, onde os itens de alto valor são verificados com mais frequência.
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6. Estoque de segurança
O stock de segurança é o seu equipamento de reserva. É o inventário que reserva para utilização em caso de emergência. Pode também funcionar como um amortecedor para quando tiver faltas. Em vez de subarrendar ou comprar mais equipamento, poderá sempre alocar o seu stock de segurança.
É inteligente incluir o stock de segurança na sua estratégia de gestão de inventário de equipamento. Ficará satisfeito quando o equipamento voltar danificado, quando a sua nova encomenda demorar mais tempo do que o esperado, ou quando ocorrer alguma outra situação imprevista.
7. Códigos de barras e códigos QR
Os códigos de barras e os códigos QR são duas outras grandes formas de tornar o seu equipamento fácil de identificar. Os leitores de códigos de barras são ferramentas relativamente simples que muitas empresas de aluguer negligenciam até que erros e ineficiências comecem a acontecer.
Um dos maiores benefícios da utilização de códigos de barras para a gestão de equipamento é um aumento maciço da produtividade. Os códigos de barras podem poupar inúmeras horas à sua equipa, digitalizando etiquetas com uma aplicação móvel ou um leitor de códigos de barras. Asseguram o equipamento certo e reduzem os erros humanos em geral.
Utilizar o sistema de gestão de inventário de equipamento correcto
Enquanto muitas empresas em fase inicial utilizam caneta e papel ou folhas de cálculo para gerir o equipamento, este fica desorganizado rapidamente. Para não mencionar que o deixa a si e à sua equipa vulneráveis a erros humanos, o que pode prejudicar o seu negócio.
Com o sistema de inventário de equipamento certo, pode reduzir custos, evitar sobre-reservas, evitar inventários ociosos, e muito mais. Podemos ser ligeiramente tendenciosos, mas acreditamos genuinamente que um sistema moderno e fácil de usar de gestão de equipamento pode melhorar os seus processos. Automatiza muitas das tarefas de back-office, para que você e a sua equipa possam concentrar-se em servir mais clientes sem se preocuparem com o seu equipamento.
A melhor parte é que cresce consigo, para que possa escalar o seu negócio com um sistema capaz de gerir o seu inventário de equipamento agora e no futuro.
