Automatisierung der Auftragsabwicklung bei LuckyBoxOWL mit Booqable

Wenn man jahrelange Erfahrung hat, baut man oft das Wissen auf, um anderen zu helfen, es besser zu machen. Cathrin Kirchhoff hat ihre jahrelange Erfahrung mit Autoreisen durch Europa in LuckyBoxOWL umgesetzt. Jetzt hilft sie ihren Kunden, bessere Reiseerfahrungen zu machen, und nutzt Booqable, um das Tagesgeschäft ihres Vermietungsunternehmens zu verwalten.

LuckyBoxOWL

Cathrin gründete LuckyBoxOWL im März 2022 mit dem Wissen, das sie in den letzten zehn Jahren auf ihren Reisen durch Europa gesammelt hat. Sie beschloss, das Unternehmen zu gründen, weil sich viele Menschen auf ihren ersten richtigen Urlaub seit der COVID-Krise im Jahr 2020 vorbereiteten. Die Gelegenheit, ihr Konzept der Dachboxenvermietung auszuprobieren, passte also perfekt in diese Zeit.

In Deutschland fahren viele Menschen lieber mit dem Auto in den Urlaub, als zu fliegen oder mit der Bahn zu fahren. Sie reisen von Südeuropa bis nach Skandinavien und müssen oft viel mitnehmen, vor allem wenn sie mit der Familie verreisen. Cathrin hat damit viel Erfahrung und hat im Laufe der Jahre gelernt, dass Dachboxen die beste Lösung für dieses häufige Problem sind.

Sie wollte ihr Wissen nutzen, um Familien zu helfen, ihren Urlaub besser zu erleben. Sie entschied sich für Dachboxen als Hauptschwerpunkt ihres Vermietungsgeschäfts, da sie eine der besten Möglichkeiten sind, das Reisen komfortabler zu gestalten. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Kleidung und andere Gegenstände auf dem Dach Ihres Autos zu verstauen, anstatt den Innenraum zu füllen und wertvollen Platz zu beanspruchen.

Dokumente und Tabellenkalkulationen

Als Cathrin ihre Dachboxenvermietung nebenberuflich startete, verwaltete sie ihre Auftragsabwicklung und Ressourcenplanung mit Tabellenkalkulationen. Dies war jedoch sehr unkomfortabel und verwirrend und führte zu Fehlern. Es war nicht die ideale Lösung, aber sie funktionierte eine Zeit lang. Mit der Vergrößerung ihres Bestands stieg jedoch auch der Arbeitsaufwand.

Mietverträge, Angebote und Rechnungen wurden manuell in Word-Dokumenten erstellt. Dieser Prozess war langwierig, da die Tabellenkalkulationen mit Querverweisen versehen und aktualisiert werden mussten, bevor ein Angebot erstellt werden konnte. Nachdem die Kunden dem Angebot zugestimmt hatten, mussten die Kalkulationstabellen erneut überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Produkte noch verfügbar waren. Dann wurde eine Rechnung erstellt und zur Zahlung verschickt.

Der Prozess vom ersten Kontakt mit einem Kunden bis zur Zahlung war unglaublich lang und erforderte viel Arbeit. Cathrin hatte keine Möglichkeit, diese Aufgaben zu automatisieren, und musste sie jedes Mal selbst erledigen, wenn jemand eine Anfrage zur Miete ihrer Produkte stellte. Es dauerte nicht lange, bis sie diesen mühsamen Prozess satt hatte und nach einer besseren Lösung suchte.

(Fast) alles automatisieren

Cathrin fand heraus, dass Booqable alles tat, was sie brauchte, um aus einer zeitintensiven Aufgabe eine zu machen, die im Grunde genommen von selbst lief. Jedes Dokument im System wird automatisch mit den Bestelldaten des Kunden gefüllt und kann mit wenigen Klicks ohne zusätzliche Software überprüft und direkt an den Kunden geschickt werden.

Jetzt können die Kunden das Inventar durchsuchen, die Verfügbarkeit prüfen und eine Anfrage für ein Angebot senden. Cathrin überprüft das von Booqable erstellte Angebot und sendet es an den Kunden. Sobald der Kunde das Angebot genehmigt hat, bestätigt Cathrin die Reservierung und schickt ihm eine Rechnung und einen Mietvertrag. Die Kunden können dann online über eine ebenfalls automatisch generierte Zahlungsaufforderung bezahlen.

Booqable hat nicht nur den Bestellvorgang für Cathrin und ihre Kunden vereinfacht, sondern auch die Ressourcenplanung und das Bestandsmanagement erleichtert. Sie hat einen vollständigen Überblick über die verfügbare Ausrüstung mit Echtzeit-Informationen über den Lagerbestand und was sie für kommende Aufträge benötigt.

Mehr Reisenden helfen

Cathrin hat seit der Implementierung von Booqable in ihren Arbeitsablauf hervorragendes Kundenfeedback erhalten. Sie lobten LuckyBoxOWL für die schnelle und fehlerfreie Bearbeitung ihrer Bestellungen. Sie möchte das Geschäft weiter ausbauen und stabiler werden, damit sie noch mehr Reisenden helfen kann, einen komfortablen Urlaub zu erleben.