Falsett ist ein Verleih für Filmausrüstung im Zentrum von Stockholm, Schweden. Vincent Larsson, der das Unternehmen vor sechs Jahren gründete, arbeitete als Produzent und Kameramann, bevor er eine Verleihabteilung gründete. Nachdem er die Kameraausrüstung für einzelne Projekte gekauft hatte, lag es auf der Hand, mit dem Verleih von überschüssiger Ausrüstung Gewinn zu machen. Jetzt nutzt Falsett Booqable, um die Stockholmer Filmgemeinde mit hochwertigem Leihmaterial zu versorgen, und führt Marken wie ARRI, RED, Lomo und Zeiss.
In den ersten Tagen war der Betrieb der Abteilung einfach. Das Team nutzte eine Kombination aus Excel-Tabellen, um das Inventar zu kontrollieren, und Registerkarten für die Planung der Ausrüstung und die Verfolgung von Informationen über Kunden. Glücklicherweise dauerte es nicht lange, bis sich die Geschäftsidee als erfolgreich erwies. Doch mit dem Erfolg wuchs auch die Komplexität. Mit zunehmender Popularität von Falsett und der Entwicklung des Inventars wurde die Übersicht über die Geräte immer unübersichtlicher. Die Zahl der Terminkonflikte nahm zu, und das Team verbrachte zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen. Um mit der anhaltenden Nachfrage Schritt zu halten, brauchte man ein geeignetes System, um die wachsende Arbeitslast zu bewältigen.
Dabei stießen sie auf Booqable. Die Funktionen zur Bestandsverwaltung, mit denen das Team jedes einzelne Gerät überwachen kann, sind das Herzstück der Mietverwaltung des Unternehmens. Sie nutzen Booqable vor allem, um die Ausrüstung zu planen, um sicherzustellen, dass nichts doppelt gebucht wird, und um die Bestellhistorie und die Leistung ihrer Produkte zu überprüfen. Mit dem Kalender kann Falsett auch sehen, welche Artikel für bestimmte Datumsbereiche verfügbar sind, so dass sie schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Mit Tabellenkalkulationen wäre all dies ein zeitaufwändiger Prozess gewesen.
Das Tolle an Booqable ist die Transparenz. Jeder kann sehen, was auf ihn zukommt, und der Status der Ausrüstung ist viel besser sichtbar.
Kunden können sich über die Website des Unternehmens über das Mieten von Geräten informieren. Falsett verfügte bereits über eine bestehende Squarespace-Website, die ihren Katalog enthielt, was eine perfekte Ausgangsbasis darstellte. Um die Artikel mit ihrem Inventar in Booqable zu verbinden, generierten sie Einbettungscodes, um Add-to-Cart-Buttons auf jeder der Produktseiten anzuzeigen, zusammen mit dem Booqable-Einkaufswagen und dem gehosteten Checkout. Mit Booqable haben sie nun eine weitgehend automatisierte Möglichkeit, Bestellungen anzunehmen und relevante Informationen von Kunden an der Kasse zu sammeln.
Da Falsett individuelle Preise für mehrtägige Vermietungen anbietet und den persönlichen Kontakt zu den Kunden schätzt, werden Bestellungen lieber ohne Online-Zahlungen angenommen. Wenn eine neue Anfrage eingeht, wird der Inhalt geprüft, und das Team erstellt ein Angebot für diese Bestellung. Sobald sie eine endgültige Bestätigung erhalten, erstellen sie eine Rechnung und informieren den Kunden. Schließlich behält sich das Team die Ausrüstung vor, um doppelte Buchungen praktisch unmöglich zu machen.
Neben der Verbesserung der Effizienz bei Online-Anfragen half Booqable Falsett auch bei der Lösung der Probleme, die sich mit dem wachsenden Bestand ergaben. Einige der größten Herausforderungen wurden gemeistert, z. B. die Nachverfolgung, wer ein bestimmtes Gerät gemietet hat, die Überprüfung der Verfügbarkeit und die Rechnungsstellung an die Kunden. Das Ergebnis: Falsett kann sein Geschäft weiter ausbauen, ohne von den Werkzeugen eingeschränkt zu werden, mit denen es seine Arbeit erledigt.
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