Sebastian, fundador da XXL Spiele Mieten em Würzburg, Alemanha, começou sua empresa a partir de uma ideia simples. “Comecei uma oficina de hobby no celeiro do meu avô. Aprendi a soldar e construir algumas mesas e outras coisas até que um amigo me pediu para construir alguns jogos de quintal para sua festa de aniversário.
O que começou como um hobby logo se transformou em um negócio em crescimento, com Sebastian criando mais de dez jogos de quintal feitos à mão diferentes. Hoje, ele os aluga para casamentos, eventos de empresas e festas privadas em toda a Alemanha. Seu toque único é que tudo é construído à mão. Como ele explicou, “Jogos selfmade de alta qualidade para criar um evento com muita diversão”.
No entanto, com o passar do tempo, o gerenciamento de reservas tornou-se cada vez mais difícil. Com apenas ele mesmo e a ajuda ocasional da família, executar tudo em “ferramentas diferentes como Excel, Notion e um calendário” significava que acompanhar os pedidos era demorado e não confiável. A necessidade de um sistema melhor ficou clara. Foi quando ele se mudou para a Booqable, concentrando-se em seu calendário de disponibilidade de back-office e gerenciamento simplificado de pedidos para lidar com seus aluguéis com mais eficiência.
Executando o dia a dia do negócio
Os jogos de Sebastian agora são uma presença constante em eventos especiais, com muitos fins de semana lotados. No ano passado, ele notou “muitas consultas de toda a Alemanha, muitos fins de semana lotados e reduzi para meio período em meu trabalho principal”. Para acompanhar esse crescimento, ele precisava de um sistema que reduzisse o esforço manual de planejamento e confirmação de reservas.
Booqable deu a ele exatamente isso. “Tudo em um só lugar, fácil de usar, especialmente no desktop”, é como ele descreve a mudança. Agora, quando ele recebe solicitações não vinculativas por meio do formulário do site ou do WhatsApp, ele pode entrar em contato rapidamente com os clientes para confirmar. A partir daí, ele faz o pedido no Booqable, reserva os produtos instantaneamente e envia solicitações de pagamento diretamente pelo Stripe. Ele pode ver a disponibilidade rapidamente e ter as datas agendadas em seu painel, tudo sem alternar entre diferentes ferramentas.
Os benefícios são claros. Sebastian nos disse que as maiores mudanças são “economia de tempo e certeza da disponibilidade”. Para uma empresa de uma pessoa, essa confiança é importante. Ao usar o Booqable como seu principal software de aluguel de jogos, ele pode se concentrar na criação de novos jogos, sabendo que o lado administrativo de seu negócio está sob controle.
Clareza com o calendário de disponibilidade do back-office
Antes de mudar para o Booqable, a maior dificuldade de Sebastian era a disponibilidade. Ele disse que foi um “grande esforço para verificar a disponibilidade” ao confiar em vários softwares. Com o calendário de disponibilidade de back-office, ele agora vê todas as reservas claramente em um só lugar. O layout mostra seus produtos e itens de estoque em uma lista recolhível, com reservas exibidas ao lado deles em suas datas de início e término.
Isso cria uma visualização visual do calendário de todos os próximos pedidos, facilitando a preparação para entregas e eventos. Aqui está o que isso alcança para ele:
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Os pedidos não precisam mais ser verificados em vários softwares.
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A disponibilidade para cada jogo é visível instantaneamente.
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As datas são agendadas no painel.
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Fins de semana com alta demanda são gerenciados sem sobreposição.
Ter essa clareza resolve seu ponto problemático original. Em vez de se preocupar com reservas duplas, ele pode responder às perguntas dos clientes imediatamente. O calendário de back-office tornou-se o núcleo de seu software de aluguel de eventos e garante que seus jogos feitos à mão cheguem aonde precisam ir sem confusão.
Pedidos mais fáceis com gerenciamento de pedidos simplificado
Antes da Booqable, a outra grande luta era gerenciar pedidos. Sebastian descreveu como “muito trabalho planejar os pedidos”, o que diminuiu a rapidez com que ele poderia confirmar as reservas. Agora, o gerenciamento de pedidos no Booqable reúne tudo em um só lugar. Usando a tela de PDV, Sebastian pode lidar com todas as etapas do processo de aluguel a partir de uma única visualização.
Detalhes do cliente, produtos, datas de reserva e status de pagamento são visíveis e editáveis sem pular entre as guias. Isso facilita a passagem da consulta para o pedido confirmado com apenas alguns cliques. Sebastian também faz uso do aplicativo móvel da Booqable. Como ele disse: “Eu uso o aplicativo móvel para verificar os próximos pedidos”.
Para ele, isso alcança três coisas principais:
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Os pedidos são criados e confirmados no Booqable sem etapas extras.
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As informações do cliente estão vinculadas diretamente à sua reserva.
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O aplicativo móvel o mantém atualizado onde quer que esteja.
O resultado é que o processo agora parece muito mais fácil em comparação com antes. Ele pode responder a consultas, confirmá-las, reservar produtos e concluir o fluxo de reservas sem repetir tarefas. Ao confiar no gerenciamento simplificado de pedidos em sua configuração de site de aluguel de jogos, ele reduziu o estresse das ferramentas de malabarismo e ganhou mais confiança em seu negócio em crescimento.
Da oficina do celeiro ao aluguel em todo o país
A jornada de Sebastian mostra como um projeto de hobby se transformou em uma empresa de aluguel com demanda em toda a Alemanha. Seus jogos de quintal feitos à mão trazem diversão para casamentos, eventos de empresas e festas particulares, e seus fins de semana costumam estar lotados. Booqable deu a ele “economia de tempo” e a capacidade de “ter certeza sobre a disponibilidade”, com todas as reservas gerenciadas em um só lugar.
Ao contar com recursos como o calendário de disponibilidade de back-office e gerenciamento simplificado de pedidos, o XXL Spiele Mieten está bem configurado para continuar crescendo, adicionando mais jogos e assumindo eventos maiores no futuro.
