Julius, com sede em Sydney, passou mais de 50 anos trabalhando em aluguel de audiovisual. “Comecei a Graftons Sound and Lighting em Sydney há 50+ anos”, ele compartilhou, e sua experiência acabou levando-o a comprar a Sydney PA Hire, uma empresa estabelecida pela primeira vez em 2010.
A empresa oferece aluguel audiovisual para casamentos, escolas, grupos comunitários, eventos corporativos e tudo mais. Antes de usar o Booqable, o negócio funcionava no Rental Point, mas não deu a Julius o controle de que precisava à medida que a demanda crescia.
Julius e sua equipe passaram muito tempo respondendo a perguntas de disponibilidade e atualizando as reservas manualmente. À medida que o site de aluguel gerava mais consultas, manter tudo alinhado se tornava mais difícil. Mudar para o plug-in WordPress da Booqable, ferramentas de gerenciamento de estoque e aplicativo móvel deu à empresa uma maneira de trazer décadas de experiência para um sistema totalmente digital.
Uma longa carreira, um novo capítulo
O novo capítulo de Julius com a Sydney PA Hire baseou-se em seu conhecimento de longa data do setor. O negócio atrai uma ampla gama de clientes: “Empresas, Escolas, Eventos, Comunidade, Casamentos”. Esses clientes precisam de tudo, desde microfones a sistemas de PA completos e, com o Booqable, o inventário é atualizado automaticamente em todas as reservas.
“Funciona muito bem para nós”, explicou Julius. Os clientes navegam no site de aluguel, clicam em um cartão de produto, escolhem datas no calendário e pagam online. O sistema reserva itens instantaneamente, removendo as reservas duplas que aconteciam quando tudo era verificado manualmente. Para uma pequena equipe de quatro pessoas que lidam apenas com entregas, ter reservas, pagamentos e estoque em um só lugar tornou-se essencial.
Olhando para o futuro, Julius tem planos ousados. Quando perguntado onde ele vê a empresa em cinco anos, ele disse: “500% maior!” Com as reservas online crescendo e o calendário se tornando mais previsível, a empresa se sente pronta para a próxima etapa. Estoque, pedidos e detalhes do cliente estão em uma única plataforma, dando à equipe a clareza necessária para o crescimento a longo prazo.
Usando o plugin Booqable WordPress
O plugin WordPress tornou-se importante quando a equipe percebeu quanto tempo estava sendo perdido respondendo a perguntas de disponibilidade por telefone. Os clientes costumavam entrar em contato com eles apenas para verificar se um encontro estava livre, atrasando o dia. Julius precisava que a disponibilidade fosse exibida claramente on-line e precisava que ela funcionasse com o site de aluguel que administrava desde 2010.
“Usamos o WordPress para o host do nosso site e incorporamos os componentes de reserva online do Booqable por meio do plug-in do WordPress em nossa página para os cartões de produto e o seletor de datas”, disse ele. Os clientes agora podem ver a disponibilidade instantaneamente, escolher suas datas e prosseguir para o check-out para reservar instantaneamente seus produtos.
Julius também adicionou campos de checkout personalizados para coletar detalhes importantes do evento, como número de convidados, se há energia disponível e se o evento é interno ou externo. Para sua equipe, essa configuração alcança três coisas importantes:
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Reduz o número de chamadas perguntando sobre disponibilidade.
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Mostra calendários de produtos precisos que são atualizados em tempo real.
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Coleta informações do evento durante a finalização da compra para facilitar a preparação.
O benefício é imediato. Os clientes obtêm respostas sem esperar, e a equipe evita os pequenos erros que apareciam quando tudo exigia verificação manual.
Usando o aplicativo móvel Booqable
O aplicativo móvel tornou-se essencial porque o trabalho de aluguel de eventos nunca acontece em um só lugar. As entregas envolvem cronogramas apertados, vários veículos e diferentes membros da equipe indo para diferentes locais. Antes do aplicativo, a equipe dependia de notas impressas ou acesso ao laptop, o que não era prático em fins de semana movimentados.
Agora a equipe usa o aplicativo para todas as reservas. Cada membro da equipe pode ver todas as reservas atribuídas ao dia, incluindo produtos exatos, endereços e notas do cliente. Ao entregar equipamentos para casamentos, apresentações corporativas ou eventos comunitários, todos têm as mesmas informações ao vivo. Se um cliente ligar com uma alteração ou atualização, o pedido será editado instantaneamente e todos os veículos verão os mesmos detalhes.
Para uma empresa de AV, isso é crucial. Os itens devem ser verificados ao sair do armazém, confirmados na chegada e verificados novamente no final da noite. O aplicativo móvel permite que a equipe faça isso diretamente no local, para que nada se perca e ninguém precise adivinhar quais itens foram para qual local.
O aplicativo alcança três coisas para eles:
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Fornece a cada membro da equipe detalhes de reserva em tempo real em vários veículos.
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Facilita o check-in e check-out de equipamentos em cada local.
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Mantém os planos de entrega precisos quando os clientes solicitam alterações no dia.
O resultado é que os dias de eventos são muito mais tranquilos e a equipe sempre trabalha com as mesmas informações. O aplicativo oferece exatamente o que eles precisam, exatamente quando precisam.
Construindo um dia de trabalho melhor
A mudança da Sydney PA Hire para a Booqable ajudou uma empresa de aluguel audiovisual estabelecida há muito tempo a adotar totalmente as reservas online. Com um site de aluguel moderno, um seletor de datas integrado, calendários precisos e um aplicativo móvel criado para dias de entrega movimentados, a equipe pode se concentrar no atendimento ao cliente em vez de horas de administração.
Como disse Julius, o feedback do cliente tem sido “sólido” e a empresa está melhor posicionada para o crescimento que ele espera nos próximos anos.
