Em Alberta, Canadá, Scott Livie viu uma oportunidade de colocar suas ferramentas e equipamentos existentes para trabalhar de uma nova maneira. Já administrando outro negócio, Scott e sua esposa Barbara compraram um prédio local em 2024 que rapidamente transformaram na Pro Works Rentals, uma empresa de aluguel de equipamentos e ferramentas.
“Além de ferramentas e equipamentos, também oferecemos reparos de pequenos motores, uma pessoa contratada para ajudar qualquer pessoa a realizar seus projetos se precisar de ajuda, bem como acabamento de concreto”, explica Scott. Seus clientes variam de grandes e pequenas empresas a empreiteiros, proprietários e start-ups.
Antes de adotar o Booqable, a Pro Works Rentals gerenciava reservas e faturas por meio de documentos do Word e um formulário básico de reserva online. “Percebemos rapidamente que precisávamos de uma maneira mais eficiente de faturar, cotar, enviar por e-mail e receber pagamentos dos clientes”, diz Scott. Mudar para o Booqable para gerenciamento de pedidos e clientes, geração de faturas e recursos de aplicativos móveis permitiu que eles continuassem crescendo enquanto forneciam o mesmo serviço pessoal de cidade pequena que valorizam.
Manter as informações do cliente prontas para uso
Anteriormente, as reservas exigiam pesquisar preços separadamente, digitá-los em uma fatura do Word e inserir manualmente os detalhes do cliente todas as vezes. “Não podíamos pré-carregar nenhuma informação do cliente, pois não havia como armazenar ou recarregar clientes recorrentes”, lembra Scott. A falta de um sistema conectado os atrasou e deixou muito espaço para erros.
Com o gerenciamento de pedidos e clientes da Booqable, Scott pode “adicionar novos clientes ou simplesmente inserir o nome de um cliente repetido e gerar automaticamente para trazer o cliente”, enquanto todos os detalhes são atualizados automaticamente no perfil. Isso significa:
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Todos os dados do cliente são armazenados e acessíveis em um só lugar
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As reservas repetidas são configuradas em segundos sem redigitar as informações
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O histórico do equipamento pode ser verificado pelo cliente ou pelo item
O resultado são tempos de reserva e check-out mais rápidos, menos erros e uma experiência mais tranquila para funcionários e clientes. “Tudo está em um único local e apenas alguns cliques simples para obter processos de reserva e pagamento mais rápidos e eficientes”, diz Scott.
Geração de faturas facilitada
Antes do Booqable, as faturas da Pro Works Rentals eram totalmente manuais. “Nosso site não tinha integração de fatura, então tivemos que pesquisar o produto que estava sendo alugado pelo preço e, em seguida, inseri-lo em nossas faturas no documento do Word”, diz Scott. Além disso, o envio de uma fatura exigia várias etapas por e-mail.
Agora, quando um pedido online é recebido ou um pedido na loja é criado em sua conta, o recurso de geração de faturas do Booqable preenche automaticamente os detalhes do pedido e do cliente. Além disso, as faturas da Booqable calculam preços e depósitos instantaneamente e permitem que Scott “finalize e envie com um modelo de e-mail com o clique de um botão”. Isso oferece:
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Preços precisos sem pesquisas manuais
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Formatação de fatura consistente sempre
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A capacidade de enviar faturas diretamente da página de reserva
Isso transformou o faturamento de uma tarefa de várias etapas em uma parte rápida e precisa do fluxo de reserva. “Ao escrever a fatura, os preços e os produtos estão todos lá”, diz Scott.
O aplicativo móvel: reserve em qualquer lugar, a qualquer hora
Muitas empresas de aluguel de equipamentos precisam lidar com reservas e consultas fora do escritório, seja em locais de trabalho, durante entregas ou durante reuniões com clientes. Para Scott, ter essa flexibilidade é essencial. O aplicativo móvel Booqable, disponível para iOS e Android, permite que ele gerencie reservas, clientes e faturas de seus telefones ou tablets.
Ele se conecta diretamente ao mesmo sistema usado em seu escritório em casa, para que tudo fique atualizado em tempo real. Com o aplicativo móvel Booqable, Scott diz que pode “criar reservas em qualquer lugar, pesquisar preços de equipamentos para clientes que ligam e enviar faturas por e-mail facilmente”. O aplicativo ajuda a Pro Works Rentals:
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Confirme a disponibilidade e os preços ao falar com os clientes
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Crie e ajuste reservas sem precisar de um computador
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Envie faturas instantaneamente de qualquer local
O benefício é claro. Scott e sua equipe podem manter os negócios em movimento sem atrasos, estejam eles na oficina ou na estrada. “É principalmente uma economia de tempo, mas também oferece facilidade de acesso”, explica Scott.
Construindo o sucesso com as ferramentas certas
Desde seus primeiros dias usando documentos do Word até a configuração Booqable totalmente integrada de hoje, a Pro Works Rentals construiu um sistema que suporta o crescimento, mantendo o atendimento ao cliente pessoal. O gerenciamento de pedidos e clientes significa que todas as reservas começam com informações precisas e atualizadas do cliente. A geração de faturas garante que o preço seja correto e profissional, sem etapas extras. E o aplicativo móvel mantém a empresa responsiva de qualquer lugar.
Scott resume melhor. “Tudo é mais fácil de acompanhar do início ao fim.” Com essas ferramentas, a Pro Works Rentals continua a oferecer o serviço confiável de cidade pequena com o qual sua comunidade de Alberta conta, apoiada pela velocidade e conveniência que os clientes modernos de aluguel de equipamentos esperam.
