Baseado em Aarschot, Bélgica, o Mirage Studio é liderado por Denis Sels, que trabalha com uma pequena equipe de três pessoas para fornecer aluguel de móveis, decoração, logística e configurações completas de eventos. Depois de administrar um local de eventos por mais de uma década, Denis e seu parceiro de negócios Terry sentiram que era hora de um novo capítulo. Como Denis coloca: “Terry e eu administramos um local de eventos por 12 anos. Trabalhamos de forma muito orientada ao cliente e realizamos muitos eventos bonitos. Nós meio que superamos isso e simplesmente decidimos recomeçar.”
Esse novo começo se tornou Mirage Studio, uma agência de eventos e empresa de aluguel que atende planejadores de eventos, casais de casamento, governos locais e empresas. Seu foco está na criatividade, velocidade e materiais únicos, e eles se orgulham de pensar junto com o cliente para desenvolver experiências temáticas.
Mas nos bastidores, gerenciar a demanda crescente tornou-se difícil. Denis explicou que antes do Booqable, tudo vivia “na minha cabeça”, o que tornava a cotação lenta e inconsistente. “Você perde clientes por causa disso, e não é profissional,” ele lembra.
Mudar para o Booqable deu à equipe um sistema de reservas centralizado que substituiu notas mentais dispersas por clareza. Com as ferramentas do Booqable, incluindo recursos que suportam tanto suas necessidades de software de aluguel de eventos quanto de site de aluguel de eventos, eles ganharam trabalho em equipe mais forte e um fluxo de trabalho mais profissional.
Construindo um negócio de aluguel de eventos focado no cliente
A abordagem do Mirage Studio é construída em colaboração e criatividade. Denis explica: “Tentamos pensar junto com o cliente e desenvolver temas divertidos. Nosso objetivo é ser rápidos e oferecer materiais únicos.” Seus clientes realizam de tudo, desde casamentos e eventos corporativos até reuniões de governos locais, cada um exigindo coordenação cuidadosa e rastreamento confiável de inventário.
Antes de adotar o sistema de gerenciamento de inventário tudo-em-um do Booqable, acompanhar materiais, cronogramas e solicitações sobrepostas era um desafio crescente. Denis diz que a parte mais difícil era a quantidade de tempo que a equipe gastava em documentação e preparação de documentos. “Desperdiçar muito tempo criando cotações” frequentemente significava perder oportunidades ou responder mais devagar do que os clientes esperavam.
Agora, com as ferramentas de pedido e cotação do Booqable, a equipe pode gerenciar diferentes projetos com mais confiança. Eles podem verificar disponibilidade, construir pedidos precisos e atualizar reservas rapidamente quando os planos mudam. Cada item se conecta a dados de inventário reais, então reserva dupla não é mais uma preocupação. E com visões gerais de projetos mais claras, o Mirage Studio pode suportar eventos mais complexos sem perder o toque pessoal que faz seu trabalho se destacar.
Lidando com pedidos manuais de forma eficiente
Um dos maiores desafios do Mirage Studio era lidar com todos os seus pedidos manualmente. Com tudo mantido na memória de Denis ou anotado em notas dispersas, era difícil acompanhar pagamentos, detalhes de clientes e status de reservas. Isso foi o que os levou a usar o recurso de pedido manual do Booqable. Agora, em vez de fazer malabarismos com planilhas ou papel, Denis pode criar pedidos manuais diretamente no Booqable.
Esses pedidos funcionam perfeitamente junto com seu fluxo de ponto de venda, e atualizações de pagamento são registradas dentro do sistema. Sempre que movem um pedido para ‘reservado’, eles podem ter certeza de que seus produtos de aluguel são retirados da disponibilidade para essas datas, então eles não precisam se preocupar com a possibilidade de reservas duplas. Status de pedidos, informações de clientes e mudanças permanecem organizados desde o momento em que um cliente entra em contato.
Este recurso os ajuda a:
- Manter reservas sem hora marcada e de última hora armazenadas com segurança em um só lugar
- Evitar perder o controle de pagamentos ou disponibilidade de itens
- Manter a logística e comunicação mais claras para cada projeto
Com essa mudança, o Mirage Studio não depende mais da memória para manter seu negócio funcionando. Pedidos manuais agora fazem parte de um sistema confiável que os permite trabalhar mais rápido e se sentir mais seguros sobre o que foi reservado.
Criando cotações claras geradas automaticamente
Cotações eram o principal desafio para Denis antes de usar o Booqable. “Desperdiçar muito tempo criando cotações. Você perde clientes por causa disso,” ele diz. Criar cotações manualmente atrasava respostas e fazia o negócio parecer menos profissional para clientes que precisavam de respostas rápidas.
O recurso de cotação do Booqable muda isso gerando automaticamente cotações usando itens, preços e detalhes de clientes já dentro do sistema. O Mirage Studio pode enviar cotações usando modelos de e-mail, armazenar documentos no Booqable e coletar assinaturas digitais quando os clientes estão prontos para confirmar. Os clientes também notaram a diferença. Denis compartilha que eles agora lhe dizem “que é uma cotação clara e fácil de entender.”
Este recurso os ajuda a:
- Criar cotações profissionais em minutos
- Manter todos os documentos de cotação e pedido juntos
- Aprovar reservas mais rápido com assinaturas digitais
Em vez de gastar tempo valioso formatando documentos do zero, Denis agora pode enviar cotações precisas rapidamente. Isso os ajuda a responder mais rápido, garantir mais reservas e resolver o problema original de cotação manual lenta.
Começando de novo com uma nova visão
A história do Mirage Studio mostra o que pode acontecer quando um negócio de aluguel traz estrutura para seu fluxo de trabalho. Denis começou com tudo “na minha cabeça”, mas agora trabalha com mais clareza, cotações mais rápidas e o que ele descreve como “paz de espírito.”
Com o Booqable apoiando suas reservas, cotações e rastreamento de inventário, a equipe pode se concentrar em entregar eventos memoráveis e construir relacionamentos duradouros com os clientes.
