Quando a escola MC Digital do Middlesbrough College reviu o seu processo de empréstimo a estudantes, apercebeu-se de que precisava de ser mais coeso. Lewis Taylor começou a procurar uma solução que lhes permitisse controlar as reservas, a disponibilidade do stock e o histórico de alugueres. Descobriu que a utilização de códigos de barras, reservas online e disponibilidade no Booqable era perfeita para atingir estes objetivos.
MC Digital
A MC Digital é a escola digital do Middlesbrough College, especializada em cursos de comunicação social, TI e informática no Digital Centre. É a casa da tecnologia líder da indústria para o desenvolvimento de aplicações e da Web, redes e suporte de sistemas, ciência da computação, animação e efeitos visuais, desenvolvimento de jogos, produção de filmes e televisão e jornalismo.
A escola tem diferentes faculdades para cada especialização, incluindo o departamento de produção de vídeo, centrado na televisão e no cinema. A escola oferece uma vasta gama de equipamento que os estudantes podem emprestar para os seus projetos e trabalhos, incluindo câmaras, lentes, auscultadores, tripés, powerbanks, cabos, caixas, ecrãs verdes, projetores, placas de captura, iluminação, computadores portáteis e microfones.
Para além de disporem de tecnologia líder do setor de empresas como a Canon, DJI, GoPro, Sennheiser e Sony, também permitem que os estudantes reservem espaços de estúdio e de transmissão bem equipados. Isto proporciona aos estudantes soluções completas que lhes dão acesso a tudo o que precisam para concluir os seus trabalhos com a maior qualidade possível.
Os elos em falta
Tal como os alugueres, o empréstimo de equipamento tem a sua quota-parte de desafios que podem travar uma operação. No processo de empréstimo, a MC digital carecia de coesão no que respeita à gestão das operações. Esta situação deu origem a vários problemas que dificultaram a gestão das tarefas quotidianas do empréstimo, uma vez que não existia uma forma centralizada de gestão por parte dos estudantes e do pessoal.
Uma das dificuldades foi o acompanhamento das reservas recebidas em relação à disponibilidade de stock, uma vez que não dispunham de um sistema de controlo. Naturalmente, isto deu origem a muita confusão, a duplas reservas e ao facto de o equipamento não ser entregue corretamente. Isto significava que o empréstimo de equipamento era caótico tanto para os alunos como para os funcionários.
Também não havia forma de acompanhar as reservas anteriores, o que dificultava o controlo do local onde o equipamento tinha estado. Isto tornava difícil responsabilizar as pessoas por equipamento danificado ou em falta com exatidão. Como pode imaginar, a falta de controlo da disponibilidade levou a uma grande perda de tempo e de custos dos materiais para o departamento.
Dar coesão ao processo
Lewis foi incumbido de encontrar uma solução de software para este problema. Deparou-se com o Booqable depois de ter visto outros estabelecimentos de ensino a utilizarem-no com sucesso para o empréstimo de equipamento. Era precisamente o que ele precisava para colocar o departamento em forma. Implementou várias medidas para melhorar o controlo das reservas, do inventário e da disponibilidade,
Em primeiro lugar, utilizou o criador de sites da Booqable para criar um portal interno para os alunos e o pessoal. Isto permite-lhes ver todo o catálogo de equipamento que oferecem e verificar a disponibilidade para as datas pretendidas. Os alunos podem agora reservar com antecedência e saber que o seu equipamento estará disponível, uma vez que o portal é atualizado automaticamente com a disponibilidade do inventário.
Em segundo lugar, a Lewis implementou a etiquetagem por código de barras em todos os produtos, para que o pessoal possa ler o código de barras dos alunos e verificar o equipamento. Isto significa que é necessária menos supervisão, uma vez que os funcionários sabem que apanharam os artigos certos. Também melhora a precisão dos relatórios, uma vez que a equipa pode ver o histórico completo de utilização dos produtos e quando é que estes foram levantados e devolvidos.
Uma perspetiva positiva
As primeiras reações dos alunos e do pessoal têm sido muito positivas, tendo sido fácil aprender o sistema. Também adoram a possibilidade de mostrar um código QR do seu e-mail de reserva, permitindo que os funcionários encontrem facilmente as reservas. O sucesso da utilização da Booqable abriu a possibilidade de a faculdade emprestar produtos a empresas de produção independentes locais no futuro.
