A Capital Conventions Contractors, com sede nos Estados Unidos, é liderada por Pete Crepeau, que recentemente ingressou na empresa como seu novo proprietário. A empresa fornece serviços de contratação e aluguel de eventos para convenções e encontros, com clientes que variam de grandes marcas corporativas a organizadores comunitários menores. Antes de mudar para o Booqable, sua equipe de 40 pessoas dependia de planilhas.
Pete explica que sua abordagem era “totalmente manual” e o resultado era um estresse constante. “Muitas vezes, descobrimos que estávamos com algo faltando muito tarde no processo, fazendo com que alugássemos ou enviássemos itens de outro empreiteiro.” Para resolver isso, eles recorreram ao software de aluguel de eventos da Booqable para manter seu estoque e pedidos organizados, mantendo a garantia de disponibilidade ao vivo.
De eventos menores a convenções nacionais
A Capital Conventions Contractors é especializada no fornecimento de equipamentos e serviços de aluguel para eventos de todas as escalas, desde grandes convenções nacionais até reuniões íntimas de bairro. Com um forte foco business-to-business, a empresa trabalha em estreita colaboração com gerentes de contas e equipes de operações que dependem de aluguéis de eventos confiáveis para oferecer experiências bem-sucedidas. Como Pete diz: “Atendemos a eventos nacionais, bem como a eventos locais muito pequenos nos subúrbios”.
Quando clientes corporativos como Subway ou outras marcas nacionais planejam suas convenções comerciais, as consultas chegam primeiro aos gerentes de contas. Esses gerentes trabalham diretamente com o cliente para definir o escopo do que é necessário e, em seguida, entregam as solicitações finalizadas aos gerentes de operações. A partir daí, “os pedidos são transferidos pelos gerentes de operações para o Booqable”, diz Pete, garantindo que o back-end permaneça organizado e conectado à disponibilidade ao vivo.
Dentro do Booqable, a equipe faz uso de gerenciamento de estoque, modelos de documentos, ferramentas de relatórios, o agendador de painéis e o calendário de disponibilidade. Mais importante ainda, usar o Booqable significa que eles não enfrentam mais a escassez que Pete descreveu: “Muitas vezes descobrimos que estávamos com algo muito atrasado no processo, fazendo com que nos alugassem ou enviássemos itens de outro empreiteiro”. Com o rastreamento de inventário ao vivo, essas disputas de última hora são evitadas.
Ficar tranquilo com a disponibilidade ao vivo
Um dos maiores pontos problemáticos que os levou a adotar o Booqable foi não saber se o estoque estava disponível até que fosse tarde demais. Pete admite: “A precisão do estoque em uma base contínua e não ter o estoque para acompanhar as reservas de aluguel” foi o problema recorrente. O calendário de disponibilidade de produtos da Booqable ajuda a resolver isso diretamente. Ele fornece uma lista clara de produtos com sua disponibilidade exibida ao lado em uma visualização de calendário, para que a equipe possa avançar rapidamente para uma data específica e ver se um item está disponível.
Veja como a disponibilidade ao vivo beneficia seus negócios:
-
Eles podem ver a disponibilidade à medida que os gerentes de conta adicionam novos pedidos.
-
Os gerentes de operações obtêm uma visão clara do calendário sem perseguir planilhas.
-
Os conflitos de inventário são detectados instantaneamente antes de confirmar grandes contratos de convenção.
O resultado é paz de espírito. Em vez de reagir à escassez, eles podem tomar decisões proativas. Ter disponibilidade ao vivo incorporada ao software de aluguel de eventos resolve seu ponto problemático original de surpresas de última hora e correções noturnas.
Usando um único banco de dados de aluguel
As planilhas também criaram outro problema: as informações estavam dispersas. Tarefas como rastrear produtos, gerenciar documentos e enviar comunicações com o cliente exigiam alternar entre diferentes ferramentas. Agora, todos esses processos podem ser feitos diretamente no banco de dados de aluguel da Booqable.
O Booqable armazena arquivos importantes, como faturas, contratos e cotações por segurança, além de manter o histórico detalhado de pedidos do cliente em um só lugar. Isso evita a necessidade de armazenar dados em vários sistemas e dá à equipe a confiança de que nada se perde ao longo do caminho. Este software de aluguel de eventos tudo-em-um oferece alguns benefícios específicos:
-
A equipe pode obter informações detalhadas do produto instantaneamente.
-
Documentos, receita e histórico de pedidos de clientes são armazenados digitalmente para acesso rápido.
-
Os códigos de barras mantêm o rastreamento do equipamento preciso em vários eventos.
Com esses recursos, a empresa não precisa mais se preocupar em perder dados ou perseguir arquivos antigos. Em vez disso, eles sabem que tudo o que precisam está dentro do banco de dados de aluguel da Booqable, ajudando-os a evitar a abordagem dispersa que os atrasava antes.
Confiança para o futuro
Capital Conventions Contractors mostra como o Booqable ajuda uma empresa de aluguel de eventos estabelecida a se afastar das planilhas manuais e construir um sistema de crescimento. Usando a disponibilidade ao vivo e um banco de dados unificado de aluguel, Pete e sua equipe estão lançando as bases para seu próximo capítulo no setor de aluguel de eventos.
Olhando para o futuro, Pete prevê estar “fortemente envolvido no lado do aluguel de eventos da indústria” e espera adquirir negócios adicionais na produção de AV, tendas e serviços relacionados. Com o Booqable, eles ganharam a confiança de que seu estoque, pedidos e aquisições futuras podem ser gerenciados a partir de uma plataforma confiável.
