Do conceito ao retorno: Usando os estados certos

Está a passar demasiado tempo a localizar o seu inventário de aluguer? Está a lutar para obter a supervisão de que necessita para gerir um negócio de aluguer bem sucedido?

Quando a informação está dispersa em locais diferentes, pode ser frustrante ver qual o equipamento alugado que está em casa e verificado. E quando os membros da equipa fazem alterações aos mesmos ficheiros ao mesmo tempo, as coisas tendem a ir para o lado. Felizmente, os estados das encomendas em Booqable podem dar uma mãozinha. Ao utilizá-los correctamente, pode obter a visão geral de que necessita com apenas um ou dois cliques.

A velha maneira de gerir os alugueres

Não há muito tempo, as folhas de Excel eram o método de rastreio do equipamento alugado. Mas à medida que se compra mais stock e se decide contratar mais colegas de equipa, rapidamente se apercebe que as folhas de cálculo não são suficientes. Chegou ao ponto de viragem em que já não consegue acompanhar o número de clientes que está a contratar.

O resultado? Manter um registo de quem alugou o que se torna um processo lento. Para se manter actualizado, precisa de um lugar para centralizar a forma como gere e controla o inventário de aluguer, para que possa obter actualizações de estado sempre que você e a sua equipa precisarem.

Obtenha uma visão de alto nível das suas encomendas de aluguer

Sem uma plataforma central para trabalhar, as equipas têm uma visibilidade limitada sobre o estado das suas encomendas e, portanto, dos seus produtos. Esta limitação torna-lhes difícil saber o que está em stock, identificar que equipamento precisa de ser embalado e lembrar quando os clientes irão devolver determinados artigos. É fácil perder tempo quando não se tem uma visão clara de cada fase.

Em Booqable, há um estatuto para cada etapa. O estatuto que se atribui a uma encomenda de aluguer influencia directamente o de um produto, que pode estar disponível, levantado, ou devolvido. Como tudo está ligado a uma plataforma, não importa se utiliza Booqable para criar encomendas manualmente, aceitar reservas através do seu website, ou ambos. Ao utilizar os estados, já não tem de se preocupar com reservas duplas, e uma grande parte do trabalho manual é automatizado.

Como tirar o máximo partido da Booqable

Como provavelmente sabe, as suas encomendas Booqable têm uma duração de aluguer específica, quer definida por si, quer por um cliente que efectuou a reserva online. Quando atribui um estatuto a essas encomendas, desencadeia acções tais como reservar produtos para essa duração, verificá-los, e marcá-los como devolvidos. Vamos cobrir algumas das formas como pode utilizar a Booqable para fazer do planeamento uma brisa.

Passo 1: Criar uma nova ordem de aluguer

Acabou de criar uma nova ordem de aluguer e começou com uma tábua limpa. Neste estado, a reserva não tem um número e não aparece na sua visão geral. Surge alguma coisa enquanto se fazem alterações? Precisa de verificar a disponibilidade no seu calendário, por exemplo? Pode sempre voltar à ordem que criou clicando no botão ‘nova ordem’ e continuar onde parou.

Passo 2: Salvar como um conceito

Fez alguns progressos, mas ainda não está lá? Talvez esteja à espera que o seu cliente dê o sinal de partida. A poupança como um conceito atribui um número à sua reserva, para que possa fazer as alterações finais numa fase posterior. Tenha em mente que a acção não reserva nenhum produto que possa ter acrescentado. Isso é algo que o próximo estatuto faz.

Pro-tip: Com a disponibilidade em linha desactivada, as reservas em linha entram como conceitos. Perfeito para quando pretende que os clientes solicitem cotações, quando necessita de tempo para encomendar mais stock ou pretende confirmar com uma empresa de subarrendamento.

Passo 3: Reserve os seus produtos de aluguer

Agora estamos a chegar a algum lado. Uma vez obtida a confirmação, e sabendo quando o cliente quer alugar o seu equipamento, está na altura de fazer “reserva”. A Booqable reserva agora todos os produtos dessa encomenda para o período de aluguer especificado, tornando-os indisponíveis para outras reservas com um período de tempo sobreposto.

Pro-tip: Quer aceitar pagamentos em linha no checkout? Ao permitir pagamentos em linha, a Booqable reservará automaticamente os produtos e marcará a encomenda como paga quando a reserva chegar através do seu website.

Passo 4: Marcar itens como capturados

Clicando em ‘pick up’ está a forma de tratar as caixas de equipamento em Booqable. Pode marcar parcialmente as encomendas como recolhidas, o que é útil quando não distribui todos os seus produtos de uma só vez. Se precisar de uma forma de ver o que está para vir para poder embalar o seu equipamento a tempo, certifique-se de verificar o seu painel de instrumentos para as tarefas de hoje e de amanhã. É também uma excelente maneira para si e para a sua equipa começarem o seu dia de trabalho.

Passo 5: Marcar itens como devolvidos

Quando tiver tratado com sucesso uma devolução, e todos os produtos passarem na inspecção, é altura de marcar o seu equipamento alugado como “devolvido” e verificar novamente os artigos. Tal como no estado anterior, as encomendas podem ser parcialmente marcadas como “devolvidas”. Perfeito quando falta algo, e nem todos os artigos voltam ao mesmo tempo.

Pro-tip: O seu cliente pagou um depósito de segurança? Ao marcar a encomenda como devolvida, não se esqueça de reembolsar a caução de danos se todo o equipamento passar a inspecção. O cliente não recebeu o seu depósito de volta? Pode marcar isto, reembolsando-lhes um montante de zero.

Passo 6: Arquive as suas encomendas

Chegámos ao fim do ciclo de aluguer. Tudo foi devolvido, e não há mais acções administrativas necessárias. Assegure-se de arquivar as suas encomendas de aluguer para declinar a sua vista de calendário, e de esconder estas reservas na sua lista de encomendas.

Os estados dão-lhe paz de espírito

Não importa em que indústria de aluguer se encontra, saber como utilizar os estados das encomendas permite-lhe tirar o máximo partido da Booqable. Ao utilizá-los, pode ver rapidamente o que se passa e identificar quais as reservas que precisam da sua atenção. Uma vez que as encomendas e o inventário estão ligados, é quase impossível cometer erros. A partir de agora, as reservas duplas são, tal como as folhas de cálculo, coisas do passado.