Os formulários de checkout de equipamento são utilizados por organizações e instituições de ensino para acompanhar o movimento de bens. Estes formulários, também conhecidos como fichas de saída do equipamento, incluem normalmente informações como o membro do pessoal que verifica o equipamento, as identificações dos bens, e os danos comunicados.
Muitas organizações, bem como universidades, utilizam formulários de checkout de equipamento para evitar a perda e roubo de bens valiosos da empresa. E como estes formulários servem muitas vezes como um acordo, encorajam a utilização adequada dos recursos da empresa e fornecem uma base legal.
Contudo, a maioria das organizações ainda tende a confiar em documentos impressos e fluxos de trabalho em papel. Isto é uma pena, uma vez que a eficiência do processo de checkout determina em grande parte a relação custo-eficácia da operação de gestão do equipamento. As folhas de sinalização do equipamento impresso podem atrasar o seu processo de saída, o que mantém os funcionários ou estudantes à espera, e pode resultar rapidamente em pilhas de papelada.
Este artigo discutirá brevemente as razões pelas quais as organizações utilizam formulários de checkout de equipamento, os elementos que devem incluir, e a tecnologia que pode utilizar para acelerar o processo de checkout do seu equipamento.
Quando é que as organizações devem utilizar formulários de checkout de equipamento?
Em muitas organizações, os empregados utilizam o equipamento da empresa no seu trabalho diário. Podem estar a testar equipamento de demonstração, ou utilizar electrónica (por exemplo, computadores portáteis e tablets) e ferramentas (por exemplo, ferramentas eléctricas e maquinaria). Além disso, muitas universidades emprestam equipamento a estudantes para projectos e trabalhos. Em qualquer destes casos, um formulário de checkout pode apoiar as organizações no rastreio da utilização, localização e estado dos bens da empresa e prevenir perdas e roubos devido a uma má gestão do equipamento. Estas são algumas das vantagens da utilização de fichas de saída do equipamento:
- Manter o registo do movimento do equipamento para prevenir a perda e roubo, e para programar mais eficazmente para aumentar a utilização.
- Enfatizar a responsabilidade dos funcionários ou estudantes no manuseamento adequado do equipamento da empresa.
- Rastrear o estado dos bens e incentivar a manutenção adequada e regular do equipamento.
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Que dados estão incluídos num formulário de checkout de equipamento?
Quer a sua organização utilize folhas de saída impressas ou digitais, um bom formulário de saída deve consistir em detalhes sobre o equipamento, o funcionário/estudante que emprestou o equipamento, uma data de devolução, e termos e condições que se aplicam à utilização dos bens da empresa.
1. IDs de equipamento
Os formulários de checkout do equipamento devem incluir um meio de identificar o equipamento. Por exemplo, IDs de bens ou códigos de barras (pode acelerar o processo de checkout utilizando um leitor de códigos de barras). Além disso, certifique-se de incluir as quantidades que está a verificar, tanto para equipamento como para quaisquer acessórios. Na Booqable, distinguimos diferentes tipos de equipamento em inventário rastreável e a granel. Mais sobre estes tipos de rastreamento aqui.
2. Detalhes do empregado/estudante
Anote o nome completo, número de funcionário/estudante, e informação de contacto. A pessoa deve também concordar com os termos e condições, assinando o formulário de checkout do equipamento. Programas de software como o Booqable apoiam assinaturas electrónicas, o que reduz o tempo gasto em papelada.
3. Datas de devolução
Seja específico sobre quando é que o equipamento deve ser devolvido, e em que local. A menção de uma data e hora acordadas também beneficiará os seus esforços de agendamento do equipamento, o que acabará por maximizar a utilização dos seus bens.
4. Prejuízos
Fazer anotações detalhadas de quaisquer danos antes de verificar o equipamento. O mesmo se aplica às devoluções; certifique-se de que o estado dos bens satisfaz as suas normas de inspecção. Se necessário, tirar fotografias para que possa manter os funcionários ou estudantes responsáveis pelos danos.
5. Termos e condições
Incluir (ou referir-se a) os seus termos e condições na folha de assinatura do seu equipamento. Descreva quem é o proprietário do equipamento e forneça as suas apólices de danos, perda e roubo.
Ferramentas para agilizar o processo de checkout do seu equipamento
Manter um registo dos bens da empresa utilizando caneta e papel pode resultar rapidamente em pilhas de papelada e procedimentos de checkout ineficientes. Construímos a Booqable para ajudar as organizações a racionalizar os processos de equipamento deslocando as suas operações para um espaço de trabalho digital. Como resultado, o pessoal pode verificar o equipamento de forma mais eficiente, sem demasiadas acções manuais. Além disso, podem também criar contratos digitais, semelhantes às folhas de assinatura, e ter estes assinados digitalmente. Os gestores de equipamento podem dedicar menos tempo à administração e à localização online do equipamento da empresa.
Deseja descobrir como a sua organização pode gerir o equipamento de forma mais eficaz? Contacte a nossa equipa de vendas para saber mais.
