Uma das maiores coisas que acrescenta tempo à gestão de um negócio de aluguer ou de uma sala de equipamento é a falta de organização. Se o seu equipamento não estiver organizado, passa mais tempo à procura dele, aumenta as perdas, e desperdiça dinheiro. Então, o que pode fazer para manter o seu equipamento sob controlo e assegurar que a sua operação decorra da melhor forma possível e que não perca tempo?
Bem, há várias coisas que as salas de equipamento de sucesso fazem para manter o seu inventário organizado, desde ser inteligente com etiquetas até ser vigilante, montar kits, utilizar software de gestão de equipamento, e não ter medo de testar técnicas diferentes. Vamos explorar como pode implementar estas dicas e melhorar a forma como a sua organização gere o equipamento.
Como organizar a sua sala de equipamento
Quer esteja apenas a iniciar o seu negócio de aluguer ou sala de equipamento ou já esteja estabelecido há algum tempo, nunca é demasiado cedo para se organizar. É uma das coisas mais fáceis de ignorar, e à medida que a quantidade do seu equipamento aumenta, os problemas agravam-se. Por isso, é melhor começar a gerir o seu equipamento cedo, pois pode ser um obstáculo ao crescimento.
1. Rotular tudo
Pode ser difícil encontrar coisas quando não se sabe onde elas estão, e não se tem direcções para o ajudar. É aqui que os rótulos tornam o seu trabalho mais fácil. Se rotular todos os seus produtos, organizá-los em categorias, e rotular as suas prateleiras, de repente descobrirá que é muito mais fácil encontrar tudo. Ao fazer isto, vai sentir-se mais organizado porque tudo tem o seu lugar.
É muito mais fácil de referir e agarrar equipamento quando se tem um guia para onde o encontrar. Isto ajuda-o a saber onde está tudo e a que o pessoal ou estudantes encontrem rapidamente o que precisam. Também reduz o tempo de espera para as pessoas recolherem o equipamento porque não é necessário procurar por muito tempo. Também pode acrescentar a sua própria marca, para que todos saibam de onde é.
2. Organizar equipamento todos os dias
Todos detestam equipamento de organização, mas rapidamente se acumula, deixando-o com muito para arrumar. Muitas vezes pode ser difícil obter a motivação para organizar tudo quando há tanto para fazer. Se passar um pouco de tempo extra após a devolução do equipamento para o colocar de volta, poderá sempre ficar a par da organização do seu inventário. Acabaram-se as noites de sexta-feira passadas a arrumar tudo.
Isto não só lhe dará paz de espírito, sabendo que tudo está no seu lugar, como também facilitará as tarefas diárias. Quando alguém vem buscar o equipamento, não tem de mergulhar na sua pilha de devoluções, e pode rapidamente apanhá-lo da sua prateleira - melhorando a sua eficiência e permitindo-lhe passar muito menos tempo a servir cada cliente, estudante, ou outro.
3. Criar kits pré-montados
Uma das tarefas mais dolorosas ao gerir uma sala de equipamento é agarrar todos os itens que um cliente reservou. É possível reduzir isto completamente através da pré-montagem de kits de produtos que são normalmente alugados em conjunto. Depois, tudo o que precisa de fazer é ir à prateleira e pegar no kit, em vez de correr pela sua sala de equipamento a tentar encontrar tudo nas suas folhas de embalagem.
Isto também torna o inventário muito mais fácil de gerir, uma vez que não terá de pedir emprestado produtos de outros locais. Pode acrescentar a isto armazenando artigos a granel soltos como cabos em pequenas caixas rotuladas para que possa agarrá-los rapidamente quando necessário, em vez de os encaminhar através de um contentor. Isto poupa tempo precioso e assegura que tudo na sua sala de equipamento é gerido e organizado.
4. Utilizar software de gestão de equipamento
Muitas empresas de aluguer e salas de equipamento são as que mais lutam para manter um registo do seu inventário e saber onde ele está. O software de gestão de equipamento permite-lhe seguir o que está disponível, o que é alugado, e quem tem o seu equipamento. Isto torna incrivelmente fácil referenciar e conhecer rapidamente o estado actual de todos os seus produtos.
Além disso, a maioria do software de gestão de equipamento, como o Booqable, permitir-lhe-á rastrear produtos com códigos de barras e códigos QR. Estes podem ser digitalizados quando o equipamento é verificado dentro e fora para aumentar a precisão e reduzir as perdas. Também ajuda a eliminar os erros humanos, pois saberá sempre se apanhou ou não o equipamento certo para uma reserva.
5. Testar diferentes técnicas
Nem todas as formas de gerir o equipamento funcionarão bem em todos os negócios, por isso deve encontrar o que melhor se adequa ao seu. As suas estratégias de organização devem também ser adaptáveis porque, em alguns dias, terá mais tempo do que outros. Por exemplo, tirar o tempo extra para colocar o equipamento no local certo pode funcionar bem num dia médio, mas quando se está ocupado, pode ser menos eficaz.
Também pode não ser vantajoso para cada pessoa da sua equipa aprender onde tudo está. Pode decidir que ter uma pessoa que conhece a sua sala de equipamento do avesso é a melhor opção, especialmente se trabalhar com uma equipa maior. Ter uma pessoa para perguntas sobre onde está o stock pode racionalizar o processo e reduzir o tempo gasto na procura da prateleira certa.
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Manter a sua sala de equipamento organizada
Esperamos que estas dicas lhe tenham dado alguma informação útil que possa implementar no seu negócio de aluguer ou na sua sala de equipamento. É essencial para acompanhar a organização, e ajudará a sua gestão a funcionar mais facilmente a longo prazo. Não só poupará tempo, como também evitará erros e perdas, manterá os clientes satisfeitos, e reduzirá os custos de funcionamento.
