A maioria das grandes empresas têm pequenas equipas que utilizam equipamento para realizar tarefas durante o dia de trabalho. Quer seja equipamento para filmar vídeos, mobiliário para eventos, ou mesmo veículos. Há muito equipamento partilhado internamente dentro de uma empresa, e precisa de ser gerido. É por isso que o software de aluguer é a solução perfeita para a gestão interna do equipamento.
Durante muito tempo, as empresas operaram com caneta e papel, folhas de cálculo e software ultrapassado, e estes podem ser bons. No entanto, deixam muito espaço para erros e podem muitas vezes confundir outros funcionários e departamentos. Portanto, é melhor ter uma solução que seja fácil de usar e acessível enquanto automatiza tarefas que consomem tempo.
Pode fazer sentido optar por software concebido especificamente para a gestão de activos internos, mas muitas vezes faltar-lhe-á. Por outro lado, o software de aluguer atende a uma gama mais vasta de necessidades empresariais e é mais flexível na adaptação às necessidades individuais. Isto abre às empresas um leque mais vasto de possibilidades e ajuda a racionalizar os fluxos de trabalho diários.
Vejamos os benefícios de utilizar o aluguer para a gestão interna do equipamento.
Os benefícios do software de aluguer para gestão interna do equipamento
1. Saiba o que tem e onde está
Pode ser difícil obter uma visão geral quando se está a gerir uma quantidade considerável de equipamento. Com o tempo o seu inventário aumenta, e se não tiver um sistema centralizado, manter um registo de tudo pode ser um desafio. É especialmente vital ter isto em funcionamento porque precisa de conhecer o valor do seu equipamento. É provavelmente mais elevado do que imagina.
Uma vez que se saiba que equipamento se tem, é mais fácil saber onde está. Tratar o empréstimo de equipamento como se fosse um aluguer dá-lhe uma visão geral hermética de que equipamento está disponível, onde está o seu equipamento, e quem o tem. Além disso, isto permite-lhe saber com que frequência o equipamento é utilizado, quem o utiliza mais, e quando é mais provável que seja utilizado para que possa planear.
2. Reduzir o erro humano
Muitas vezes, quando várias pessoas utilizam o mesmo equipamento e o registam em papel ou com folhas de cálculo, pode ser difícil manter um registo. Isto leva a que as pessoas tenham equipamento quando outra pessoa precisa dele, equipamento que desaparece temporariamente, ou mesmo equipamento que se danifica. Ter o seu inventário e checkouts num único local pode ajudar a resolver este problema.
Software de aluguer com um sistema de reservas que reserva automaticamente o equipamento e lhe permite encontrá-lo reduz rapidamente os erros humanos. Não só ajuda a manter tudo organizado, como também ajuda a minimizar a confusão e leva a um planeamento mais eficaz. Nunca mais um colega terá o equipamento de que necessitava para um projecto planeado com muita antecedência.
3. Aumentar a responsabilidade
Outro benefício de ver quem tem o seu equipamento e onde ele está é uma maior responsabilização. Isto é óptimo para garantir que as pessoas devolvem o equipamento a tempo, para localizar quem teve o equipamento por último, e para manter uma ordem adequada. Sem responsabilização, a hipótese de perda, dano e roubo é muito maior, uma vez que não se pode rastreá-lo definitivamente.
Além disso, também o ajudará a abordar questões subjacentes. Pode ajudá-lo a encontrar quaisquer problemas dentro da sua equipa. Por exemplo, se o dano for causado por um funcionário que não tenha recebido a formação adequada. Nesse caso, sabe que deve rever o seu processo de formação para evitar que acidentes e aborrecimentos como este aconteçam no futuro.
4. Gastar menos em equipamento
As empresas tentam garantir que têm o equipamento certo disponível, simplesmente comprando mais equipamento. No entanto, isto é frequentemente ineficiente e um desperdício de fundos. É possível rastrear informações precisas sobre que equipamento é mais utilizado, como é utilizado, e encontrar a solução mais eficaz - poupando-lhe tempo e dinheiro a longo prazo.
Isto também lhe permite tomar decisões de compra mais inteligentes no futuro. Por exemplo, o seu equipamento necessitará sem dúvida de ser substituído ou melhorado ao longo do tempo. Vai querer saber que produtos são os melhores a utilizar. Ao acompanhar a utilização e as falhas de equipamento, poderá tomar uma decisão informada sobre a melhor marca e equipamento a adquirir quando chegar a altura.
5. Acesso a partir de qualquer lugar
A marca de uma solução de software verdadeiramente grande é a sua facilidade de utilização e acessibilidade. É necessário poder aceder-lhe a partir de onde quer que se esteja, e o software de aluguer baseado na nuvem fornece essa solução. Cada membro da sua equipa pode aceder a ela a partir dos seus dispositivos, quer esteja ligado a um navegador de secretária ou a um dispositivo móvel como um smartphone.
Ter acesso a múltiplos dispositivos também lhe abre a possibilidade de melhores fluxos de trabalho. Por exemplo, pode usar o seu telefone para digitalizar cartões de identificação de funcionários ou códigos QR em equipamentos. Isto permite-lhe verificar com precisão o equipamento e ajuda a manter um registo preciso de quem e o que é utilizado. Entretanto, ter acesso a qualquer computador elimina a responsabilidade de uma única pessoa.
6. Ligar a outros sistemas
Finalmente, uma das maiores coisas que precisa do seu software de gestão de inventário é uma API robusta que lhe permita ligá-la ao outro software que utiliza. Isto abre ainda mais as possibilidades do seu espaço de trabalho interligado. Pode retirar a informação de que necessita e passá-la para outro software que a sua equipa utiliza internamente.
Isto também lhe permite construir aplicações e fluxos de trabalho por medida para se adequar às necessidades da sua empresa. Por exemplo, o seu equipamento pode ser guardado em cacifos que requerem uma combinação de código de acesso. Ao receber a informação da caixa, pode enviar automaticamente a senha para o utilizador final e fazer com que o seu sistema seja actualizado para reflectir que o equipamento foi levantado.
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Como a Booqable pode ajudá-lo a gerir o equipamento internamente
O software de aluguer da Booqable pode fornecer-lhe toda esta funcionalidade e muito mais. Mantenha um inventário centralizado de todo o seu equipamento, agende checkouts, identifique padrões de utilização, gira o seu inventário a partir do seu telefone, e permita que os membros da equipa assumam a responsabilidade de verificar o seu próprio equipamento. Poupar-lhe tanto dinheiro como tempo.
