Levante a mão se achar que a localização do equipamento é difícil. Sem as ferramentas certas, acções como o agendamento de aluguer de equipamento transformam-se em bloqueios de estrada de produtividade - e muitas vezes atrasam-no. Para não mencionar que as apostas são elevadas quando se trata de rastrear os seus valiosos investimentos. A coordenação de todos os seus bens requer acesso directo a informações sobre a necessidade de conhecer o equipamento alugado. E obter estes dados é mais fácil de dizer do que de fazer.
Quando depende de caneta e papel ou de uma simples folha de cálculo para localizar informações sobre o seu equipamento alugado, fica vulnerável. As ferramentas tradicionais podem levar a erros manuais, ineficiências, custos mais elevados e, na pior das hipóteses, perda de equipamento. Neste post, mostrar-lhe-emos algumas tácticas que empresas de todo o mundo utilizam para localizar o equipamento alugado e tornar o seu trabalho diário um pouco menos stressante.
Métodos de rastreio que pode usar hoje
Antes de saltar para organizar os seus bens, saiba que tem escolhas em torno da forma de localizar o equipamento alugado. Já partilhámos formas de montar o seu inventário de aluguer, desde a criação de uma base de dados de produtos até à etiquetagem dos seus bens. Tudo isto começa com uma instalação adequada no seu sistema de gestão de equipamento.
Na Booqable, normalmente separamos cada produto em dois tipos de rastreio, cada um comportando-se de forma diferente no software. Os métodos de rastreio são uma das principais características da Booqable e a melhor forma de gerir diversos tipos de bens. Ao estabelecer o seu inventário, pode dividir o equipamento em trackable e bulk. Vejamos as vantagens de cada método:
- Quando selecciona trackable*, separa cada equipamento através de um identificador único. É o método mais preciso de rastrear equipamento em movimento, que cria um histórico pesquisável para cada item de stock individual. Como resultado, pode ver onde está cada bem, e com quem - e obter uma visão granular da utilização, relatórios, e historial de encomendas de cada item de stock individual.
- Com a opção bulk*, não se mergulha tão fundo. Este método de rastreio permite-lhe lidar com volumes maiores de forma mais eficiente do que com itens rastreáveis. Como se limita a controlar as quantidades à mão, não tem de especificar quais os artigos em stock que fornece. Assim, obtém informações menos detalhadas sobre a utilização e o desempenho de um item em stock, mas podem poupar aos seus empregados uma tonelada de esforço ao programarem o equipamento.
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Como se escolhem os identificadores certos?
Em poucas palavras, o que funcionar melhor para si e para a sua equipa. Muitas empresas utilizam números de série ou códigos de barras para identificar itens rastreáveis, mas honestamente, qualquer coisa que seja clara funciona. É comum ver identificadores curtos e legíveis quando os utilizadores adoptam a Booqable. Recomendamos que se acrescentem também prefixos lógicos para ter mais espaço para informação relevante. As iniciais da empresa de um subarrendamento, por exemplo. Ou simplesmente uma abreviatura do nome do modelo para que todos na sua organização o possam identificar num relance.
Programar equipamento com disponibilidade ao vivo
A dada altura, durante o seu dia de trabalho, terá de agendar equipamento. Talvez tenha recebido uma chamada telefónica, e está na hora de verificar a disponibilidade. Ou precisa de confirmar ou recusar um pedido. Quando os planeadores podem gerir melhor a disponibilidade, reduzem o trabalho de adivinhação e planeiam com mais precisão.
Em Booqable, a programação do equipamento é visual. Isto significa que se vê um indicador que lhe diz se um produto está ou não disponível em tempo real. É uma funcionalidade útil que lhe permite reservar equipamento com um punhado de cliques, sem ter de se preocupar com overbooking. Vamos decompor a forma de agendar equipamento em cinco passos simples:
- Abra o seu espaço de trabalho Booqable e clique no botão Nova encomenda de aluguer* para iniciar o processo.
- Escolha a pessoa que vai alugar o equipamento, ou acrescentar um novo cliente*.
- A seguir, selecione o período de aluguer* para a encomenda em particular.
- Escolha o equipamento que deseja programar, defina as quantidades certas e especifique os artigos em stock para produtos rastreáveis (opcional, também pode fazê-lo mais tarde).
- Finalmente, defina o estado para Reservado, e o equipamento será automaticamente reservado para o período de aluguer.
Não é necessário especificar imediatamente o stock rastreável. A vantagem de o fazer mais tarde é que pode aumentar a utilização e reduzir as lacunas no seu calendário. Imagine que ainda não tem a certeza de qual o item que deseja programar. Antes de escolher um identificador, poderá lançar o seu calendário para encontrar um bem subutilizado. Ou poderia planear os seus bens em stock de forma a optimizar a utilização.
Tomemos o exemplo abaixo. Digamos que um cliente quer alugar um KineFinety TERRA 4K de 14 de Dezembro a 20 de Dezembro. Se tivesse especificado #022 em vez de #009 para a encomenda do dia 15, este último estaria disponível para esse pedido. Agora, o #009 não está disponível para todo o período de aluguer, apesar de estar planeado para uma curta duração. Ao programar o seu equipamento com a optimização em mente, obterá o maior valor dos seus bens.
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Ganhe controlo sobre o seu equipamento alugado
É provável que o seu dia-a-dia seja algo parecido com isto. Precisa de programar o equipamento, dar stock aos clientes, e levar o equipamento de volta. Coordenar todos estes movimentos é complicado, e muitas vezes leva a erros manuais. Estes erros evitáveis tornam-se frustrantes e muitas vezes causam situações de stress.
Em Booqable, os estados tornam simples ganhar controlo sobre o seu equipamento alugado. Se os estiver a utilizar correctamente, saberá sempre se um bem está em stock, fora com um cliente, ou devolvido em segurança ao seu armazém. A Booqable tem um par de estatutos que permitem a todos na sua empresa saber o que se passa.
Pode defini-los para Conceito, Reservado, Pick Up, ou Retornado*. Antes de encerrarmos este posto, aqui ficam algumas orientações sobre qual o estatuto a utilizar quando:
- Conceito*: Salvar encomendas como conceitos se ainda não quiser reservar nenhum equipamento. Talvez esteja à espera da aprovação final por parte do cliente. Ou quer continuar o seu trabalho mais tarde.
- Reservado*: O cliente deu a autorização. Todo o equipamento programado é reservado para o período de aluguer, o que evita reservas duplas e outros erros manuais.
- Pick Up*: O cliente levantou o equipamento. Pode marcar as encomendas como levantadas, seleccionando os produtos (e artigos em stock) que está a dar. Se ainda não especificou quaisquer artigos em stock, agora é a altura certa. Mais uma vez, isto protege a sua equipa de cometer erros.
- Retornados*: O cliente devolveu o equipamento. Alguns ou todos os produtos são marcados como devolvidos, e estão novamente disponíveis para marcação.
- Cancelado*: Talvez um cliente tenha retirado um pedido, ou talvez queira começar de novo. É aí que se cancela um pedido. Tenha em mente que só os pode cancelar na fase de conceito ou reservada.
- Arquivado*: A encomenda passou por todas as fases. Pode arquivar uma encomenda se o equipamento estiver de volta ao seu armazém, e não são necessárias mais acções administrativas. A principal razão para arquivar encomendas é para limpar a sua lista de encomendas e a vista do calendário.
Também pode fazer tudo isto na sua empresa
Sem as ferramentas certas, muitos dos gestores de equipamento de trabalho supervisionam - a programação, o seguimento e a gestão do equipamento - são propensos a erros manuais. A vantagem de trazer estes fluxos de trabalho para a Booqable é que dá aos seus empregados acesso a informações em tempo real sobre os seus bens. Isto significa menos adivinhações, menos ineficiências, e custos mais baixos. Pronto para tentar mover os seus processos de gestão de aluguer para a Booqable? (https://signup.booqable.com/), e escolha o plano que melhor se adapta às suas necessidades de gestão de equipamento.
