Sejamos honestos: a colagem de cópias é entediante e demorada. Assim como outras formas de transferência de dados, tais como a exportação de ficheiros CSV e a sua importação noutra aplicação. Se o fizer várias vezes por dia ou por semana, é altura de automatizar as coisas.
Quer o saiba ou não, é provável que já tenha automatizado algo. Recebe notificações push antes dos eventos do calendário? Ou alertas de texto quando está prestes a receber um pacote? Ou que tal aquele lembrete por e-mail para uma próxima reunião? Tudo isto é automatização.
Todos sabemos que a automatização nos poupa tempo e reduz o número de tarefas repetitivas durante o nosso dia de trabalho. Mas se é novo na sua construção, pode pensar que é demasiado técnico e desafiante para se instalar. Felizmente, há o Zapier.
Neste artigo, estamos a partilhar alguns Zaps populares que os proprietários de empresas de aluguer utilizam para ligar as suas aplicações favoritas e automatizar tarefas repetitivas. Vamos dar uma vista de olhos.
O que é Zapier?
Zapier é uma ferramenta de automatização que liga as aplicações e serviços que utiliza para gerir o seu negócio de aluguer. Zaps (fluxos de trabalho automatizados) movem automaticamente dados entre mais de 3.000 aplicações web diferentes. O melhor de tudo é que não é necessário código para começar a criar os seus próprios fluxos de trabalho automatizados. É fácil de utilizar por qualquer pessoa.
Em Zapier, cada Zap consiste de um gatilho e uma ou mais acções. É semelhante a um simples quadro “Se isto, então aquilo”. Quando se coloca o Zap ao vivo, os passos da acção decorrerão sempre que o evento de disparo acontecer. Vamos ver como Zapier o explica: 
Quando inicialmente cria o seu gatilho Zap, Zapier tenta encontrar alguns dados na sua aplicação de gatilho. Esta amostra de dados pode então ser usada como dados de teste ao configurar a etapa de acção mais tarde. Desta forma, sabe que a automatização funciona antes de ligar o seu Zap.
Nota: Zapier tem um plano gratuito que lhe permite criar até cinco Zaps e automatizar até 100 tarefas por mês. Para algumas aplicações (e mais Zaps e tarefas), necessitará de uma subscrição paga para utilizar Zapier com Booqable.
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O nosso Zapier favorito - Integrações Booqable
Vamos analisar cinco formas fáceis de usar Zapier e Booqable para automatizar algumas das suas tarefas diárias, incluindo o envio de dados em células de folha de cálculo, a adição de clientes à sua lista de emails, e a adição de encomendas reservadas ao seu Calendário Google.
1. Encomendas pagas (ou reservadas) Booqable a uma folha de cálculo do Google Sheets
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Hoje em dia há uma aplicação para tudo. Mas, por vezes, tudo o que realmente se precisa é de uma folha de cálculo para realizar alguma análise básica (ou avançada).
Google Sheets e Excel vêm com filtros, fórmulas e formatação condicional, tornando-os as ferramentas perfeitas para a análise e peneiramento de grandes quantidades de dados. Ao registar informação da Booqable numa folha de cálculo, pode obter conhecimentos mais profundos a partir da análise dos dados da sua encomenda.
Enquanto que pode exportar manualmente as suas encomendas Booqable para CSV ou Excel, Zapier permite-lhe encaminhar automaticamente todos os seus dados de encomenda para uma folha de cálculo do Google Sheets. O Zap certifica-se de que os seus dados estão imediatamente disponíveis, sem qualquer trabalho manual.
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2. Adicione novos clientes à sua lista de marketing por e-mail
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Quando um cliente aluga algo, pode querer encorajá-lo a voltar no futuro. A forma mais popular de o fazer é adicionando-os à sua lista de marketing por correio electrónico e mantendo-os actualizados com boletins informativos e outras campanhas de gotejamento.
Se quiser ser criativo, pode segmentar os seus clientes com base nos produtos que alugaram ou em quanto rendimento geraram. Poderá então utilizar estes dados para segmentar a sua lista de emails e personalizar os seus emails de marketing para enviar a mensagem mais relevante.
Zapier conecta-se com dezenas de ferramentas de marketing por correio electrónico e de automatização de marketing, incluindo
- ActiveCampaign
- Mailchimp
- Sendinblue
- Piloto Automático
- ConvertKit
Quando as pessoas colocam uma reserva, pode automaticamente adicionar o seu endereço de correio electrónico à lista da sua escolha na sua aplicação de automatização de marketing preferida.
Nota: Também pode utilizar este fluxo de trabalho para ligar a Booqable ao software CRM. Zapier integra-se com HubSpot, Salesforce, Pipedrive, e muitos outros.
3. Criar um evento Google Calendar para encomendas reservadas da Booqable
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O Google Calendar permite-lhe manter o controlo da sua agenda, partilhar eventos com colegas e amigos, e receber notificações para os próximos eventos. Ao ligar o seu calendário através do Zapier, pode adicionar sem problemas pedidos reservados da Booqable ao seu Calendário Google.
Por defeito, os eventos do calendário do Google têm um nome, data e hora, mas há muito mais do que isso que pode acrescentar. Há o número de encomenda em Booqable, nome do cliente, itens da linha, detalhes de preços, e muito mais. Também é possível criar eventos em calendários partilhados, o que significa que também pode facilmente manter os seus colegas de trabalho a par.
4. Crie facturas no seu software de contabilidade para novas encomendas da Booqable
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Se estiver a utilizar uma aplicação de contabilidade separada juntamente com a Booqable, poderá precisar de uma forma de criar facturas assim que receber uma nova reserva. Ao fazer um Zap para isto, não terá de gerar cada factura por si próprio.
Embora a Booqable ofereça várias características contabilísticas para empresas de aluguer, tais como cotações, contratos, facturas e relatórios de receitas, pode já estar a contar com um software de contabilidade dedicado. Nesse caso, pode utilizar Zapier para auto-gerar facturas em QuickBooks Online, Xero, Freshbooks, e outras aplicações de contabilidade.
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5. Envie um resumo diário das encomendas de hoje da Booqable para o seu endereço Gmail
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Se desejar receber um resumo diário das suas encomendas Booqable por correio electrónico, pode utilizar um Zap para enfileirar as suas encomendas reservadas e enviá-las para o seu endereço Gmail.
Em vez de ter uma corrida Zap para cada evento ao longo do dia, pode desencadeá-los uma vez por dia, semana ou mês a uma hora específica. Perfeito se quiser um resumo rápido das recolhas de hoje durante o seu café da manhã.
Saiba mais sobre Digest by Zapier aqui.
Quaisquer que sejam os sistemas que utilize para gerir o seu negócio de aluguer, Zapier pode fazer a ponte entre a Booqable e algumas das suas aplicações web favoritas. Crie uma conta Zapier e explore como pode criar uma automatização que poupa tempo para a sua operação de aluguer.
