O Departamento de Figurinos da prestigiada Universidade de Artes Teatrais de Amesterdão, conhecida pelas suas contribuições para as artes do espetáculo, desempenha um papel crucial no apoio não só aos seus próprios alunos, mas também ao Ballet Nacional e à Escola de Cinema. Com mais de 9000 figurinos no seu inventário, o departamento fornece peças de guarda-roupa essenciais para uma vasta gama de espectáculos e projectos nestas instituições. A gestão de uma coleção tão extensa e diversificada apresenta desafios significativos, levando o departamento a adotar o Booqable, um software de gestão de alugueres que melhorou drasticamente as suas operações nos últimos quatro anos.
Do trabalho manual à eficiência digital
Antes de adotar a Booqable, o Departamento de Trajes dependia de uma combinação de registos manuais e de soluções de aluguer de equipamento de curta duração. Esta abordagem era morosa, propensa a erros e insustentável, dado o extenso inventário do departamento. A Booqable ofereceu uma atualização muito necessária, fornecendo um sistema centralizado que podia lidar com as suas necessidades complexas.
Utilizando os códigos de barras Booqable à sua maneira
Uma das caraterísticas de destaque da Booqable para o Departamento de Trajes tem sido o seu sistema de códigos de barras. Os códigos de barras são cosidos em cada traje, permitindo ao pessoal digitalizar rapidamente os artigos quando são emprestados ou devolvidos. Este sistema não só acelerou o processo, como também reduziu os erros no rastreio dos trajes que saíram e de quem os tem. O departamento até utiliza a aplicação móvel da Booqable para ler os códigos de barras em movimento, garantindo que os artigos perdidos podem ser identificados e devolvidos ao inventário de forma eficiente.
Utilização de etiquetas para categorizar encomendas
O departamento considerou a funcionalidade de etiquetas da Booqable útil para organizar encomendas de diferentes departamentos da universidade, como a Escola de Cinema e o Ballet Nacional. Isto facilitou o acompanhamento da utilização e do inventário dos fatos em vários projectos e departamentos. Além disso, a escola de teatro pode utilizar estas etiquetas de encomendas para gerar relatórios completos sobre as encomendas, fornecendo informações valiosas sobre a afetação de recursos e as necessidades específicas do departamento.
Também utilizaram a base de dados de clientes da Booqable para gerir eficazmente os sub-alugueres. Quando um aluno precisa de um fato que já está alugado, o pessoal pode aceder facilmente à base de dados para contactar o atual mutuário e coordenar uma devolução temporária ou uma transferência. Esta funcionalidade garante que os artigos de elevada procura podem ser partilhados entre os estudantes, facilitando as operações e uma melhor afetação de recursos entre diferentes projectos.
Simplificar o processo de aluguer
A Booqable foi um fator de mudança para o Departamento de Figurinos da Universidade de Artes Teatrais, transformando um processo outrora complicado numa operação simplificada. Com o seu sistema robusto de códigos de barras, funcionalidades personalizáveis e uma equipa de apoio atenta, o Booqable permitiu ao departamento gerir o seu vasto inventário com maior facilidade e precisão. À medida que o departamento continua a explorar e a utilizar mais funcionalidades do Booqable, é evidente que o software se tornou uma ferramenta indispensável nas suas operações diárias.
