Quando se serve clientes na indústria de aluguer de filmes, é essencial ser muito organizado e estar disponível a qualquer momento. Isto é algo que Ramy Eman aprendeu ao longo da última década com a Pro Screen Media. Há alguns anos, tornou os processos internos mais eficientes ao implementar o Booqable para ajudar na geração de orçamentos e na gestão de inventário.
Pro Screen Media
Em 2008, Ramy Eman foi co-fundador da Pro Screen Media em Doha, no Qatar, e geriu a empresa durante vários anos. Continua a fazer parte da equipa como consultor e está muito envolvido nas suas operações. Ramy e o seu parceiro de negócios queriam que a Pro Screen Media fosse o primeiro local a que alguém recorresse para obter uma equipa e equipamento de filmagem no Qatar, com apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana, para satisfazer as necessidades dos clientes.
A Pro Screen Media fornece tudo o que uma empresa de produção precisa para concluir um projeto no Qatar. Isto vai desde a equipa de filmagem, como operadores de câmara, eletricistas-chefes, técnicos de iluminação e assistentes de câmara, até ao equipamento, incluindo câmaras, luzes, punho (grips), monitores, microfones, gruas, carrinhos e drones, uma vez que são um fornecedor de serviços completos para produções.
Fadiga manual
Ao longo da última década, a Pro Screen mudou muito. A sua equipa, o seu inventário e a sua base de clientes evoluíram significativamente, levando a que as ineficiências nos seus processos viessem à tona. Desde o controlo do inventário até às reservas duplas, faltas e relatórios. Manter-se a par de tudo tornou-se stressante, levando ao cansaço dos membros da equipa.
Durante muito tempo, as cotações eram criadas manualmente, sendo cada item introduzido individualmente. Este processo tornou-se bastante moroso e levou a que se perdesse o controlo dos orçamentos. Tornou-se difícil saber que orçamentos estavam ativos e quais tinham sido enviados aos clientes anteriormente. Esta situação afetava a capacidade de controlar o inventário e garantir a disponibilidade de produtos suficientes.
Além disso, precisavam de ajuda para criar relatórios sobre a utilização e o uso do inventário. Isto levou a dificuldades em saber o que era alugado com mais frequência e, por conseguinte, quais as decisões de compra a tomar. Os dados que informam as decisões de compra são importantes para o crescimento das empresas de aluguer e, sem eles, as compras futuras tornam-se adivinhação com base na experiência da equipa.
As alegrias da eficiência
Em 2019, após uma década de atividade, a empresa tinha crescido ao ponto de beneficiar muito com melhorias de eficiência. Ramy começou a procurar uma solução de software que lhes permitisse gerir o seu inventário, criar orçamentos rapidamente e permitir que os clientes fizessem os seus pedidos online, o que o levou a encontrar o Booqable e a nunca mais olhar para trás.
Os membros da equipa podem agora elaborar rapidamente orçamentos para os clientes com um feedback imediato sobre a disponibilidade do inventário. Isto torna a gestão dos níveis de stock muito mais simples e equilibra-os com as necessidades dos clientes. Podem então enviar propostas claras e apelativas aos clientes para aprovação. Para além disso, o inventário está limpo e organizado.
Os relatórios da Booqable também facilitaram a obtenção de uma visão geral da utilização dos seus produtos e a criação de relatórios. Isto permitiu-lhes tomar decisões de compra muito mais informadas, de modo a poderem armazenar os produtos que têm procura e vender os que não têm. O facto de dispor de dados para apoiar as compras reduziu as despesas desnecessárias e aumentou a satisfação dos clientes.
Criar encomendas em tempo real
Graças ao Booqable, a equipa da Pro Screen Media pode criar encomendas em tempo real sem se preocupar se o stock está disponível. Também puderam tomar melhores decisões de compra relativamente a novos equipamentos e substituições. Isto permitiu-lhes crescer mais rapidamente sem terem de lidar com as dores que costumavam incomodá-los na década anterior.
Agora, querem expandir-se para uma equipa mais especializada e trabalhar com equipas em eventos ao vivo. Além disso, aguardam com expectativa o lançamento da aplicação móvel Android para poderem implementar a leitura de códigos de barras.
