A Family Party Rentals é uma pequena empresa com sede em San Leandro, Califórnia, administrada por um casal local que transformou sua própria experiência em um recurso comunitário. Depois de tentar planejar a primeira festa de aniversário de seus filhos durante a pandemia, eles ficaram surpresos com os requisitos mínimos de pedidos e as caras taxas de entrega que vinham com o aluguel de mesas e cadeiras. “Foi quando tivemos a ideia de criar o Family Party Rentals para ajudar outras pessoas a tornar as reuniões íntimas em casas e comunidades mais convenientes, acessíveis, divertidas e memoráveis.”
A empresa agora se concentra no aluguel de mesas, cadeiras e uma divertida máquina de algodão doce rosa choque chamada Cindy Lou. Seus principais clientes são famílias com crianças, bem como jovens profissionais que desejam realizar reuniões de 50 pessoas ou menos. Com apenas os dois administrando o negócio, Chuan e seu parceiro primeiro confiaram em planilhas do Excel e listagens do Yelp para lidar com as solicitações.
No entanto, rapidamente ficou claro que eles precisavam de algo melhor para acompanhar pedidos, faturas e contratos. Como Chuan explicou, “Booqable tornou o processo mais simples e simplificado. Também gostamos de poder desenvolver contratos e faturas rapidamente.” A mudança devolveu o tempo - uma redução de cerca de 30% no tempo necessário para concluir uma venda - e os ajudou a gerenciar seu software de aluguel de eventos e site de aluguel de eventos em um só lugar.
Rastreamento de estoque sem esforço com o calendário Booqable
Como uma equipe de duas pessoas, a Family Party Rentals precisa ser precisa sobre o que sai pela porta e quando volta. Antes, era fácil perder o controle dos itens. “O sistema de calendário também nos ajudou a rastrear os aluguéis”, compartilhou Chuan, observando que manter o estoque visível em um só lugar foi uma grande melhoria. Agora, quando uma consulta chega por telefone ou e-mail, a Family Party Rentals pode clicar imediatamente para abrir seu calendário de back-office Booqable e verificar a disponibilidade de cada produto.
O calendário mostra quais itens já estão reservados em datas específicas, para que eles possam confirmar imediatamente o que é possível para o cliente. Depois que o pedido é adicionado, o calendário reserva os itens, bloqueia-os para esse período de tempo e exibe a reserva junto com todos os outros aluguéis futuros. Isso torna mais simples para a equipe gerenciar vários pedidos ao mesmo tempo e ver sua programação definida com clareza, sem precisar verificar novamente as planilhas.
Aqui está o que essa abordagem alcança para eles:
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Sem reservas duplas, pois o calendário de back-end bloqueia as reservas.
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Os pedidos aparecem diretamente no calendário, facilitando a leitura da programação.
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As contagens de estoque permanecem precisas sem atualizações manuais.
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Cada reserva está conectada a um contrato para melhor manutenção de registros.
Ao manter tudo sincronizado, eles reduziram o tempo gasto verificando e verificando novamente os itens. Para uma empresa que vive de confiabilidade e pontualidade, fazer com que o calendário de back-end lide com o agendamento torna mais fácil se concentrar em chegar a tempo para seus clientes.
Geração de contratos de aluguel em um clique
Outro grande desafio antes da Booqable era conseguir que os acordos fossem assinados com rapidez e segurança. A “conversão de vendas” foi uma de suas principais dificuldades, porque coletar informações do cliente e criar contratos era desajeitado nas planilhas. Com o Booqable, a Chuan pode usar um modelo de contrato predefinido com seus termos de aluguel adicionados incorporados e enviá-lo da tela de pedidos com apenas alguns cliques.
O cliente recebe o e-mail com o contrato anexado e pode assiná-lo digitalmente ao retirar ou devolver os itens, seja no celular, tablet ou desktop. Uma vez assinada, a cópia final é salva automaticamente na seção de documentos. Como disse Chuan: “Adoramos poder desenvolver contratos rapidamente”.
Para aluguéis de festas familiares, esse fluxo de trabalho significa:
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Retorno mais rápido do contrato, sem necessidade de cópias em papel.
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A capacidade de ajustar os termos e reutilizar modelos para novos pedidos.
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Fácil assinatura no local com o aplicativo móvel.
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Comprovante de contrato armazenado com segurança em caso de disputa.
Isso resolve suas primeiras lutas com a busca de assinaturas e o armazenamento de arquivos. Agora, os acordos fazem parte do mesmo sistema que seus pedidos e estoque, tornando o processo de reserva mais confiável.
Criação e gerenciamento de faturas
As faturas costumavam ser outro ponto de discórdia. Sem ferramentas adequadas, era difícil emitir e rastrear pagamentos. Com o Booqable, as faturas podem ser geradas a partir de qualquer pedido clicando no botão pró-forma, ajustadas com dados bancários e enviadas por meio de um modelo de e-mail armazenado.
Assim que o pagamento for recebido, a fatura pode ser finalizada, salva na seção de documentos e marcada como paga, incluindo detalhes fiscais. Chuan explicou que eles valorizam a rapidez com que “desenvolve contratos e faturas”. As faturas também podem ser revisadas facilmente se o pedido for alterado e as datas de vencimento aparecerem claramente no sistema para sinalizar itens vencidos.
Essa configuração ajuda a Family Party Rentals:
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Fornecer aos clientes faturas claras e profissionais.
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Manter cópias finais armazenadas automaticamente com o pedido.
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Permitir revisões de faturas sem complicações quando forem necessárias alterações.
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Definir datas de vencimento de faturas que se aplicam automaticamente a cada novo documento.
Para uma empresa em crescimento, poder confiar que as faturas são gerenciadas corretamente remove mais uma barreira para a execução de eventos sem problemas. Os pagamentos agora estão vinculados diretamente aos pedidos, dando-lhes a confiança de que nada escapará.
Tornando possíveis reuniões familiares
A Family Party Rentals começou com um objetivo simples: tornar mais fácil para as pessoas de sua comunidade comemorarem juntas. Ao adotar o Booqable, eles conseguiram economizar tempo, lidar com pedidos com mais eficiência e criar sistemas melhores para rastrear estoque, contratos e pagamentos. O casal já está vendo clientes recorrentes e superou sua meta de vendas este ano.
Para eles, o impacto real é claro: menos tempo gasto com papelada significa mais foco em ajudar famílias e amigos a criar reuniões memoráveis. E com ferramentas como um site de aluguel de eventos e um software de aluguel de eventos que mantêm tudo conectado, o Family Party Rentals está bem preparado para os próximos anos.
