As igrejas estão no centro de muitas comunidades, com centenas de voluntários a ajudar em vários eventos ao longo do ano. Por exemplo, a Diocese de Norwich apoia muitas igrejas locais e eventos na sua área. Têm mais de 1800 recursos que partilham com elas e escolheram a Booqable para os ajudar a gerir o equipamento e criar um portal em linha para os membros fazerem reservas.
Diocese de Norwich
Durante muitos anos, a Diocese de Norwich apoiou as igrejas de Norfolk, em Inglaterra, com o seu centro de recursos. O centro é composto por voluntários de igrejas, escolas e organizações sem fins lucrativos que ajudam no funcionamento quotidiano da igreja durante os três dias em que funciona por semana.
As igrejas, escolas e organizações locais podem inscrever-se para utilizar o centro de recursos por uma taxa única, que lhes dá acesso ao seu portal de reservas online. Os membros podem reservar mais de 1.800 itens no sistema durante todo o ano para os seus eventos. Este aspeto de autosserviço tornou-se muito importante à medida que o seu inventário de artigos foi crescendo.
O centro de recursos empresta uma vasta gama de artigos a igrejas e escolas, incluindo gazebos, equipamento de jogos ao ar livre, recursos para jovens, equipamento de jogos para grupos de crianças pequenas e livros.
Saber o que está disponível com códigos de barras
Inicialmente, as reservas eram feitas por telefone, mas à medida que o inventário aumentava, rapidamente se tornou evidente que precisariam de um sistema para gerir a disponibilidade. Precisavam de ajuda para se manterem actualizados sobre o que tinha sido reservado e o que tinha sido devolvido. Assim, começaram a procurar um software de aluguer que lhes permitisse atingir estes objectivos e automatizar o processo. Depois de experimentar muitas opções, decidiram que o Booqable proporcionava a melhor experiência.
Desde a utilização do software, criaram um portal em linha onde os membros podem pesquisar e procurar artigos, ver a sua disponibilidade e efetuar uma reserva. Isto actualiza automaticamente o backend para que todos saibam o que está disponível e evita a ocorrência de reservas duplas. Isto permitiu poupar muito tempo e eliminou mais de 90% dos pedidos de informação feitos por telefone.
Além disso, utilizaram o calendário e as funções de relatório para identificar o stock que está a ser muito utilizado e comprar artigos extra, conforme necessário. Entretanto, a utilização extensiva de códigos de barras e da aplicação móvel simplificou drasticamente os processos de check-out e devolução de artigos. Isto reduziu a perda de produtos e aumentou a eficiência.
Recursos crescentes
Agora que a gestão de recursos está sob controlo, a empresa planeia adicionar mais recursos à sua coleção. Gostariam de partilhar as histórias de como estão a ser utilizados para que as pessoas possam ver o seu excelente trabalho. Além disso, prevêem aumentar a utilização dos seus dois centros de recursos satélites e fornecer uma gama de equipamento de exposição e de restauração às igrejas que organizam eventos comunitários.
