A gestão do inventário de equipamentos pode tornar-se cada vez mais morosa à medida que os seus níveis de stock aumentam. Para criar uma estratégia de gestão de inventário bem sucedida, é crucial encontrar formas de controlar os seus activos mais valiosos. Um método eficaz é a etiquetagem de activos. Neste guia completo, iremos explorar o conceito de etiquetagem de activos, as suas vantagens e a forma como pode melhorar significativamente o seu fluxo de trabalho de gestão de inventário.
A etiquetagem de activos, também conhecida como etiquetagem de activos, envolve a atribuição de um identificador único a cada peça de equipamento de aluguer. Embora muitas empresas já utilizem números de série e SKUs para o acompanhamento do inventário, a etiquetagem de activos acrescenta uma etiqueta física aos seus produtos, muitas vezes com um código de barras e informações adicionais para fins de classificação.
O que faz com que a etiquetagem de activos seja bem sucedida?
A etiquetagem do inventário de aluguer tem várias vantagens. Em primeiro lugar, as etiquetas de activos ajudam a distinguir itens de stock individuais e indicam que uma peça de equipamento pertence à sua empresa.
Combinadas com um leitor de códigos de barras externo, também aceleram o check-out e o check-in do equipamento, ao mesmo tempo que actuam como uma salvaguarda contra a entrega do equipamento errado.
Por último, a etiquetagem dos seus bens garante que não há ambiguidade quando comunica com os seus colegas de equipa sobre o equipamento alugado. Referir-se a “aquela bicicleta que comprámos no Verão passado” torna-se rapidamente obsoleto.
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Que bens precisam de uma etiqueta?
Antes de começar a etiquetar o seu inventário, precisa de [decidir que equipamento precisa de um identificador único] (https://booqable.com/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management/). Os seus produtos mais valiosos são provavelmente o melhor sítio para começar, uma vez que são os mais propensos a roubo. É também provável que pretenda controlar estes artigos individualmente, para o que necessitará destes identificadores.
Os objectos relativamente baratos podem exigir uma abordagem diferente, uma vez que pode querer manuseá-los mais rapidamente. É nessa altura que uma única etiqueta para definir um grupo de produtos seria uma abordagem sensata. Desta forma, continua a obter os benefícios da etiquetagem, sem a necessidade de controlar os produtos individualmente. Essencialmente, apenas pretende utilizar etiquetas para os bens que espera receber de volta.
Dica: A etiquetagem de bens torna-se ainda mais interessante quando se utiliza um software de gestão de alugueres. À medida que vai satisfazendo as encomendas, o software actua como um mecanismo de defesa contra a entrega do equipamento errado, e a elaboração de relatórios sobre produtos específicos é quase sempre automatizada.
Como se cria uma etiqueta de activos?
As etiquetas têm um espaço limitado, por isso dedique algum tempo a pensar na informação que pretende incluir. Embora não exista uma forma normalizada de controlar os bens alugados, é melhor seguir algumas directrizes. Ao conceber etiquetas para o seu inventário de aluguer, inclua pelo menos os seguintes elementos:
1. Identificador único: Cada produto (ou grupo de produtos) necessita de um número de identificação único para os diferenciar dos outros. A sua sequência de numeração deve ser consistente e fácil de reconhecer por um leitor humano. No fim de contas, está a tentar tornar a gestão do inventário mais eficiente e é importante poder identificar o seu equipamento de aluguer.
Algumas organizações utilizam uma sequência de numeração, enquanto outras tornam os identificadores mais distintos, incluindo letras. Um identificador alfanumérico parece algo como B02768 ou C26275, mas pode torná-los mais reconhecíveis utilizando abreviaturas como “CA” para equipamento fotográfico e “MB” para bicicletas de montanha.
2. Logótipo da empresa: Em vez de indicar que um equipamento é propriedade da sua empresa de aluguer, incluir o logótipo da sua empresa ajuda-o a destacar-se mais. A inclusão do seu logótipo, ou pelo menos do nome da sua empresa, torna as pessoas mais conscientes da sua marca e aumenta as hipóteses de recuperação de equipamento de aluguer perdido ou roubado.
3. Categorização por cores: Com tantos produtos para gerir, encontrar o equipamento certo pode demorar algum tempo. É nessa altura que outro elemento é benéfico: as cores. Ao codificar por cores os seus bens, a sua equipa pode classificar rapidamente os produtos quando os clientes levantam e devolvem o seu equipamento, o que acelera as saídas e as devoluções. É uma vantagem para os seus clientes e colegas.
4. Códigos de barras: Os códigos de barras são a base de qualquer processo de gestão de aluguer eficiente. À medida que os níveis de stock aumentam, a introdução manual de informações torna-se cansativa e o cumprimento das encomendas torna-se um processo lento. Os processos de checkout e devolução tornam-se muito mais rápidos com um leitor de códigos de barras e, como bónus, os erros são reduzidos ao mínimo.
Aqui está uma notificação que o Booqable apresenta depois de digitalizar a peça de equipamento errada:
Com uma ideia aproximada do aspecto que deve ter uma etiqueta de activo, vamos examinar um exemplo de etiqueta que contém todos os elementos mencionados anteriormente.
Dica: Combine a leitura de códigos de barras com o software de aluguer certo e a sua equipa pode obter dados relevantes e verificar se reuniu o equipamento certo em segundos.
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Que tipo de código de barras é uma etiqueta de activo?
Os códigos de barras são a parte mais útil de uma etiqueta de activos. Para alugueres, uma simbologia não é necessariamente melhor do que a outra, embora algumas sejam mais concisas e eficientes em termos de espaço. As variedades mais comuns são o Código 39, o Código 128 e os códigos de barras UPC e EAN normais que se encontram na maioria dos produtos de retalho.
Ao seleccionar a simbologia, certifique-se de que tem em conta o tamanho. Se escolher uma demasiado pequena, a etiqueta pode ficar ilegível. Se escolher uma demasiado grande, a etiqueta poderá ser difícil de ler a curta distância. Quando o espaço é limitado, considere o Código 128, uma vez que é ligeiramente mais conciso do que o Código 39. No entanto, o Código 128 requer uma impressora de alta qualidade para garantir um bom desempenho de leitura.
Configurar códigos de barras com a aplicação móvel Booqable
A associação de códigos de barras está acessível na aplicação móvel e demora muito menos tempo do que anteriormente. Tudo o que tem de fazer é colar códigos de barras nos seus produtos, procurá-los na aplicação, digitalizar o código de barras e confirmar que pretende associá-lo a esse produto. Em alternativa, se não pretender digitalizar um código de barras, pode introduzir manualmente as informações do código de barras, se assim o desejar.
Se não tiver actualmente códigos de barras, recomendamos que os encomende a um fornecedor que possa imprimir códigos de barras sequenciais, ou pode gerar códigos de barras online e imprimi-los você mesmo. Pode utilizar quase todos os tipos de códigos de barras com os seus produtos no Booqable, pelo que pode escolher os que pretende utilizar e a forma como pretende configurá-los.
Qual é o melhor material para as etiquetas de activos?
O ambiente em que os clientes utilizam o seu equipamento de aluguer tem o impacto mais significativo nas suas etiquetas de activos. Se os produtos forem expostos aos elementos, poderá precisar de algo duradouro. Para utilização em interiores, pode optar por algo menos robusto.
Recomendamos a encomenda de etiquetas de qualidade profissional. Estas duram muitas vezes mais tempo e oferecem um melhor desempenho de digitalização do que a maioria das impressoras de etiquetas de consumo. Reunimos três materiais amplamente utilizados para uso profissional que podem funcionar numa variedade de situações.
1. Etiquetas de poliéster: As etiquetas de poliéster, polipropileno e vinil são perfeitas para localizar bens em ambientes interiores. Estas etiquetas são feitas de uma base de poliéster e sobre-laminadas com uma película transparente para maior durabilidade e protecção. Resistem a circunstâncias externas moderadas, mas são mais adequadas para utilização em interiores, o que as torna uma opção económica para o aluguer de mobiliário e equipamento informático.
2. Etiquetas de alumínio: Estas etiquetas são adequadas para aplicações no interior e no exterior. As etiquetas de alumínio são populares porque proporcionam uma durabilidade substancial a um custo relativamente baixo. Como oferecem uma excelente resistência ao frio, ao calor e à luz UV, as etiquetas de alumínio tendem a durar mais de uma década. Estas qualidades tornam-nas adequadas para praticamente qualquer indústria de aluguer, embora a maquinaria pesada possa necessitar de algo mais robusto.
3. Etiquetas de alumínio anodizado: As etiquetas de alumínio foram concebidas para resistir às condições mais difíceis, o que as torna as etiquetas de activos mais duradouras disponíveis. Os dados nestas etiquetas são selados por baixo da camada anódica do alumínio, o que significa que são resistentes a tudo, desde frio e calor extremos a químicos, abrasivos e solventes.
Dica: Dependendo do âmbito do seu inventário de aluguer, recomendamos que encomende um lote de amostras de códigos de barras antes de efectuar a encomenda final. Ao obter amostras, pode testar diferentes materiais e ver o que funciona melhor para si. Relativamente à colocação nos seus produtos, certifique-se de que coloca as etiquetas na parte de trás do seu equipamento.
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Etiquetagem de activos para equipamento de aluguer
A etiquetagem de activos é uma ferramenta poderosa para simplificar a gestão de recursos e melhorar a eficiência geral. Ao atribuir identificadores únicos e incluir informações relevantes, as empresas podem facilmente seguir, localizar e manter os seus activos.
Quer opte por utilizar códigos de barras, códigos QR ou outros métodos de etiquetagem, a implementação da etiquetagem de activos pode revolucionar os processos de gestão de activos da sua organização, conduzindo a um aumento da produtividade e a uma redução dos custos.
Ao investir em etiquetas de activos, não está apenas a proteger a sua empresa da perda e roubo de equipamento. As etiquetas também garantem que os colegas de equipa conseguem encontrar o equipamento certo mais rapidamente, ao mesmo tempo que reduzem o erro humano.
