Se gere um negócio de aluguer de equipamento, manter o controlo de orçamentos, contratos e facturas pode rapidamente tornar-se um ato de malabarismo. Entre a criação de orçamentos personalizados para cada pedido de cliente, a emissão de facturas para alugueres aprovados, o acompanhamento de pagamentos e a gestão de taxas de atraso, há muito para controlar. Processos ineficientes de cotação e faturação desperdiçam tempo, deixam espaço para erros e criam frustração para os seus clientes e funcionários.
No entanto, um software de aluguer como o Booqable pode simplificar e automatizar o processo de criação e gestão de orçamentos, contratos e facturas. Pode permitir que os clientes solicitem equipamento através de um sistema de reservas self-service, gerar automaticamente documentos, obter a aprovação do cliente e aceitar pagamentos. Esta publicação do blogue irá guiá-lo por tudo o que precisa de saber para gerir orçamentos, contratos e facturas de forma mais eficaz.
Porquê utilizar um software de aluguer dedicado para documentos?
Embora seja possível utilizar uma manta de retalhos de documentos Word, folhas de cálculo Excel e software de contabilidade para gerir cotações e facturas, um software de gestão de aluguer dedicado pode tornar o processo infinitamente mais fácil. Muitas soluções baseadas na nuvem permitem-lhe criar orçamentos e facturas profissionais com a marca da sua empresa, listas de produtos/serviços, impostos e taxas. A capacidade de converter orçamentos em facturas com um clique pode poupar tempo.
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Automatizar a criação de documentos com o Booqable
A Booqable tem muitas ferramentas que o ajudam a processar uma reserva desde o pedido até ao pagamento, com automatização que ajuda a acelerar o processo. Quer seja uma empresa de decoração de eventos que pretende permitir que os clientes criem uma lista de desejos ou uma empresa de audiovisuais que aceita pedidos por telefone, pode simplificar o seu fluxo de trabalho de documentos com o Booqable. Vamos ver como pode poupar tempo, reduzir erros e melhorar a satisfação do cliente.
Criador de orçamentos/listas de desejos self-service
Uma das características mais poderosas do Booqable é a capacidade de criar um sítio Web dedicado ao aluguer ou incorporar componentes de reserva no seu sítio Web existente. Isto permite-lhe apresentar os seus produtos de aluguer online para que os clientes possam criar um orçamento ou uma lista de desejos. Em função do seu processo, tem várias opções para apresentar os seus produtos em linha. Pode optar por mostrar e ocultar a disponibilidade, bem como mostrar ou ocultar os seus preços.
Quando receber um pedido de orçamento no seu painel de controlo, este aparecerá como um rascunho de reserva. Pode ver os produtos e as quantidades solicitadas e efetuar os ajustes necessários. Ao permitir que os clientes consultem os produtos em linha, pode garantir que estão informados sobre o que tem em stock e que estão mais envolvidos no processo.
Criar e editar orçamentos a partir do ecrã de encomenda
Quer esteja a receber pedidos de orçamento através do seu sítio Web ou através de telefone ou e-mail, o ecrã de encomenda é onde irá gerir os seus orçamentos. Pode adicionar, remover ou alterar rapidamente as linhas de produtos para satisfazer as necessidades de um cliente ou alterar as circunstâncias. Neste ecrã, tem acesso a todo o seu inventário com disponibilidade em tempo real, o que lhe permitirá saber se pode satisfazer um pedido imediatamente. Quaisquer alterações que faça serão automaticamente actualizadas na cotação.
Para além dos orçamentos, pode gerar contratos e facturas a partir do ecrã de encomendas. Cada um deles é personalizável e atualizado automaticamente quando são feitas alterações. Ao ter acesso direto ao seu inventário e à regeneração automática de cotações, tem mais controlo sobre os seus documentos. Isto também reduz os erros humanos e garante que pode proporcionar aos clientes uma experiência de reserva fantástica.
Envio de documentos diretamente do Booqable
Quando estiver pronto para enviar um orçamento a um cliente, pode fazê-lo diretamente a partir do ecrã de encomenda. Pode clicar em enviar e-mail, o que abrirá uma caixa de diálogo onde pode anexar a sua cotação a um e-mail e enviá-la diretamente ao seu cliente para aprovação. Pode adicionar informações ao e-mail, adicionar destinatários e ver um histórico de e-mails enviados para este cliente específico.
Para poupar tempo, pode criar modelos de correio eletrónico para diferentes situações a partir das definições. Estes serão automaticamente preenchidos com as informações do cliente, para que cada correio eletrónico pareça pessoal. Pode repetir este processo para enviar contratos para os clientes assinarem, facturas e até pedidos de pagamento aos clientes.
Comece por construir o seu sítio Web
Todas as novas empresas de aluguer começam por criar um sítio Web para obter as primeiras reservas.
Simplifique a gestão de orçamentos
Em conclusão, a gestão de orçamentos, contratos e facturas num negócio de aluguer de equipamento não tem de ser uma tarefa complexa e morosa. Ao tirar partido das capacidades do Booqable, pode criar e gerir facilmente orçamentos, convertê-los em facturas e gerir pagamentos a partir de uma plataforma integrada. As reservas self-service permitem que os seus clientes criem orçamentos de forma independente, reduzindo as idas e vindas e acelerando o processo de reserva.
Além disso, as funcionalidades de automatização asseguram que os seus documentos são exactos, profissionais e com uma marca consistente, minimizando o risco de erros e assegurando um fluxo de trabalho sem problemas. Com a gestão de inventário em tempo real e a capacidade de enviar documentos diretamente a partir da plataforma, pode responder rapidamente aos pedidos dos clientes e manter um elevado nível de serviço.
