Administrar um negócio de aluguel significa lidar com mudanças todos os dias. Os clientes adicionam itens, estendem os aluguéis ou, às vezes, devolvem equipamentos antecipadamente. Em outros casos, os pagamentos precisam ser reembolsados devido a cancelamentos, depósitos de segurança ou ajustes em um pedido. Gerenciar bem essas situações é essencial, não apenas para manter registros precisos, mas também para construir confiança com os clientes.
O Booqable integra-se diretamente com o Stripe para lidar com pagamentos e reembolsos. Isso significa que você pode capturar cobranças de aluguel com segurança, reter depósitos e emitir reembolsos sem sair da sua conta Booqable. Combinada com revisões claras de faturas, essa integração simplifica o gerenciamento de pagamentos e documentos em um só lugar. Juntos, esses recursos dão a você a confiança de que seus registros financeiros estão sempre corretos e seus clientes são tratados de forma justa.
Por que revisões e reembolsos simples são importantes
Para uma loja de aluguel, lidar com mudanças rapidamente pode significar a diferença entre uma experiência tranquila para o cliente e uma disputa. Imagine uma locadora de câmeras onde um cliente decide adicionar uma lente extra de última hora, ou uma construtora que precisa cancelar um item de um pedido grande. Em ambos os casos, faturas e pagamentos devem ser atualizados com precisão.
Reembolsos para locadoras também são inevitáveis. Sua empresa pode ter que devolver um depósito quando os itens são devolvidos em boas condições ou se um cliente encurta o prazo da reserva. Sem um processo claro, essas situações podem se tornar confusas tanto para o cliente quanto para a empresa.
É por isso que os recursos de faturamento e pagamento do Booqable foram projetados para lidar com essas situações em apenas alguns cliques, mantendo seus registros completos.
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Dicas para evitar reembolsos complicados
Cobrar um depósito reembolsável antecipadamente
Muitas locadoras optam por cobrar um depósito de segurança na retirada em vez de cobrar o valor total do pedido. Uma locadora de festas, por exemplo, pode reter um depósito de US$ 100 ao entregar cadeiras e mesas. Se tudo voltar conforme o esperado, o depósito pode ser facilmente reembolsado diretamente na tela do pedido no seu back office da Booqable, ao marcar um pedido como devolvido.
O reembolso é processado com segurança pelo Stripe, mas como a ação é concluída na Booqable, não há necessidade de fazer login na sua conta da Stripe. Isso evita o reembolso de grandes quantias desnecessariamente e mantém o processo rápido para funcionários e clientes.
Use uma pré-autorização de cartão de crédito
Com o Stripe integrado, o Booqable permite que você faça manualmente uma autorização de cartão de crédito diretamente de um pedido. Isso pode ser feito após a criação de uma reserva online ou ao inserir um pedido manual no back office do Booqable. Por exemplo, uma loja/empresa de aluguel de bicicletas pode autorizar o valor do aluguel e um depósito de segurança na retirada, sem realmente cobrar o cartão do cliente imediatamente.
Quando as bicicletas são devolvidas com segurança, você pode liberar o depósito e capturar apenas o custo do aluguel, tudo na mesma tela do pedido, enquanto o Booqable verifica automaticamente com o Stripe para confirmar quanto tempo você tem antes que a retenção expire. Isso lhe dá uma janela clara para agir e ajuda a evitar a perda de uma autorização.
Como o cartão do cliente só é cobrado quando você captura o valor final, não há necessidade de processar um reembolso se o pedido for alterado ou o depósito for devolvido. Isso significa que você evita pagar taxas de transação em pagamentos reembolsados, economizando dinheiro para sua empresa de aluguel ao longo do tempo.
Use o faturamento do Booqable para se preparar para mudanças
Como as faturas no Booqable são conectadas aos pedidos, elas podem se adaptar quando as coisas mudam. Uma empresa de aluguel de ferramentas que precisa remover uma furadeira não utilizada do pedido de um cliente não precisa começar do zero. Em vez disso, ela pode revisar a fatura existente. Essa configuração torna os reembolsos futuros para empresas de aluguel menos prováveis e mantém a papelada organizada.
Processando reembolsos no Booqable
Os reembolsos no Booqable são projetados para serem rápidos e flexíveis. Uma das maiores vantagens é que o sistema avisa quando um reembolso pode ser necessário. Se você remover itens da lista de produtos de um pedido, alterar as datas de aluguel ou clicar em “devolver” em um pedido em que o depósito não é mais necessário, o status do pagamento será atualizado automaticamente. O Booqable mostra que o pedido foi cobrado a mais e exibe o valor exato que precisa ser reembolsado, seja o depósito ou uma parte do custo do aluguel.
Se um pagamento foi feito em dinheiro, cheque ou transferência bancária, você pode registrar o reembolso manualmente. Para cobranças de cartão de crédito processadas pelo Booqable, o reembolso pode ser emitido diretamente na página do pedido. Seja parcial ou total, o valor é enviado de volta pelo Stripe para o método de pagamento original do cliente. Isso mantém todas as atividades financeiras em um só lugar, garantindo que os reembolsos para empresas de aluguel sejam transparentes e precisos.
Mantendo registros claros com revisões de faturas
As revisões de faturas no Booqable garantem que sua papelada permaneça precisa e profissional sem perder o controle do que aconteceu no passado. As revisões de faturas finalizadas do Booqable são diretamente vinculadas às alterações na tela do pedido. Se você ajustar o conteúdo do produto em um pedido, como adicionar uma cadeira extra para um aluguel de festa ou remover uma furadeira de um aluguel de ferramentas, o Booqable solicitará automaticamente que você crie uma nova revisão de fatura. Dessa forma, você nunca precisa se lembrar de atualizar uma fatura manualmente.
Cada revisão mantém o número da fatura original com um sufixo como R1 ou R2, para que você sempre saiba qual versão é atual e o que mudou. Depois de criada, a fatura revisada pode ser facilmente compartilhada com os clientes como um anexo de e-mail. Ao combinar a revisão com um modelo de e-mail, você pode comunicar atualizações profissionalmente sem esforço extra.
As revisões de faturas também abrangem situações em que itens são excluídos de um pedido e um reembolso é necessário. Nesses casos, a Booqable cria uma fatura de crédito que reflete a redução no custo. Por exemplo, se uma empresa de aluguel de casamentos remover um conjunto de luzes que um cliente não precisa mais, o sistema gerará uma fatura de crédito junto com a revisão, garantindo que o reembolso seja contabilizado e que a papelada permaneça limpa.
A maior vantagem é que as revisões e os créditos não são substituições para as faturas originais, mas atualizações conectadas. A seção Documentos armazena todas as versões das faturas, enquanto a seção Pagamentos monitora a atividade financeira relacionada. Isso cria um registro completo de alterações que beneficia tanto a empresa de aluguel quanto o cliente.
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Construindo confiança por meio de processos claros
Em empresas de aluguel, reembolsos e alterações de faturas fazem parte do dia a dia. O mais importante é a facilidade de lidar com eles sem criar confusão ou trabalho extra. O Booqable oferece as ferramentas para processar reembolsos para empresas de aluguel rapidamente e criar revisões de faturas de aluguel que mantêm seus registros financeiros precisos. Seja gerenciando depósitos, reembolsando pagamentos ou ajustando faturas, você sempre terá registros claros nos quais confiar.
Ao usar depósitos, pré-autorizações e o faturamento integrado do Booqable, você não apenas reduz o número de reembolsos que precisa emitir, mas também os gerencia com confiança quando eles surgem. Os clientes recebem documentação clara e sua empresa conquista a confiança que merece.
