No Paide Gümnaasium, uma escola secundária localizada no coração da Estônia, gerenciar um extenso inventário de equipamentos tecnológicos costumava ser um processo trabalhoso e complicado. Com uma ampla variedade de equipamentos audiovisuais, incluindo câmeras, cabos e equipamentos de iluminação, a escola precisava de um sistema eficiente que permitisse a alunos e funcionários reservar e gerenciar esses recursos facilmente.
Essa necessidade levou o Paide Gümnaasium ao Booqable, que conseguiu criar um sistema intuitivo de gerenciamento de inventário e reservas que o gerente do departamento, Kaarle, pôde adaptar aos requisitos únicos da escola. Desde a implementação do Booqable, Kaarle transformou a forma como a escola rastreia e gerencia seu inventário de equipamentos audiovisuais. Abaixo estão alguns dos recursos principais que o Paide Gümnaasium considerou fundamentais para simplificar suas operações diárias.
Gerando códigos de barras de alta qualidade diretamente do Booqable
Um dos recursos mais valiosos que atraiu o Paide Gümnaasium para o Booqable foi sua capacidade de gerar códigos de barras diretamente no sistema. Anteriormente, a escola tinha que rotular e rastrear manualmente os equipamentos por meio de planilhas, mas o Booqable simplificou significativamente esse processo.
Com a ajuda da própria impressora de etiquetas da escola, a escola gera etiquetas duráveis para todos os seus equipamentos para evitar perdas e rastrear a localização dos itens a qualquer momento. Isso permite que funcionários e alunos façam o check-out e devolvam equipamentos de forma eficiente, simplesmente escaneando cada item. Se você não tiver sua própria impressora de etiquetas como o Paide Gümnaasium, pode facilmente pagar uma empresa de impressão próxima para converter seus códigos de barras do Booqable em etiquetas de código de barras físicas para colar em seus produtos.
Além disso, o sistema permite a digitalização sem fio dentro da sala de armazenamento, escaneando códigos de barras através do aplicativo móvel, permitindo fácil movimentação pelo espaço para escanear itens à medida que são registrados ou devolvidos. Isso reduz a papelada e a entrada manual, economizando tempo valioso dos funcionários enquanto mantém o inventário atualizado.
Usando um código de barras para escanear itens em massa de uma vez
O Paide Gümnaasium também utilizou de forma inovadora o Booqable usando um único código de barras para múltiplos produtos iguais.
Por exemplo, a escola gerencia um grande número de cabos, frequentemente reservando vários itens idênticos para uma única reserva. Em vez de escanear individualmente o código de barras de cada cabo, a escola desenvolveu um sistema onde um único código de barras para múltiplos produtos em massa é anexado à parede na sala de armazenamento.
Esse método permite que funcionários e alunos escaneiem o mesmo código de barras várias vezes, correspondendo ao número de itens sendo retirados. Essa abordagem reduziu significativamente o tempo gasto no processamento de pedidos, garantindo a precisão do inventário e eliminando a necessidade de manusear e escanear manualmente cada item individual.
Quando questionado sobre o impacto do recurso de código de barras do Booqable, o gerente do departamento, Kaarle, comentou: “O recurso mais importante para nós tem sido a digitalização de códigos de barras, já que cada item tem sua própria etiqueta e código de barras. Queríamos que o processo fosse rápido e confiável, e agora, com um scanner sem fio em nossa sala de armazenamento, podemos nos mover facilmente e escanear códigos de barras tanto nos itens quanto nas paredes. É confortável e rápido, e nosso sistema é muito mais simples.”
Gerenciando tarefas em movimento com o aplicativo móvel do Booqable
O Paide Gümnaasium também aproveita ao máximo o aplicativo móvel do Booqable para gerenciar o inventário remotamente. Esse recurso tem se mostrado particularmente útil para os funcionários. Por exemplo, quando um professor ou aluno pergunta sobre a disponibilidade de determinado equipamento, os administradores não precisam mais fazer login em um navegador de desktop. Em vez disso, eles podem acessar o aplicativo de seus dispositivos móveis, abrir um novo pedido, procurar o item em questão e ver imediatamente a disponibilidade de seu estoque.
Essa conveniência tem sido transformadora, especialmente para administradores que podem não estar sempre no campus, mas precisam gerenciar solicitações ou visualizar reservas. O aplicativo oferece uma maneira perfeita de verificar o estoque, criar reservas e até mesmo se comunicar com outros membros da equipe sobre o status dos equipamentos, tudo sem precisar estar fisicamente presente na escola.
Kaarle compartilhou como o aplicativo móvel melhorou suas operações: “Tem sido extremamente útil ter o aplicativo móvel para adicionar rapidamente reservas ou procurar o que está disponível na sala de armazenamento. Eu não estou no prédio todos os dias, então quando alguém me pergunta sobre o status de um item, posso simplesmente abrir o aplicativo móvel, procurar o item e ver instantaneamente seu status.”
Mudanças simples, com um grande impacto
Desde que adotou o Booqable, Kaarle do Paide Gümnaasium viu melhorias significativas na forma como gerencia os recursos dos alunos da escola. A capacidade de gerar códigos de barras diretamente no sistema, o uso de códigos de barras únicos para múltiplos itens de estoque e a conveniência do aplicativo móvel contribuíram para simplificar o processo de reserva de equipamentos.
Para qualquer escola ou instituição com um grande inventário de equipamentos, o uso do Booqable pelo Paide Gümnaasium demonstra como um sistema inteligente de gerenciamento de inventário pode economizar tempo, reduzir erros e melhorar a organização geral. À medida que a escola continua a crescer e evoluir, o Booqable permanecerá uma ferramenta essencial para eliminar o estresse dos aluguéis de estudantes.
