Waarom verhuursoftware perfect is voor intern materieelbeheer

De meeste grote bedrijven hebben kleine teams die apparatuur gebruiken om taken uit te voeren tijdens de werkdag. Of het nu gaat om apparatuur voor het opnemen van video’s, meubilair voor evenementen, of zelfs voertuigen. Er is veel apparatuur die intern binnen een bedrijf wordt gedeeld, en die moet worden beheerd. Daarom is verhuursoftware de perfecte oplossing voor intern materieelbeheer.

Lange tijd hebben bedrijven gewerkt met pen en papier, spreadsheets en verouderde software, en die kunnen goed zijn. Ze laten echter veel ruimte voor fouten en kunnen vaak verwarrend zijn voor andere personeelsleden en afdelingen. Het is dus het beste om een oplossing te hebben die gemakkelijk te gebruiken en toegankelijk is en tegelijk tijdrovende taken automatiseert.

Het kan zinvol zijn om te kiezen voor software die speciaal is ontworpen voor intern activabeheer, maar die zal vaak tekortschieten. Verhuursoftware daarentegen voorziet in een breder scala van zakelijke behoeften en is flexibeler in het aanpassen aan individuele behoeften. Dit biedt bedrijven meer mogelijkheden en helpt de dagelijkse workflows te stroomlijnen.

Laten we eens kijken naar de voordelen van het gebruik van verhuur voor intern materieelbeheer.

De voordelen van verhuursoftware voor intern materieelbeheer

1. Weet wat u hebt en waar het is

Het kan moeilijk zijn om een overzicht te krijgen wanneer u een aanzienlijke hoeveelheid materiaal beheert. Na verloop van tijd groeit uw inventaris, en als u geen gecentraliseerd systeem hebt, kan het een uitdaging zijn om alles bij te houden. Het is vooral van vitaal belang om dit te hebben omdat u de waarde van uw apparatuur moet kennen. Die is waarschijnlijk hoger dan u denkt.

Zodra u weet welke uitrusting u hebt, is het gemakkelijker om te weten waar ze is. Door het uitlenen van materieel te behandelen als verhuren, krijgt u een goed overzicht van welk materieel beschikbaar is, waar uw materieel zich bevindt en wie het heeft. Bovendien weet u zo hoe vaak de uitrusting wordt gebruikt, wie ze het meest gebruikt en wanneer ze het meest waarschijnlijk zal worden gebruikt, zodat u kunt plannen.

2. Verminder menselijke fouten

Wanneer meerdere mensen dezelfde uitrusting gebruiken en dit op papier of met spreadsheets registreren, kan het moeilijk zijn om het overzicht te behouden. Dit leidt ertoe dat mensen apparatuur hebben terwijl iemand anders het nodig heeft, dat apparatuur tijdelijk zoek is of zelfs dat apparatuur beschadigd raakt. Als u uw inventaris en kassa’s op één plaats hebt, kunt u dit probleem oplossen.

Verhuursoftware met een boekingssysteem dat automatisch materiaal reserveert en u in staat stelt het terug te vinden, vermindert menselijke fouten snel. Het helpt niet alleen om alles georganiseerd te houden, maar het helpt ook verwarring te minimaliseren en leidt tot een effectievere planning. Nooit meer zal een collega de apparatuur die u nodig had voor een project ver van tevoren hebben gepland.

3. Verhoog de verantwoordelijkheid

Een ander voordeel is dat u beter kunt zien wie uw materiaal heeft en waar het zich bevindt. Zo kunt u ervoor zorgen dat uw materiaal op tijd wordt ingeleverd, kunt u nagaan wie het materiaal het laatst had en kunt u een goede volgorde aanhouden. Zonder verantwoordingsplicht is de kans op verlies, beschadiging en diefstal veel groter omdat u het niet definitief kunt traceren.

Bovendien helpt het u ook om onderliggende problemen aan te pakken. Het kan u helpen om eventuele problemen binnen uw team op te sporen. Bijvoorbeeld als de schade is veroorzaakt door een werknemer die niet de juiste training heeft gehad. In dat geval weet u dat u uw opleidingsproces moet herzien om ongelukken en ergernissen als deze in de toekomst te voorkomen.

4. Minder uitgeven aan materiaal

Ondernemingen proberen over de juiste uitrusting te beschikken door er gewoon meer van te kopen. Dat is echter vaak inefficiënt en een verspilling van middelen. U kunt nauwkeurige informatie bijhouden over welke uitrusting het meest wordt gebruikt, hoe ze wordt gebruikt en de meest doeltreffende oplossing uitwerken, zodat u op lange termijn tijd en geld bespaart.

Dit stelt u ook in staat om in de toekomst slimmere aankoopbeslissingen te nemen. Zo zal uw apparatuur na verloop van tijd ongetwijfeld aan vervanging of verbetering toe zijn. U zult willen weten welke producten u het beste kunt gebruiken. Door het gebruik en defecten bij te houden, kunt u met kennis van zaken beslissen welk merk en welke apparatuur u het beste kunt kopen als het moment daar is.

5. Overal toegang

Het kenmerk van een echt goede softwareoplossing is het gebruiksgemak en de toegankelijkheid. U moet er overal toegang toe hebben, en cloud-gebaseerde verhuursoftware biedt die oplossing. Elk lid van uw team heeft toegang vanaf zijn eigen apparaat, of u nu inlogt via een desktopbrowser of een mobiel apparaat zoals een smartphone.

Toegang tot meerdere apparaten biedt u ook de mogelijkheid tot betere workflows. U kunt bijvoorbeeld uw telefoon gebruiken om ID-kaarten van werknemers of QR-codes op apparatuur te scannen. Zo kunt u apparatuur nauwkeurig uitchecken en precies bijhouden wie en wat er is gebruikt. En omdat u toegang hebt tot elke computer, hoeft niet één persoon de verantwoordelijkheid te dragen.

6. Koppeling aan andere systemen

Ten slotte is een van de grootste dingen die u nodig hebt van uw software voor voorraadbeheer een robuuste API waarmee u het kunt koppelen aan de andere software die u gebruikt. Dit opent de mogelijkheden van uw onderling verbonden werkruimte nog meer. U kunt de informatie die u nodig hebt eruit halen en doorgeven aan andere software die uw team intern gebruikt.

Zo kunt u ook op maat gemaakte apps en workflows bouwen die aansluiten op de behoeften van uw bedrijf. Uw apparatuur kan bijvoorbeeld worden bewaard in kluisjes die een combinatie van wachtwoorden vereisen. Door de kassagegevens over te nemen, kunt u de wachtwoordcode automatisch naar de eindgebruiker sturen en uw systeem laten bijwerken om aan te geven dat de apparatuur is opgehaald.

Hoe Booqable u kan helpen uw uitrusting intern te beheren

De verhuursoftware van Booqable kan u al deze functionaliteiten en meer bieden. Houd een centrale inventaris bij van al uw apparatuur, plan uitchecken, identificeer gebruikspatronen, beheer uw inventaris vanaf uw telefoon, en geef teamleden de verantwoordelijkheid om hun eigen apparatuur uit te checken. Zo bespaart u zowel geld als tijd.