Communicatie: Waarom het belangrijk is voor verhuurbedrijven

Vóór het internet waren persoonlijke contacten en communicatie gemakkelijk voor winkels met bakstenen en mortel. Klanten moesten naar u toe komen als ze iets wilden huren of u rechtstreeks aan de telefoon spreken. Communicatie kan echter veel moeilijker te onderhouden zijn met zo veel verschillende kanalen om op te focussen met het internet. Veel te veel om in een beknopte gids te behandelen.

Vandaag gaan we het hebben over e-mails, documenten, en effectieve post-sales communicatie. Er is de misvatting dat zodra een klant heeft betaald voor een product of dienst, u niet hoeft te blijven communiceren met hen. Je hebt de verkoop gedaan, dus waarom nog moeite doen, toch? Nou, post-sales communicatie is in feite net zo belangrijk als pre-sales en kan een eenmalige klant veranderen in een terugkerende klant als het effectief wordt gedaan.

Post-sales communicatie kan de vorm aannemen van een factuur, boekingsbevestiging, offertes, contracten, digitale handleidingen, quick-start gidsen, leveringsupdates en het beantwoorden van vragen die mensen kunnen hebben over wat ze huren. Deze follow-up service is iets wat verhuurklanten graag zien en zal helpen bij het opbouwen van loyaliteit met hen en ervoor zorgen dat ze in de toekomst terugkomen en u aanbevelen aan anderen.

Voordat we beginnen

Binnen Booqable zijn er twee verschillende soorten e-mailsjablonen: automatische en handmatige. Automatische e-mailsjablonen worden naar klanten gestuurd wanneer zij een bepaalde actie hebben voltooid, zoals het plaatsen van een reservering in uw online winkel - bijv. een orderbevestiging. Handmatige email sjablonen kunnen worden gebruikt om een email in te vullen die u zelf naar een klant wilt sturen - bijv. bezorgupdates.

Een indruk achterlaten nadat een klant een reservering heeft gemaakt

De eerste communicatie die uw klant ontvangt na een boeking in uw online winkel is de ‘Webshop Bevestiging’, die automatisch wordt verstuurd in Booqable. Standaard zal deze een kort bericht en een samenvatting van hun bestelling bevatten, inclusief wat ze geboekt hebben, de huurperiode, ophaal- en terugbrengdata, en hoeveel ze betaald hebben.

Natuurlijk kunt u dit zo laten en geen problemen met klanten krijgen. Dit is echter uw eerste kans om een indruk te maken op uw klant na het maken van een reservering. Dus, het is de perfecte tijd om wat personalisatie te introduceren dat maakt het gevoel dat het is afkomstig van iemand die geeft om hun klanten.

Dit kan worden bewerkt in e-mail templates binnen uw Booqable instellingen en kan van alles zijn, van het toevoegen van uw logo tot het personaliseren van het bevestigingsbericht. Een voorbeeld van een aangepast bericht voor bijvoorbeeld een fietsverhuurbedrijf zou een gids kunnen zijn met de beste routes om te fietsen in de omgeving. U zou deze mogelijkheid ook kunnen gebruiken om bijvoorbeeld een bandenreparatieset te upsellen.

De bestelling van een klant opvolgen

Soms is het onnodig om een bestelling van een klant op te volgen, maar het kan een leuke touch zijn die uw diensten onderscheidt van anderen in uw omgeving. Dit zullen meestal handmatige e-mails zijn waarbij u sjablonen kunt instellen voor individuele items die u aanbiedt. Dit kan bijvoorbeeld een digitale handleiding of een snelstartgids voor een camera zijn, of een uitgebreide gids met de beste lokale fietsroutes als uw klant een fiets verhuurt.

Een ander geval voor follow-upmails kan zijn voor verhuur op langere termijn, waarbij u een klant op de hoogte houdt en vraagt of hij hulp nodig heeft met het aangeboden product. Nogmaals, dit kan een handmatige e-mailsjabloon zijn, maar het toont de klant dat u om hem geeft, en dat u er bent als hij hulp nodig heeft met zijn huur.

Ten slotte, een ander minder gebruikelijk geval voor follow-up e-mails is de levering bevestiging en updates. Meestal kunnen deze niet met een sjabloon worden gerealiseerd en moeten ze voor elke klant apart worden opgesteld. Ze helpen echter wel om de klant gerust te stellen dat zijn bestelling onderweg is en wanneer hij hem mag verwachten.

Het verzenden van offertes, contracten en facturen

Als u in de evenementensector werkt, is het waarschijnlijk dat u geen rechtstreekse boekingen aanvaardt, maar klanten toelaat een offerte aan te vragen voor de items die ze willen huren. In dat geval zullen klanten zeker een e-mail van u verwachten om hun bestelling te bevestigen en online te betalen. Daarom moet u deze e-mails personaliseren, want ze voelen vaak afgezaagd en onpersoonlijk aan.

Het is mogelijk om dit te bereiken met handmatige e-mailsjablonen, omdat u waarschijnlijk elke keer een soortgelijk bericht naar klanten stuurt. Als er echter extra details zijn die u moet toevoegen, kunt u dit eenvoudig doen in de e-maileditor. Dit kunnen bijvoorbeeld nuttige tips zijn voor het instellen van dingen, andere aanbevelingen die u mogelijk hebt, of opmerkingen over items die mogelijk niet beschikbaar zijn.

Sommige verhuurders willen dat hun klanten een contract tekenen. Dit kan zijn omdat het item van hoge waarde is, het voor een langere periode wordt gehuurd of om juridische redenen. In dat geval is het van cruciaal belang dat duidelijk wordt gemaakt waar de klant op moet letten en waar hij op moet letten. Ook dit kan met een handmatig e-mailsjabloon dat u van tevoren kunt instellen.