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Alquileres de tesoros antiguos: Sustitución de los flujos de trabajo antiguos por un software de alquiler

Autor: Nathan Crossley February 7, 2020 · 4 Min. leer
Alquileres de tesoros antiguos: Sustitución de los flujos de trabajo antiguos por un software de alquiler

Treasured Vintage Rentals

Fundada

2015

Industria

Vintage Prop Hire

Ubicación

Tasmania, Australia

Principales características utilizadas

  • Gestión de inventarios

  • Presupuestos y facturas

  • Informes

Te presentamos a Treasured Vintage Rentals, una empresa de alquiler de eventos que atiende a clientes de Penguin, una ciudad costera del noroeste de Tasmania (Australia). Están especializados en el alquiler de atrezzo y mobiliario vintage de prácticamente cualquier estilo imaginable, desde rústico y vintage hasta campestre y bohemio.

En 2015, la empresa fue fundada por Jane McPherson, ya que el alquiler de muebles antiguos surgió naturalmente de su pasión por la búsqueda de piezas vintage. Gracias a su devoción, la empresa ha reunido una amplia gama de artículos de alquiler eclécticos. “Tenemos un amplio inventario, siendo los artículos más populares nuestras mesas de firmas, las sillas de pavo real y las lámparas de araña. Y si nuestros clientes tienen peticiones especiales, vamos más allá para encontrar lo que buscan”.

Hablamos con Jane McPherson, que acaba de celebrar el quinto aniversario de Treasured Vintage Rentals, sobre por qué eligió Booqable para mejorar la gestión del alquiler de su negocio.

Antes de Booqable, había hojas de cálculo

Al igual que muchas empresas, antes de cambiar a una solución dedicada al alquiler, Treasured Vintage Rentals utilizaba hojas de cálculo para gestionar sus actividades de alquiler. Estos documentos incluían una base de datos de contactos, los presupuestos en los que trabajaban y las existencias que controlaban. Toda la información vivía en lugares separados.

“Hemos coleccionado cientos de piezas atemporales a lo largo de los años”, dice Jane. “Así que garantizar que todo el mundo tuviera la información más actualizada y que todos trabajaran a partir de la misma base de datos de inventario era un factor tremendamente importante para lo que necesitábamos”. Resultó que las hojas de cálculo no eran la herramienta adecuada para ello”.

Antes de Booqable, Jane y su equipo se enfrentaban a retos a la hora de hacer un seguimiento de las nuevas solicitudes, especialmente durante las temporadas de mayor actividad. Era difícil hacer un seguimiento del número de artículos disponibles para cada consulta, a menos que los sacaran manualmente. Además, la falta de una solución profesional de presupuestos y facturación era otro obstáculo para la productividad.

Así comenzó la búsqueda de un sistema de alquiler.

Elección de una solución de gestión de alquileres

Cuando Jane buscaba un sistema de gestión de alquileres, investigó varios sistemas diferentes y finalmente redujo su lista a tres soluciones. Cuando se le preguntó cuáles eran sus necesidades al buscar entre sus opciones, la respuesta de Jane fue clara.

“Nuestro criterio para elegir un nuevo sistema de gestión de alquileres era doble. Tenía que ser fácil de usar y dar a nuestro equipo la máxima visibilidad. A diferencia de los métodos que utilizábamos antes, yo quería tener acceso directo a la información necesaria para ayudar a un cliente en cualquier momento. Reducir la mayor parte del trabajo manual era mi mayor prioridad. Y como las cotizaciones y la facturación son una parte tan importante de nuestro día a día, también quería un flujo de trabajo fluido para ello”.

Las otras opciones tenían más campanas y silbatos, pero Booqable tenía las características que Treasured Vintage Rentals quería y necesitaba en una interfaz sencilla.

Más información, mejor gestión de los alquileres

Booqable permitió crear una visión general estructurada y en tiempo real de todos los artículos del inventario. Al equipo también le encanta cómo los indicadores de escasez les ayudan a planificar, lo que les ayuda a evitar las reservas dobles. La posibilidad de crear pedidos con estos detalles a mano reduce el número de errores manuales y agiliza los procesos internos.

“Al introducir cada solicitud en Booqable, podemos hacer que los artículos no estén disponibles durante períodos específicos. Podemos empezar a planificar al instante cuando conocemos la fecha del evento, sin tener que preocuparnos de reservar en exceso nuestros artículos. Ha transformado el nivel de visión general dentro de nuestro negocio y ha hecho que nuestros procesos funcionen sin problemas”.

Podemos empezar a planificar al instante cuando conocemos la fecha del evento, sin tener que preocuparnos por el exceso de reservas de nuestros artículos.

Además de mejorar las actividades de planificación y agilizar los procesos internos, las herramientas de cotización y facturación de Booqable fueron también puntos fuertes de venta. “La fluidez en la creación de presupuestos, su conversión en facturas y la posibilidad de añadir campos personalizados han sido de gran valor para nuestro flujo de trabajo”, añade Jane. “Crear presupuestos y responder a nuestros clientes es mucho más rápido desde que implementamos una solución de alquiler”.

El equipo de Treasured Vintage también es un fanático de las capacidades de reporte de Booqable. “Booqable es nuestra única fuente de verdad para todo lo relacionado con nuestro inventario, y el software ofrece algunos informes valiosos sobre nuestros productos”. La sección de informes permite a Jane filtrar los datos para una determinada época del año. Esto significa que puede basar las futuras decisiones de compra en el rendimiento y la utilización de sus artículos de alquiler, y vender las piezas que no generan suficientes ingresos.

A medida que Treasured Vintage Rentals continúa alquilando su creciente colección de artículos, Booqable se complace en ayudar en el camino. “Hemos recomendado Booqable a compañeros del sector porque el software está bien diseñado y es fácil de usar. Ha demostrado ser una gran herramienta para gestionar nuestro negocio de alquiler de eventos”.

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