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Geschätzte Vintage-Vermietung: Ersetzen veralteter Arbeitsabläufe durch Verleihsoftware

Autor: Nathan Crossley February 7, 2020 · 4 Min gelesen
Geschätzte Vintage-Vermietung: Ersetzen veralteter Arbeitsabläufe durch Verleihsoftware

Treasured Vintage Rentals

Gegründet

2015

Industrie

Vintage Prop Hire

Standort

Tasmania, Australia

Verwendete Hauptmerkmale

  • Inventarverwaltung

  • Kostenvoranschläge und Rechnungen

  • Berichte

Lernen Sie Treasured Vintage Rentals kennen, einen Eventvermieter, der Kunden in Penguin, einer Küstenstadt an der Nordwestküste Tasmaniens, Australien, betreut. Das Unternehmen hat sich auf den Verleih von Vintage-Requisiten und -Möbeln in so ziemlich jedem erdenklichen Stil spezialisiert, von rustikal und vintage bis hin zu rustikal und böhmisch.

Das Unternehmen wurde 2015 von Jane McPherson gegründet, da die Vermietung von antiken Möbeln ihrer Leidenschaft für die Beschaffung von Vintage-Stücken entsprach. Dank ihrer Hingabe hat das Unternehmen inzwischen eine breite Palette an eklektischen Mietartikeln zusammengetragen. “Wir haben ein umfangreiches Inventar, wobei unsere Signiertische, Pfauenstühle und Kronleuchter die beliebtesten Artikel sind. Und wenn unsere Kunden Sonderwünsche haben, gehen wir noch einen Schritt weiter, um das zu finden, was sie suchen.”

Wir unterhielten uns mit Jane McPherson, die kürzlich das fünfjährige Bestehen von Treasured Vintage Rentals feierte, darüber, warum sie sich für Booqable entschieden hat, um das Vermietungsmanagement ihres Unternehmens zu verbessern.

Vor Booqable gab es Tabellenkalkulationen

Wie viele andere Unternehmen verwendete auch Treasured Vintage Rentals vor der Umstellung auf eine spezielle Vermietungslösung Tabellenkalkulationen, um seine Vermietungsaktivitäten zu verwalten. Diese Dokumente enthielten eine Datenbank mit Kontakten, Angeboten, an denen sie arbeiteten, und Beständen, die sie verfolgten. Alle Informationen befanden sich an unterschiedlichen Orten.

“Wir haben im Laufe der Jahre Hunderte von zeitlosen Stücken gesammelt”, sagt Jane. “Daher war es für uns sehr wichtig, sicherzustellen, dass jeder über die aktuellsten Informationen verfügt und alle mit derselben Bestandsdatenbank arbeiten. Wie sich herausstellte, waren Tabellenkalkulationen nicht das richtige Werkzeug dafür.”

Vor Booqable war es für Jane und ihr Team schwierig, neue Anfragen zu erfassen, insbesondere in der Hochsaison. Es war schwierig, die Anzahl der für jede Anfrage verfügbaren Artikel zu verfolgen, es sei denn, sie wurden manuell erfasst. Außerdem war das Fehlen einer professionellen Lösung für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung ein weiteres Produktivitätshindernis.

Und so begann die Suche nach einem Mietsystem.

Auswahl einer Mietverwaltungslösung

Auf der Suche nach einem RMS untersuchte Jane mehrere verschiedene Systeme und beschränkte ihre Liste schließlich auf drei Lösungen. Auf die Frage, welche Anforderungen sie hatte, als sie sich die Optionen ansah, war Janes Antwort eindeutig.

“Unsere Kriterien für die Auswahl eines neuen Mietverwaltungssystems waren zweierlei. Es musste einfach zu bedienen sein und unserem Team maximale Transparenz bieten. Im Gegensatz zu den vorher verwendeten Methoden wollte ich jederzeit direkten Zugriff auf die Informationen haben, die wir brauchen, um einem Kunden zu helfen. Die Verringerung des manuellen Aufwands hatte für mich oberste Priorität. Und da die Erstellung von Angeboten und Rechnungen ein so wichtiger Teil unseres Tagesgeschäfts ist, wollte ich auch dafür einen nahtlosen Workflow.”

Die anderen Optionen hatten mehr Schnickschnack, aber Booqable bot die Funktionen, die Treasured Vintage Rentals wollte und brauchte, in einer einfachen Schnittstelle.

Mehr Einblicke, besseres Vermietungsmanagement

Mit Booqable war es möglich, einen strukturierten Echtzeit-Überblick über alle Bestandsartikel zu erstellen. Das Team schätzt auch die Unterstützung bei der Planung durch die Engpassindikatoren, die es ermöglichen, Doppelbuchungen zu vermeiden. Die Möglichkeit, Aufträge mit diesen Details zu erstellen, verringert die Zahl der manuellen Fehler und rationalisiert die internen Prozesse.

“Indem wir jede Anfrage in Booqable eingeben, können wir Artikel für bestimmte Zeiträume nicht verfügbar machen. Wir können sofort mit der Planung beginnen, wenn wir das Veranstaltungsdatum kennen, ohne uns Gedanken über eine Überbuchung unserer Artikel machen zu müssen. Es hat den Überblick in unserem Unternehmen verändert und dafür gesorgt, dass unsere Prozesse reibungslos ablaufen.”

Wir können sofort mit der Planung beginnen, wenn wir das Veranstaltungsdatum kennen, ohne uns Gedanken über die Überbuchung unserer Artikel machen zu müssen.

Neben der Verbesserung der Planungsaktivitäten und der Straffung der internen Prozesse waren auch die Angebots- und Rechnungsstellungs-Tools von Booqable starke Verkaufsargumente. “Reibungslose Übergänge bei der Erstellung von Angeboten und deren Umwandlung in Rechnungen sowie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, waren für unseren Arbeitsablauf von unschätzbarem Wert”, fügt Jane hinzu. “Die Erstellung von Angeboten und die Beantwortung von Kundenanfragen geht viel schneller, seit wir eine Mietlösung implementiert haben.”

Das Team von Treasured Vintage ist auch ein Fan der Berichtsfunktionen von Booqable. “Booqable ist unsere einzige Quelle der Wahrheit für alles, was mit unserem Bestand zu tun hat, und die Software bietet einige wertvolle Berichte über unsere Produkte.” Im Bereich Berichte kann Jane die Daten für einen bestimmten Zeitraum des Jahres filtern. Das bedeutet, dass sie künftige Kaufentscheidungen auf der Grundlage der Leistung und Auslastung ihrer Mietartikel treffen und Stücke verkaufen kann, die nicht genug Umsatz bringen.

Da Treasured Vintage Rentals weiterhin seine wachsende Kollektion von Gegenständen vermietet, ist Booqable gerne bereit, sie auf ihrem Weg zu unterstützen. “Wir haben Booqable bereits an Branchenkollegen weiterempfohlen, da die Software gut durchdacht und benutzerfreundlich ist. Es hat sich als ein großartiges Werkzeug für die Verwaltung unseres Vermietungsgeschäfts erwiesen.”

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